Digitaler Posteingang mit ELO: Post in 15 Minuten statt einem Tag.
Brief, E-Mail oder PDF: ELO erkennt jedes Dokument und liest die wichtigen Daten aus. Danach liegt es bei der richtigen Person und im richtigen Ablauf, niemand sortiert mehr von Hand. Eine unserer Verwaltungen verteilt so täglich rund 450 Dokumente automatisch.
Der Posteingang ist oft der erste Schritt mit ELO. Wir begleiten Sie von dort bis zum Archiv.
Unternehmen und Verwaltungen, die mit uns arbeiten
Der Brief ist da. Nur noch nicht bei Ihnen.
Morgens in der Poststelle wartet ein Stapel Briefe, dazu E-Mails in Sammelpostfächern wie info@ oder rechnung@. Jemand öffnet, sortiert, stempelt und verteilt. Rechnungen an die Buchhaltung, Verträge an den Einkauf, Bewerbungen an HR. Und der Brief, der nicht eindeutig ist? Der bleibt erst einmal liegen.
Bis ein Dokument bei der zuständigen Person ankommt, vergehen oft Stunden oder Tage, die Fristen laufen trotzdem weiter. Und wer im Homeoffice arbeitet, sieht Papierpost erst, wenn jemand sie einscannt.
Dann beginnt die Handarbeit: Lieferant abtippen, Kundennummer abtippen, Betrag und Datum abtippen. Ein Zahlendreher genügt. Ihr Team erledigt Aufgaben, die eine Software längst übernehmen könnte.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- In Ihrer Poststelle wird jeden Tag von Hand sortiert und verteilt.
- Sammelpostfächer quellen über, und niemand fühlt sich zuständig.
- Ihr Team tippt Daten aus Dokumenten in andere Systeme ab.
- Papierpost erreicht Kollegen im Homeoffice nur mit Verzögerung.
Fast jeder Geschäftsprozess beginnt im Posteingang. Hakt er, hakt alles danach. Genau hier setzt ELO an.
So arbeitet Ihr digitaler Posteingang mit ELO
Alle Eingangskanäle laufen bei ELO an einer Stelle zusammen. Die KI-Komponente ELO DocXtractor übernimmt das Erkennen, Auslesen und Verteilen. Sie konfigurieren den Ablauf einmal, danach läuft er ohne Programmierung.
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Alle Kanäle an einem Ort
Papierpost scannen Sie ein, E-Mails, PDFs und Office-Dateien holt ELO direkt aus Ihren Postfächern. Auch Faxe und Rechnungen mit QR-Code verarbeitet das System. Egal wie ein Dokument ankommt: Es landet im selben Eingang.
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Dokumenttyp erkennen
Die KI erkennt, um welche Art Dokument es sich handelt. Ist es eine Rechnung oder ein Lieferschein, ein Vertrag oder eine Bewerbung? Eingescannte Dokumente macht ELO vorher per Texterkennung lesbar.
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Daten auslesen
ELO liest die Daten aus, die Sie für die Weiterverarbeitung brauchen. Bei einer Rechnung etwa Lieferant, Beträge und Bestellnummer, bei einem Vertrag die Vertragspartner und die Laufzeit. Die Daten trägt das System direkt in die passenden Felder ein.
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Abgleichen und prüfen
ELO gleicht die ausgelesenen Daten mit Ihrem ERP-System ab und prüft, ob der Lieferant bekannt ist, die Bestellung existiert und der Betrag passt. Unstimmigkeiten zeigt Ihnen das System direkt an.
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Ablegen und weiterleiten
Zum Schluss legt ELO das Dokument am richtigen Ort ab und startet gleichzeitig den passenden Ablauf. Die Rechnung geht in die Rechnungsprüfung, der Vertrag ins Vertragsmanagement und die Bewerbung ins Recruiting.
Was sich für Ihr Unternehmen ändert
Dokumente kommen ohne Umweg an
Was morgens eingeht, liegt Minuten später bei der zuständigen Person, auch im Homeoffice oder unterwegs. Die Bearbeitung beginnt früher, und Sie halten Fristen sicherer ein.
Ihr Team tippt nicht mehr ab
Die KI liest Daten aus und trägt sie ein, Ihr Team prüft nur noch. Das spart Zeit und senkt die Fehlerquote.
Nichts geht mehr verloren
Jedes Dokument ist ab dem Eingang erfasst, und Sie sehen, wann es angekommen ist und wo es gerade liegt. Kein Brief verschwindet mehr in einem Stapel.
Sammelpostfächer werden beherrschbar
ELO erkennt in E-Mails eine Bestellung, eine Anfrage oder eine Adressänderung und leitet sie weiter, auf Wunsch direkt an Ihr ERP- oder CRM-System.
KI im Posteingang
Die KI lernt Ihre Dokumente kennen
Jeder Lieferant gestaltet seine Rechnungen anders, jeder Kunde schreibt seine Bestellungen auf seine Art. Starre Vorlagen stoßen da schnell an Grenzen. Die KI in ELO erkennt Dokumente am Inhalt und am Zusammenhang, nicht nur an festen Positionen. So verarbeitet sie auch Dokumente, die sie in dieser Form noch nie gesehen hat.
Selbst Bilder erfasst ELO. Ein Beispiel aus dem Bau: Baustellenfotos erhalten automatisch Schlagworte wie „Rohbau“ oder „Gerüst“, so finden Sie sie später über die Suche wieder.
- Dokument geht ein Brief, E-Mail, PDF oder FaxKI erkennt den Typ Rechnung, Vertrag, Bewerbung
- Daten auslesen und prüfen Abgleich mit Ihrem ERP-SystemRichtiger Ablauf Bei der zuständigen Person
- Schnelleram Schreibtisch
- Kein Abtippenmehr von Hand
- Kontrollebleibt bei Ihnen
12 Schritte zur effektiven Nutzung des digitalen Posteingangs
- Anforderungen klären und Regeln für die Ablage festlegen
- Scannen, Texterkennung und Metadaten einrichten
- Workflows, Zuständigkeiten und Benachrichtigungen gestalten
Der erste Schritt für jeden digitalen Ablauf
Der digitale Posteingang läuft auf derselben Plattform wie alle ELO-Lösungen und versorgt jede von ihnen mit Dokumenten. Wer mit dem Posteingang startet, legt das Fundament für alle weiteren Bereiche.
Ihr Partner für den digitalen Posteingang
Seit 2000 digitalisieren wir Geschäftsprozesse im Mittelstand, und der Posteingang ist dabei oft der Startpunkt. Wir wissen, welche Dokumente typischerweise ankommen und wie man die Erkennung so trainiert, dass sie im Alltag zuverlässig funktioniert.
Wir verbinden den Posteingang mit Ihren Abläufen. Rechnungen gehen in die Rechnungsprüfung, Verträge ins Vertragsmanagement. Dazu binden wir Ihr ERP-System an. Und weil wir auch Ihre IT und deren Sicherheit betreuen können, haben Sie einen Ansprechpartner für alles. Als Familienunternehmen in zweiter Generation bleiben wir langfristig an Ihrer Seite.
- 25+
- Jahre Digitalisierung im Mittelstand (seit 2000)
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
- 200+
- Projekte mit ELO umgesetzt
- 80+
- Kunden arbeiten mit ELO und n-komm
Aus der Praxis
Post in 15 Minuten statt einem Arbeitstag beim Empfänger
Eine öffentliche Verwaltung mit 180 Mitarbeitenden erhält täglich rund 450 Dokumente per Post, E-Mail und digital. Früher dauerte es im Schnitt einen Arbeitstag, bis ein Dokument bei der Sachbearbeitung ankam. Heute erfasst und verteilt ELO die Dokumente automatisch. Die Verteilung dauert 15 Minuten statt 8 Stunden, das ist eine um rund 97 Prozent kürzere Verteilzeit.
Quelle: Projekt eines n-komm-Kunden
Häufige Fragen zum digitalen Posteingang
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was ist ein digitaler Posteingang?
Ein digitaler Posteingang führt alle eingehenden Dokumente an einer Stelle zusammen. Er erkennt sie, liest die wichtigen Daten aus und leitet sie an die richtige Person oder in den richtigen Ablauf weiter. Briefe, E-Mails und PDFs laufen durch denselben Prozess.
Welche Dokumente erkennt ELO?
ELO erkennt unter anderem Rechnungen und Lieferscheine, dazu Verträge, Bestellungen und Bewerbungen. Weitere Dokumenttypen richten wir nach Ihrem Bedarf ein. Die KI erkennt Dokumente am Inhalt, nicht an starren Vorlagen. Je mehr Dokumente sie verarbeitet, desto besser wird das Ergebnis.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch erkennt?
Wir legen mit Ihnen Regeln für die Erkennungssicherheit fest. Ist sie hoch, leitet ELO das Dokument automatisch in den passenden Ablauf. Ist sie niedriger, legt ELO es Ihrem Team zur Kontrolle vor. Je nach ELO-Version setzen wir das im ELO DocXtractor oder über Workflow-Regeln um. So behalten Sie die Kontrolle.
Welche Eingangskanäle werden unterstützt?
ELO verarbeitet E-Mails, PDFs und Office-Dateien. Dazu kommen gescannte Papierpost, Faxe und Rechnungen mit QR-Code. Papier scannen Sie zentral ein, danach läuft es durch denselben Prozess wie E-Mails und PDFs. Für die Digitalisierung von Papierarchiven arbeiten wir mit einem spezialisierten Partner zusammen.
Brauche ich Programmierkenntnisse?
Nein. Wir konfigurieren den Posteingang einmal mit Ihnen, danach läuft er ohne Programmierung.
Was passiert mit dem Papier nach dem Scannen?
Das hängt von der Dokumentart ab, für viele Unterlagen ist ersetzendes Scannen möglich. Dafür brauchen Sie ein geeignetes Verfahren: einen festen Scan- und Kontrollprozess, eine Dokumentation nach GoBD und Scans, die vollständig und lesbar bleiben. Die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) gibt dafür Orientierung. Bestimmte Dokumente müssen Sie weiterhin im Original aufbewahren. Wir beraten Sie zum ersetzenden Scannen. Für rechtliche Einzelfragen empfehlen wir zusätzlich Ihre Steuer- oder Rechtsberatung.
Wie läuft die Einführung ab?
Im Workshop sehen wir uns an, welche Dokumente über welche Kanäle ankommen und wohin sie gehen. Danach erhalten Sie Dokumenttypen, Verteilregeln, Zeitrahmen und Kosten schriftlich, abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand. Wir legen Eingangskanäle und Scanlösung fest, ELO läuft bei Ihnen oder in der n-komm Cloud. Die Standardinstallation steht meist an einem Tag, dann trainieren wir die Erkennung mit Ihren Dokumenten und schulen Ihre Administratoren und Key-User. Unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da.
Was kostet der digitale Posteingang mit ELO?
Das hängt von Dokumentvolumen, Eingangskanälen, Schnittstellen und Betriebsmodell ab. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Wie lange braucht Ihre Post heute bis zum richtigen Schreibtisch?
Jede Stunde im Posteingang verzögert alles, was danach kommt. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Eingangskanäle. Wir zeigen Ihnen, wie ELO Ihre Dokumente erkennt und verteilt. Und Sie erfahren, was die Einführung kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00