ELO Invoice – Digitaler Rechnungseingang
Schnelle digitale Rechnungsverarbeitung mit ELO Invoice
Seit 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Mit ELO Invoice automatisieren Sie den gesamten Rechnungseingangsprozess – von der Erfassung bis zur Archivierung. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und steigern die Effizienz.
E-Rechnungspflicht: Einfache Umstellung mit ELO Invoice
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung stellt für Unternehmen nicht länger eine Option dar, sondern ist zwingende Notwendigkeit geworden. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, daher müssen Unternehmen Rechnungen in elektronischer Form empfangen können. ELO Invoice stellt die nötigen Funktionen bereit, um Ihre Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen und alle neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Die entscheidende Überlegung ist demnach nicht ob, sondern wann und wie die Umstellung auf ein effizientes, sicheres und digitales Rechnungsmanagement stattfinden soll.
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Leitfaden – 12 Schritte zur
Automatisierung des Rechnungs- eingangs
Optimieren Sie Ihre Buchhaltungsabläufe und sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten! Unser kostenloser Leitfaden zeigt Ihnen, in 12 praxisorientierten Schritten, wie Sie Ihren Rechnungseingangsprozess effizient und reibungslos automatisieren können – ganz ohne komplexe technische Hürden oder Integrationsprobleme.
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Ihre Vorteile von ELO Invoice
Fehlerreduzierung: Automatisierte Datenextraktion und Validierung minimieren manuelle Eingabefehler.
Mehr Transparenz: Überblick über Rechnungen durch Echtzeit-Statusverfolgung und Berichte. Dies fördert fundierte Entscheidungen zur Effizienz- und Kostenkontrolle. Eine bessere Datenqualität durch Systemintegration sichert zudem eine bessere Nachvollziehbarkeit des Rechnungsprozesses.
Compliance und Rechtssicherheit: GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung sowie Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Compliance-Richtlinien (z.B. E-Rechnungspflicht, formelle Rechnungsprüfung gemäß § 14 UStG).
Effizienzsteigerung: Die Automatisierung manueller Schritte beschleunigt die Rechnungsverwaltung. Klare Workflows und digitale Freigaben verbessern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, während Suchfunktionen Dokumente schnell auffindbar machen. Der optimierte Prozess minimiert manuelle Prozesse, reduziert Fehler und ermöglicht eine wesentlich schnellere Zahlungsabwicklung.
Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung manueller Aufwände, eine digitale Rechnungsverarbeitung, intelligente Suchfunktionen, komfortable Freigabeprozesse (inkl. Vier-Augen-Prinzip) und ein übersichtliches Reporting sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. Zudem können Sie dank zuverlässiger Einhaltung von Zahlungszielen Skontogewinne sichern und unnötige Kosten vermeiden.
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Nahtlose
Integration von ELO Invoice in Systeme
Die nahtlose Integration von ELO Invoice in bestehende Systemlandschaften eines Unternehmens gilt als zentraler Vorteil der Software. Über standardisierte Schnittstellen und APIs lässt sich ELO Invoice problemlos mit führenden ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics verbinden.
Diese Integration gewährleistet einen Abgleich der Daten, oft in Echtzeit zwischen der Rechnungsverarbeitung und der Finanzbuchhaltung. Dadurch werden manuelle Dateneingaben minimiert, die Datenkonsistenz verbessert und die Effizienz der Prozesse erhöht.
Überblick der
wichtigsten Funktionen
ELO Invoice optimiert den gesamten Rechnungsprozess durch vielfältige Funktionen, welche alle wesentlichen Schritte vom Rechnungseingang bis zur revisionssicheren Archivierung umfassen:
Rechnungseingang:
Eingehende Rechnungen werden unabhängig vom Format (ZUGFeRD, XRechnung, PDF-Rechnungen, E-Mail, Papierform via OCR) automatisch in das System eingelesen und digitalisiert. Sammeln Sie Ihre Rechnungen in der ELO Postbox – egal, ob eingescannte Papierrechnung, E-Rechnung oder PDF.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Die Verarbeitung der Eingangsrechnungen erfolgt durch die automatische Erfassung der Rechnungsinformationen wie z. B. Nummer, Betrag und Fälligkeitsdatum.
Rechnungsprüfung und -validierung:
Extrahierte Rechnungsdaten werden automatisch mit Bestellungen, Lieferdaten oder Vertragsdaten abgeglichen, um Fehler zu identifizieren und zu korrigieren. Die Software prüft die Daten und legt den Beleg anschließend im System ab.
Rechnungsfreigabe:
Basierend auf vordefinierten Regeln werden Rechnungen automatisch an die Abteilungen zur digitalen Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Bei Sammelrechnungen berücksichtigt der Rechnungsworkflow auch Einzelpositionen.
Buchung der Rechnung:
Nach der digitalen Rechnungsverarbeitung und Freigabe werden die Rechnungsdetails an das ERP-System transferiert, verglichen und die Belege in ELO als „gebucht“ vermerkt.
Revisionssichere Archivierung:
Alle Rechnungen und die zugehörigen Bearbeitungshistorien werden gesetzeskonform und manipulationssicher archiviert, um die GoBD-Anforderungen zu erfüllen.
Rechnungscontrolling:
Der Rechnungsstatus ist jederzeit über das Rechnungscockpit einsehbar. Hier finden Sie umfassende Berichte zur Analyse von Durchlaufzeiten und Kosten. Das Vier-Augen-Prinzip mit definierten Freigaberollen sorgt zudem für klare und sichere Abläufe im gesamten Freigabe- und Rechnungsprozess.
Benutzeroberfläche von ELO Invoice
Beispiel: So
optimiert ELO
Invoice Ihre
Unternehmens-prozesse
ELO Invoice bietet spezifische Funktionen, um gängige Geschäftsprozesse im Rechnungsmanagement zu digitalisieren und zu automatisieren. Stellen Sie sich ein mittelständisches Unternehmen vor, das täglich eine Vielzahl an Rechnungen erhält. Diese Schritte erledigt ELO Invoice:
Automatisierte Rechnungserfassung:
Eine neue Rechnung von „Lieferant Mustermann“ über 2.500 EUR geht per E-Mail als PDF-Rechnung ein. ELO Invoice ist mit dem E-Mail-Postfach verknüpft, erkennt den Rechnungsanhang sofort und leitet ihn automatisch an das System weiter.
Intelligente Datenextraktion:
Ohne manuelle Eingabe liest ELO Invoice mithilfe von Machine Learning und Vorlagen präzise alle relevanten Rechnungsinformationen aus: Lieferant „Mustermann“, Rechnungsnummer „2025-00123“, Rechnungsdatum, den Gesamtbetrag von 2.500 EUR und einzelne Positionen wie „100 Stück Büromaterial“.
Automatische Datenvalidierung und Abgleich:
ELO Invoice gleicht die extrahierten Daten mit den Bestellungen ab. Die Software identifiziert und markiert automatisch Abweichungen, z. B. wenn der gelieferte Artikel nicht mit dem bestellten übereinstimmt oder der Betrag abweicht.
Definierte Genehmigungsworkflows:
ELO Invoice leitet die Rechnung zur digitalen Freigabe automatisch an die zuständigen Mitarbeiter der Abteilungen weiter. Für Rechnungen bis 1.000 EUR genügt die Freigabe durch den Abteilungsleiter, Herr Müller. Da die Rechnung 2.500 EUR beträgt, geht sie auch automatisch an Frau Schmidt aus der Geschäftsleitung – hier greift das Vier-Augen-Prinzip. Beide erhalten eine Push-Benachrichtigung auf ihr Smartphone und können die Rechnung per Klick direkt freigeben. Bei Fristüberschreitung sorgen Eskalationsregeln und automatische Benachrichtigungen dafür, dass niemand vergessen wird.
ERP-System-Integration:
Nach der Freigabe werden die Rechnungsdaten nahtlos und in Echtzeit an Ihr Finanzsystem (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, DATEV) übergeben. Die Rechnung wird automatisch kontiert und zur Zahlung vorbereitet, ohne dass jemand Daten manuell erfassen muss.
Revisionssichere Archivierung:
Die digitalen Rechnungen und alle zugehörigen Dokumente werden revisionssicher und GoBD-konform archiviert und sind jederzeit auffindbar.
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Unser Whitepaper „Digitales Rechnungsmanagement in der Buchhaltung“ liefert Ihnen Einblicke in die Möglichkeiten der digitalen Rechnungsverwaltung mit einem ELO-ECM-System. Erfahren Sie, wie das elektronische Rechnungsmanagementsystem Ihre Verarbeitungsprozesse beschleunigt und die gesetzlichen Vorgaben wie GoBD und EU-DSGVO einhält.
Wir bieten Ihnen die Lösung
Schluss mit der Papierrechnung! Sie wünschen sich ein effizientes und digitales Rechnungsmanagement für Ihr Unternehmen?
Dann nutzen Sie die Vorteile von ELO Invoice: Profitieren Sie von der sicheren und zentralen Datenverwaltung, den leistungsstarken Kollaborationstools (z. B. das Rechnungscockpit), einer schnellen Dokumentensuche, erhöhter Datensicherheit und klar strukturierten, integrierten Workflows.
Kontaktieren Sie uns, um Ihre Möglichkeiten mit ELO Invoice besser kennenzulernen. Unsere Experten beraten Sie gerne.
Weitere Informationen zur ELO ECM Suite.
Erfolgsgeschichte: ELO-Lösung in der Praxis
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FAQ’s
Wie unterstützt ELO Invoice die Rechnungsverarbeitung im Unternehmen?
ELO Invoice ist eine spezialisierte Softwarelösung der ELO Business Solutions und konzentriert sich auf das digitale Rechnungsmanagement, das den gesamten Rechnungsprozess automatisiert. Die Invoice-Software erfasst Rechnungen in allen Formaten (z. B. per OCR, Papierrechnung, E-Mail, PDF-Rechnung, Belege in Papierform), prüft diese, steuert sie durch Freigabeworkflows und archiviert sie revisionssicher.
Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsverarbeitung mit ELO Invoice?
ELO Invoice beschleunigt die Rechnungsprüfung und -freigabe, ermöglicht das optimale Nutzen von Skontogewinnen, reduziert manuelle Fehler, schafft vollständige Transparenz über den Status jeder Rechnung und führt zu erheblichen Kosteneinsparungen durch eine sinnvollere Ressourcennutzung.
Ist ELO Invoice GoBD-konform und revisionssicher für die Datenarchivierung?
ELO Invoice ist darauf ausgelegt, alle rechtlichen Anforderungen für die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten zu erfüllen. Es gewährleistet die GoBD-Konformität und die Revisionssicherheit der archivierten Rechnungen, sodass diese auch bei Audits anerkannt werden.
Wie ist ELO Invoice in bestehende ERP-Systeme integrierbar?
ELO Invoice lässt sich zudem nahtlos über standardisierte Schnittstellen und APIs in bestehende ERP-Systeme (wie z. B. SAP, Microsoft Dynamics) und andere Finanzsysteme integrieren. Dies ermöglicht einen automatischen Datenabgleich in Echtzeit und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen konsistent zwischen den Systemen ausgetauscht werden.
Wie verbessert ELO Invoice internen Freigabe- und Workflow-Prozesse?
Durch Automatisierung revolutioniert ELO Invoice die Freigabe- und Workflow-Prozesse; es leitet Rechnungen basierend auf vordefinierten Regeln automatisch an die zuständigen Abteilungen weiter. Dies beinhaltet Funktionen wie digitale Signaturen, Benachrichtigungen, Erinnerungen bei Fristüberschreitung und Eskalationsregeln. Dadurch werden Bearbeitungszeiten drastisch reduziert und die Zusammenarbeit an verschiedenen Standorten vereinfacht.
Unsere Referenzen
