ELO Dokumentenmanagement: Revisionssicher archivieren. In Sekunden finden. Mit ELO DMS.
Rechnungen, Verträge und E-Mails liegen an einem Ort. Freigaben laufen weiter, auch wenn die Kollegin im Urlaub ist. Sie archivieren revisionssicher und nach den Vorgaben der GoBD. Die Verfahrensdokumentation dafür erstellen wir gemeinsam mit Ihnen. Bei einem unserer Kunden dauert eine Rechnung jetzt 4 statt 12 Minuten.
Über 200 ELO-Projekte seit 2000. Wir führen ELO bei Ihnen ein, im eigenen Rechenzentrum oder in der n-komm Cloud.
Kurz erklärt
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die alle Dokumente eines Unternehmens digital an einem Ort verwaltet: gescannte Papierbelege, PDFs, E-Mails und E-Rechnungen. Es legt sie geordnet und mit Zugriffsrechten ab, findet sie per Volltextsuche in Sekunden und archiviert sie revisionssicher nach GoBD. ELO DMS steuert zusätzlich Freigaben, Fristen und Abläufe.
DMS oder ECM: Was ist der Unterschied?
| DMS | ECM | |
|---|---|---|
| Aufgabe | Dokumente ablegen, finden und archivieren | Zusätzlich Abläufe, Zusammenarbeit und Akten steuern |
| Reichweite | Einzelne Bereiche, z. B. Rechnungen oder Verträge | Über Abteilungen und Programme hinweg |
| Typische Funktionen | Erfassung, Volltextsuche, Zugriffsrechte, revisionssichere Archivierung | Dazu Workflows, Freigaben, Fristen und Akten |
| Einstieg | Schneller Start mit einem Bereich | Ausbau Schritt für Schritt |
| Mit ELO | ELO DMS | ELO ECM Suite, im selben System, ohne Wechsel |
Montag, 9 Uhr. Die Rechnung ist weg.
Eine Lieferantenrechnung soll heute raus, aber wo ist sie? Im Postfach der Kollegin, die im Urlaub ist, im Ablagekorb des Einkaufsleiters oder in einer E-Mail von letzter Woche? Bis sie auftaucht, ist das Skonto weg.
Das liegt nicht an Ihrem Team. Es liegt daran, dass Dokumente an zu vielen Orten liegen: in Ordnern und Netzlaufwerken, in Postfächern und auf Schreibtischen. Jede Suche kostet ein paar Minuten. Klingt harmlos? Ein Maschinenbauer mit 18.000 Rechnungen im Jahr spart mit ELO rund 200 Stunden. Im Monat.
Und es wird nicht besser, wenn Sie wachsen. Neue Kollegen kennen die alte Ablage nicht, und wer geht, nimmt sein Wissen mit. Und bei der nächsten Betriebsprüfung fragt der Prüfer: Wo sind die Belege? Mit ELO zeigen Sie sie ihm auf Knopfdruck, vollständig und revisionssicher archiviert.
Woran Sie merken, dass es Zeit für ein DMS ist
- Rechnungen bleiben liegen, weil niemand weiß, wer sie gerade hat.
- Verträge verlängern sich automatisch, weil die Kündigungsfrist unbemerkt verstrichen ist.
- Ihr Team fragt mehrmals am Tag: „Hast du die aktuelle Version?“
- Sie drucken E-Rechnungen aus, um sie abzuzeichnen.
- Vor jeder Prüfung suchen Sie tagelang Belege zusammen.
- Im Homeoffice kommt Ihr Team nicht an die Unterlagen im Büro.
Zwei Haken oder mehr? Dann verschenken Sie gerade Zeit. Jeder dieser Punkte lässt sich lösen, und zwar an einer Stelle.
Die Lösung
ELO DMS: ein Ort für alle Dokumente und für die Arbeit damit
ELO DMS ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS) und damit das digitale Gedächtnis Ihres Unternehmens. Jedes Dokument hat dort seinen festen Platz. Das gilt für Rechnungen und Lieferscheine genauso wie für Verträge, Personalunterlagen und E-Mails. Egal ob ein Dokument auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung ankommt: ELO erfasst es, ordnet es zu und macht es mit einer Suche auffindbar.
Doch ELO speichert nicht nur, das System arbeitet mit Ihnen. Eine neue Rechnung wandert automatisch zur zuständigen Person. Ein Vertrag meldet sich rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist. Eine Personalakte öffnet sich nur für die Menschen, die sie sehen dürfen. Sie definieren die Regeln einmal, und ELO hält sich jeden Tag daran.
Für Ihr Team bedeutet das: weniger Nachfragen, weniger Zettel, weniger Ablage. Und mehr Zeit für die Aufgaben, für die Sie Ihre Mitarbeiter eigentlich eingestellt haben.
Hinter ELO steht die ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart. Die Software wird in Deutschland entwickelt, mittelständische Unternehmen setzen sie seit mehr als 25 Jahren ein.
- Erfassen Papier, PDF, E-Mail oder E-RechnungZuordnen Fester Platz für jedes Dokument
- Bearbeiten Freigaben und Fristen automatischFinden Mit einer Suche, von überall
Der Weg zum papierlosen Büro
Ein papierloses Büro entsteht nicht über Nacht, und das muss es auch nicht. Die meisten Unternehmen kommen in drei Schritten ans Ziel.
Zuerst stoppen Sie neues Papier. Eingehende Post wird gescannt, E-Mails und E-Rechnungen landen direkt in ELO. Ab diesem Tag wächst kein Ordner mehr.
Danach digitalisieren Sie Ihre Abläufe. Rechnungen, Verträge und Anträge laufen als Workflow durchs Haus statt im papierbezogenen Geschäftsgang. Freigaben geben Sie am Bildschirm oder unterwegs.
Zuletzt kümmern Sie sich um das Altarchiv, wenn Sie wollen. Für das Scannen großer Bestände arbeiten wir mit einem spezialisierten Partner zusammen. Ob Sie die Originale danach vernichten dürfen, hängt vom Dokument und vom Verfahren ab. Wir beraten Sie dazu. Das Ergebnis: Sie arbeiten papierlos, finden alles in Sekunden und brauchen deutlich weniger Platz für Ordner.
Diese Kunden arbeiten mit ELO und n-komm
Was sich mit ELO DMS für Sie ändert
Sie finden alles in Sekunden
Ein Suchbegriff genügt, etwa ein Kundenname oder eine Rechnungsnummer. ELO durchsucht Dokumente, E-Mails und angebundene Programme und zeigt immer die aktuelle Version.
Freigaben und Fristen laufen von selbst
Dokumente wandern automatisch zur richtigen Person, im Urlaub greift die Vertretung. An Kündigungsfristen und Wiedervorlagen erinnert ELO Sie rechtzeitig.
Sie bestehen jede Prüfung entspannt
Jede Änderung erzeugt eine neue Version, jeder Zugriff wird protokolliert. Rechte legen Sie genau fest. So schaffen Sie die technischen Voraussetzungen für GoBD und DSGVO.
Ihr Team arbeitet von überall
Im Browser, in der App oder direkt aus Microsoft Teams und Outlook: Homeoffice, Außendienst und zweiter Standort greifen auf dieselben Unterlagen zu.
Starten Sie dort, wo es heute am meisten hakt
Sie müssen nicht alles auf einmal digitalisieren. Die meisten unserer Kunden beginnen mit einem Bereich, der heute besonders viel Zeit kostet, oft mit dem Rechnungseingang. Sobald der erste Bereich läuft, kommen weitere dazu. Alle ELO-Lösungen nutzen dieselbe Oberfläche: Ihr Team lernt ELO einmal und arbeitet dann in jedem Bereich damit.
ELO ECM Suite
Die Plattform hinter allen Lösungen. Sie vereint Archiv, Workflows, Suche, Zusammenarbeit und KI in einem System. Wer heute mit dem DMS startet, kann morgen ganze Abläufe abteilungsübergreifend steuern.
ELO ECM SuiteProzesse digitalisieren und automatisieren
Freigaben, Anträge und Routineaufgaben laufen automatisch. Neue Abläufe bauen Sie per Low-Code, ohne lange auf die Programmierung zu warten.
Prozessautomatisierung mit ELOKI für Ihr Dokumentenmanagement
Fragen Sie Ihre Dokumente, statt sie zu durchsuchen. Der ELO Assistant fasst Verträge zusammen und schlägt nächste Schritte vor. Das Sprachmodell wählen Sie selbst.
KI im DokumentenmanagementDigitales Rechnungsmanagement
Vom Eingang bis zur Buchung ohne Papier. ELO erkennt Rechnungen, liest die wichtigen Daten aus und leitet sie zur Prüfung weiter. E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten Sie genauso einfach wie PDF-Rechnungen.
Digitales RechnungsmanagementVertragsmanagement
Alle Verträge an einem Ort, mit Laufzeiten und Kündigungsfristen auf einen Blick. ELO erinnert Sie rechtzeitig, steuert die Freigabe und bindet die digitale Signatur ein.
Vertragsmanagement mit ELODigitale Personalakte
Alle Personalunterlagen vollständig und sicher in einer Akte. Nur HR und berechtigte Führungskräfte sehen die Inhalte. Fristen für Probezeit, Befristungen oder Unterweisungen meldet ELO automatisch.
Digitale PersonalakteDigitaler Posteingang
ELO liest eingehende Briefe und E-Mails, erkennt den Dokumenttyp und leitet sie an die richtige Stelle. Mit KI-Unterstützung extrahiert das System die wichtigen Daten, Ihr Team tippt nichts mehr ab.
Digitaler Posteingangn-komm Posteingang V2
Unser eigenes Produkt für ELO ECM. Scans und E-Mails automatisch abholen, an die zuständige Stelle verteilen und den Stand jedes Eingangs sehen.
n-komm Posteingang V2 für ELOE-Mail-Management
Geschäftliche E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie steuerlich relevant sind. Mit ELO archivieren Sie diese E-Mails direkt aus Outlook, unverändert und dem richtigen Vorgang zugeordnet.
E-Mail-Archivierung mit ELOBewerbermanagement
Stellen ausschreiben, Bewerbungen sichten, im Team bewerten und Zusagen versenden. Alles in einem System. Wer eingestellt wird, wandert mit allen Unterlagen direkt in die Personalakte.
Bewerbermanagement mit ELOELO for DATEV
Belege fließen in beide Richtungen zwischen ELO und DATEV. Ihre Buchhaltung und Ihr Steuerberater arbeiten mit denselben Daten. Doppelte Ablage und manuelles Hochladen entfallen.
ELO for DATEVFür Behörden und Kommunen
Sie arbeiten in einer Kommune, einem Landkreis oder einer Behörde? Für die öffentliche Verwaltung haben wir die n-komm E-Akte für ELO ECM entwickelt. Sie bildet Aktenplan, Geschäftsgang und Zeichnungsverfahren ab, so wie Ihre Verwaltung arbeitet.
n-komm E-Akte für VerwaltungenKI im Dokumentenmanagement
Fragen Sie Ihre Dokumente einfach
Ein 40-seitiger Vertrag liegt auf Ihrem Tisch. Sie brauchen nur die Antwort auf eine Frage: Wann können Sie kündigen? Mit dem ELO Assistant fragen Sie das System direkt. Er durchsucht das Dokument, fasst die wichtigen Punkte zusammen und nennt Ihnen die Stelle im Text.
Der ELO Assistant hilft Ihnen auch im Alltag. Er fasst lange Dokumente in der gewünschten Tiefe zusammen, beantwortet Fragen zu Akten und schlägt Ihnen nächste Arbeitsschritte vor. So kommen Sie schneller zu einer Entscheidung.
Und Ihre Daten? Die bleiben unter Ihrer Kontrolle. Sie wählen selbst, welches Sprachmodell ELO nutzt: ein eigenes oder ein externes. Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen, welche Variante zu Ihren Datenschutz-Anforderungen passt.
Mehr dazu auf der Seite KI im Dokumentenmanagement.
- Dokument öffnen Vertrag mit 40 SeitenFrage stellen Wann können Sie kündigen?
- Antwort mit Fundstelle Zusammenfassung und Stelle im TextSie entscheiden Schneller und besser informiert
- Zeitstatt Lesen
- SprachmodellSie wählen selbst
- Entscheidungbleibt bei Ihnen
Sie entscheiden, wo ELO läuft
Jedes Unternehmen hat eigene Vorgaben für seine IT. Manche wollen alles im eigenen Haus behalten, andere möchten sich gar nicht um Server kümmern. Mit ELO und n-komm haben Sie die Wahl.
| Im eigenen Haus | In der n-komm Cloud | |
|---|---|---|
| Wo ELO läuft | Auf Ihren Servern in Ihrem Rechenzentrum | Im Rechenzentrum von n-komm in Karlsruhe oder bei unserem Partner Continum AG (Freiburg, Karlsruhe, Mannheim). Alle Rechenzentren stehen in Deutschland. |
| Ihre Daten | Verlassen Ihr Unternehmen nicht, Sie behalten die volle Kontrolle über Infrastruktur und Sicherheit | Bleiben in Deutschland. Karlsruhe ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, Continum seit über zehn Jahren nach ISO/IEC 27001 und PCI DSS. |
| Server und Updates | Installation, Updates und Betreuung übernehmen wir, Ihre IT-Abteilung behält die Hoheit | Keine eigenen Server nötig. Sicherung, Wartung und Aktualisierung übernehmen wir. |
| Kosten | Lizenzen und Wartung | Planbarer monatlicher Betrag |
Sie können später zwischen beiden Modellen wechseln, Ihre Daten und Abläufe ziehen mit um. Den laufenden Betrieb beschreibt Managed ELO ECM.
ELO arbeitet mit Ihren Programmen zusammen
Sie haben in Ihr ERP-System, Ihr CRM und Microsoft 365 investiert. Diese Programme sollen bleiben, und das dürfen sie auch. ELO verbindet sich mit Ihrer bestehenden Software und ergänzt sie.
Ihr Team öffnet zum Beispiel einen Kunden im ERP-System und sieht dort direkt alle zugehörigen Dokumente aus ELO. Oder es legt eine E-Mail aus Outlook mit einem Klick in der richtigen Akte ab. In Microsoft Teams greift es auf ELO-Dokumente zu, ohne das Programm zu wechseln. So arbeitet Ihr Team dort, wo es ohnehin arbeitet, und die Akzeptanz für das neue System steigt vom ersten Tag an.
Ihr System steht nicht in der Liste? Sprechen Sie uns an: Wir prüfen die Anbindung im Erstgespräch und sagen Ihnen ehrlich, was möglich ist.
In vier Schritten zum laufenden System
Ein DMS ist nur so gut wie seine Einführung. Deshalb gehen wir strukturiert vor und nehmen Sie bei jedem Schritt mit. Sie wissen jederzeit, was als Nächstes passiert und was es kostet.
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Workshop
Wir sehen uns mit Ihrem Team an, wie Dokumente heute durch Ihr Unternehmen laufen. Wo entstehen Wartezeiten, wo wird doppelt gearbeitet? Am Ende wissen Sie, wo ELO Ihnen am meisten bringt.
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Planung
Umfang, Zeitrahmen und Kosten schwarz auf weiß. Abgerechnet wird als Pauschale oder nach Aufwand, wie Sie es wünschen. Keine versteckten Positionen.
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Technologieauswahl
Gemeinsam wählen wir die passenden ELO-Lösungen und das richtige Betriebsmodell. Sie kaufen nur, was Sie wirklich brauchen.
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Umsetzung
Einrichtung, Anbindung Ihrer Programme, Übernahme der Altdaten und Schulung Ihrer Key-User. Die Standardinstallation steht in der Regel an einem Tag.
Und nach dem Start? Da fängt unsere Betreuung erst richtig an. Wir bleiben Ihr fester Ansprechpartner für Fragen, Updates und Erweiterungen. Unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da.
Ihr Partner für ELO, aus dem Mittelstand für den Mittelstand
Wir sind ein Familienunternehmen in zweiter Generation und helfen seit 2000 mittelständischen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Wir wissen, wie Unternehmen Ihrer Größe arbeiten. Und wir wissen, dass Sie keine Zeit für endlose Projekte haben.
Bei uns sprechen Sie mit den Menschen, die ELO bei Ihnen einführen. Und mit denselben Menschen, wenn Sie später eine Frage haben. Keine anonyme Hotline, keine wechselnden Ansprechpartner. Wir kennen Ihr System, weil wir es selbst eingerichtet haben. Was ELO nicht von Haus aus kann, entwickeln wir selbst: Über 50 Individualentwicklungen für ELO stammen aus unserem Haus.
Dazu kommt ein weiterer Vorteil: Wir kümmern uns auch um IT-Sicherheit und bieten Managed IT Services an. Wenn ELO mit Ihren Servern, Ihrer Firewall oder Microsoft 365 zusammenspielen muss, haben Sie einen Ansprechpartner für alles. Abstimmungen zwischen mehreren Dienstleistern entfallen.
- 25+
- Jahre Digitalisierung im Mittelstand (seit 2000)
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
- 200+
- Projekte mit ELO umgesetzt
- 80+
- Kunden arbeiten mit ELO und n-komm
Referenz
So arbeitet ein Produktionsunternehmen mit ELO
Ein produzierendes Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden verteilte seine Informationen auf Netzlaufwerke, Postfächer, ERP und Fachanwendungen. Heute bündelt ELO alle Dokumente auf einer zentralen Plattform und verknüpft sie mit den Geschäftsvorgängen.
Weitere Projekte finden Sie auf unserer Referenzseite.
- 1,8 Mio.
- Dokumente zentral verwaltet
- 2 statt 8
- Minuten für eine Suche
- 3
- zentrale Prozesse vollständig digital
Häufige Fragen zu ELO DMS
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software für die digitale Dokumentenverwaltung. Es erfasst Papier, PDFs, E-Mails und E-Rechnungen, legt sie geordnet und mit Zugriffsrechten ab und macht sie über eine Volltextsuche auffindbar. Digitales Dokumentenmanagement ersetzt so Ordner, Netzlaufwerke und Ablagekörbe und ist der erste Schritt zum papierlosen Büro.
Was ist ein ELO DMS?
ELO DMS ist ein Dokumentenmanagement-System des deutschen Herstellers ELO Digital Office. Sie speichern, finden und bearbeiten darin alle Dokumente Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort. Darüber hinaus steuern Sie im selben System Freigaben, Fristen und Zugriffsrechte. So wird aus einer reinen Ablage ein Werkzeug, das Ihre täglichen Abläufe beschleunigt.
Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?
Ein DMS verwaltet Dokumente: Sie legen sie ab, finden sie wieder und archivieren sie. Ein ECM geht weiter und steuert auch Abläufe, Zusammenarbeit und Akten über Abteilungen hinweg. ELO deckt beides ab. Viele Unternehmen starten mit dem DMS und bauen es Schritt für Schritt zum ECM aus, ohne dafür das System zu wechseln.
Ist die Archivierung mit ELO revisionssicher und GoBD-konform?
Die ELO ECM Suite von ELO Digital Office ist nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 zertifiziert. ELO speichert vollständig, schützt Dokumente vor unbemerkten Änderungen und protokolliert jeden Zugriff. Damit archivieren Sie revisionssicher. Für die GoBD zählt außerdem, wie Sie im Alltag mit Belegen umgehen. Das beschreibt die Verfahrensdokumentation, die wir gemeinsam mit Ihnen erstellen.
Kann ELO E-Rechnungen verarbeiten?
Ja. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. ELO liest die Formate XRechnung und ZUGFeRD ein, macht sie lesbar und leitet sie zur Prüfung und Freigabe weiter. ELO archiviert sie im Originalformat, und genau das verlangt das Finanzamt.
Wie lange dauert die Einführung von ELO DMS?
Die Standardinstallation von ELO steht in der Regel an einem Tag. Wie lange Anpassungen an Ihre Abläufe dauern, hängt vom Umfang ab. Ein riesiges Projekt muss es nicht sein. Sie starten mit einem klar abgegrenzten Bereich, etwa dem Rechnungseingang, und sehen schnell erste Ergebnisse. Weitere Bereiche folgen in Ihrem Tempo. Einen genauen Zeitplan erhalten Sie nach dem Workshop.
Wird mein Team ELO annehmen?
Wir beziehen Ihre Mitarbeiter von Anfang an ein. Im Workshop zeigen sie uns, wie sie heute arbeiten, und wir richten ELO passend dazu ein. Ihre Key-User schulen wir so, dass sie ihr Wissen sicher an das Team weitergeben. Wer einmal eine Rechnung per Klick freigegeben hat, will selten zurück zum Papier.
Was kostet ELO DMS?
Die Kosten richten sich nach der Zahl der Anwender, den gewünschten Lösungen und dem Betriebsmodell. In der n-komm Cloud zahlen Sie einen festen monatlichen Betrag. Im eigenen Haus erwerben Sie Lizenzen und zahlen für Wartung. Einstiegsprojekte beginnen bei rund 10.000 € netto, je nach Ausbau und Zahl der Lizenzen. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Kann ich ELO in der Cloud nutzen?
Ja. Wir betreiben ELO für Sie in der n-komm Cloud, in unserem Rechenzentrum in Karlsruhe oder bei unserem Partner Continum AG. Ihre Daten bleiben in Deutschland. Sie brauchen keine eigenen Server und müssen sich nicht um Updates kümmern. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern, wechseln Sie später in Ihr eigenes Rechenzentrum oder umgekehrt.
Funktioniert ELO mit Microsoft 365?
Ja. Sie greifen direkt aus Microsoft Teams und Outlook auf ELO-Dokumente zu. Dokumente bearbeiten Sie auf Wunsch in OneDrive und checken sie danach wieder in ELO ein. Ihr Team bleibt in seiner gewohnten Arbeitsumgebung.
Wie gelingt der Umstieg auf ein papierloses Büro?
Beginnen Sie mit neuen Dokumenten. Scannen Sie die Eingangspost, und lassen Sie E-Mails und E-Rechnungen direkt in ELO ablegen. Danach digitalisieren Sie einzelne Abläufe, etwa die Rechnungsfreigabe. Das Altarchiv folgt nach und nach oder bleibt bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist im Keller. So arbeiten Sie schnell papierlos, ohne alles auf einmal umzustellen.
Müssen wir unsere Papierakten wegwerfen?
Nein. Sie entscheiden, ob und wann Sie alte Papierakten digitalisieren. Viele Unternehmen starten mit neuen Dokumenten und übernehmen das Altarchiv nach und nach. Bestehende Ablagen von Netzlaufwerken oder aus Altsystemen übernehmen wir nach ELO. Für Papierarchive arbeiten wir mit einem spezialisierten Scan-Partner zusammen. Ersetzendes Scannen ist mit einem geeigneten, dokumentierten Verfahren nach GoBD möglich. Bestimmte Dokumente bleiben im Original aufbewahrungspflichtig, wir beraten Sie dazu.
Finden Sie heraus, wie viel Zeit Ihr Team mit ELO gewinnt
Jeder Tag mit verstreuten Dokumenten kostet Ihr Team Zeit und Ihr Unternehmen Geld. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Situation. Sie schildern uns, wo es heute hakt. Wir zeigen Ihnen, wie ELO genau diese Stellen löst, und Sie erfahren, mit welchem Aufwand und welchen Kosten Sie rechnen können. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00