XRechnung für Verwaltungen: XRechnung digital empfangen. Und digital bis zur Anordnung.
Mit ELO läuft jede XRechnung ohne Ausdruck durch Ihr Haus. Sachliche und rechnerische Prüfung, Anordnung und Übergabe an Ihr Finanzverfahren laufen elektronisch. Der Weg vom Eingang zur Anordnung dauert Stunden statt Tage. Und jede Rechnung liegt im Original mit Prüfprotokoll im Archiv.
Angebunden an Finanzverfahren wie H&H proDoppik, OK.FIS und DATEV Kommunal. ELO läuft bei Ihnen oder in der n-komm Cloud.
Diese Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
Digital angekommen. Auf Papier geprüft.
Die XRechnung ist da: eine XML-Datei, die ohne passende Software kaum jemand lesen kann. Also druckt die Kämmerei sie über ein Prüftool aus. Der Ausdruck wandert per Hauspost ins Fachamt zur sachlichen Prüfung, zurück zur rechnerischen Prüfung und weiter zur Anordnung. Am Ende tippt jemand die Daten ins Finanzverfahren. Digital war die Rechnung nur bis zum Drucker.
Dabei geht es nicht um den Empfang. Öffentliche Auftraggeber müssen E-Rechnungen empfangen können, so schreibt es die EU-Richtlinie 2014/55/EU vor. Für Rechnungen an den Bund gilt seit November 2020 eine E-Rechnungspflicht, mit Ausnahmen. Für Länder und Kommunen regelt das jeweilige Landesrecht die Details. Viele Verwaltungen haben deshalb einen Empfangsweg eingerichtet, der Engpass beginnt erst danach.
Und die Menge wächst. Seit 2025 müssen auch Unternehmen untereinander E-Rechnungen empfangen können (B2B). Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr sie ausstellen, ab 2028 alle. Viele Lieferanten Ihrer Verwaltung stellen deshalb ganz auf E-Rechnung um. Wer heute noch druckt, druckt morgen deutlich mehr.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Sie drucken XRechnungen aus, um sie zu prüfen und abzuzeichnen.
- Rechnungen liegen tagelang in Fachämtern, bevor jemand prüft.
- Ihre Kasse tippt Rechnungsdaten von Hand ins Finanzverfahren.
- Sie sind unsicher, ob Sie die XML-Originale korrekt aufbewahren.
Eine digitale Rechnung braucht keinen Drucker, sondern einen digitalen Prüfweg. Den liefert ELO.
So läuft Ihr Rechnungseingang mit ELO
Mit ELO durchläuft jede Rechnung einen festen, digitalen Weg. Egal ob sie als XRechnung, als ZUGFeRD-Rechnung oder noch auf Papier ankommt. Ihre Zuständigkeiten und Ihre Anordnungsbefugnisse bilden wir genau ab.
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Empfang aus allen Kanälen
Ihre Verwaltung empfängt E-Rechnungen über verschiedene Wege, über die Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern oder über ein E-Mail-Postfach. ELO übernimmt die Rechnungen aus diesen Kanälen automatisch, Papierrechnungen scannen Sie ein. So laufen alle Rechnungen durch denselben Prozess.
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Lesbar machen und prüfen
ELO stellt die XRechnung in einer gut lesbaren Ansicht dar. Die Daten übernimmt das System direkt aus der Datei, niemand tippt ab. Gleichzeitig prüft ELO die formalen Pflichtangaben und zeigt Ihnen direkt an, wenn etwas fehlt.
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Sachliche Prüfung im Fachamt
Die Rechnung wandert digital in das Fachamt, das die Leistung bestellt hat. Dort bestätigt die zuständige Person die sachliche Richtigkeit per Klick, auch aus dem Homeoffice. Ist jemand abwesend, greift die Vertretung. Bleibt eine Rechnung liegen, erinnert ELO und eskaliert.
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Rechnerische Prüfung und Anordnung
Danach folgen die rechnerische Prüfung und die Anordnung durch die befugte Person. Sie legen fest, wer welche Beträge anordnen darf, und das Vier-Augen-Prinzip ist fest im Ablauf verankert. ELO dokumentiert jeden Schritt mit Person und Zeitpunkt.
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Übergabe an Ihr Finanzverfahren und Ablage
Nach der Anordnung übergibt ELO die Buchungsdaten an Ihr Finanzverfahren, Ihre Kasse muss nichts mehr abtippen. Auf Wunsch fließt der Zahlungsstatus zurück in ELO. Die Rechnung landet automatisch im Archiv, im Originalformat, gegen Änderungen geschützt und mit Prüfprotokoll. Auf Wunsch verknüpft ELO sie mit der passenden Vorgangsakte in der n-komm E-Akte. So liegt die Rechnung neben Auftrag und Vertrag.
Haushaltsrecht und Dienstanweisung
Was die XRechnung in der Verwaltung besonders macht
Der Rechnungseingang in der Verwaltung funktioniert anders als in Unternehmen. Haushaltsrecht, Anordnungsbefugnisse und Kassenvorschriften setzen klare Regeln, die wir in ELO abbilden.
Die Leitweg-ID ordnet eine XRechnung Ihrer Verwaltung zu. Hat Ihre Verwaltung mehrere Leitweg-IDs, etwa für Eigenbetriebe, verteilt ELO die Rechnungen mit dem ELO DocXtractor entsprechend. Haushaltsstelle, Kostenstelle und Produkt erfassen Sie im Prüfablauf. Und die Rollen für sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie Anordnung richten wir nach Ihrer Dienstanweisung ein.
Sie möchten wissen, wie Ihr Rechnungsweg digital aussehen kann? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.
- Empfang XRechnung, ZUGFeRD oder PapierSachliche Prüfung Im bestellenden Fachamt
- Rechnerische Prüfung Vier-Augen-Prinzip im AblaufAnordnung Durch die befugte Person
- Kein AbtippenDaten aus der Datei
- Originalim Archiv
- Prüfprotokolllückenlos
ELO verbindet Rechnungseingang, Finanzverfahren und E-Akte
Ihr Finanzverfahren bleibt das führende System für Haushalt und Buchung. ELO übernimmt den Weg davor: Empfang, Prüfung und Anordnung. Danach übergibt ELO die Daten an Ihr Finanzverfahren. Stammdaten wie Lieferanten oder Haushaltsstellen kann ELO von dort übernehmen.
Als Teil der ELO-Plattform arbeitet der Rechnungseingang eng mit der n-komm E-Akte zusammen. Eine Rechnung gehört zu einer Beschaffung oder einem Bauvorhaben? Dann verknüpfen Sie beides, und alle Unterlagen liegen am selben Ort. Viele Verwaltungen starten mit dem Rechnungseingang in die Digitalisierung. Darauf aufbauend führen Sie die E-Akte in weiteren Bereichen ein, etwa mit dem digitalen Geschäftsgang oder der Anbindung von Fachverfahren. Für Unternehmen gibt es das digitale Rechnungsmanagement.
Ihr Partner für den Rechnungseingang in der Verwaltung
Wir kennen ELO und die Verwaltung. Wir bilden Ihre Dienstanweisung im Rechnungsworkflow ab und verbinden ihn mit Ihrer E-Akte. Als Familienunternehmen in zweiter Generation bleiben wir langfristig Ihr Ansprechpartner.
- 50+
- Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
- 10.000+
- Anwenderinnen und Anwender
- 2000
- E-Akte-Projekte seit dem Jahr
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
Häufige Fragen zur XRechnung in der Verwaltung
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Müssen Verwaltungen XRechnungen empfangen können?
Ja. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, umgesetzt in den Vorschriften von Bund und Ländern. Die Details regelt Ihr Bundesland.
Wir haben schon einen Empfangsweg für XRechnungen. Brauchen wir ELO trotzdem?
Dann ist der erste Schritt getan. ELO setzt dort an, wo der Empfang endet: bei Prüfung, Anordnung und Ablage. Sie zahlen pünktlich und nutzen Skonto. Ihren bestehenden Empfangsweg binden wir an.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und der Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. ELO verarbeitet beide Formate.
Wie macht ELO die XRechnung lesbar?
ELO stellt die XML-Daten in einer übersichtlichen Ansicht dar. Ihre Beschäftigten sehen die Rechnung wie gewohnt, ohne Prüftool oder Ausdruck.
Was passiert mit Papierrechnungen?
Papierrechnungen scannen Sie ein, danach laufen sie durch denselben Prozess wie XRechnungen. So haben Sie einen einheitlichen Weg für alle Rechnungen.
Bildet ELO sachliche und rechnerische Prüfung ab?
Ja. Sachliche Prüfung, rechnerische Prüfung und Anordnung laufen als getrennte Schritte mit festen Rollen. ELO dokumentiert jeden Schritt mit Person und Zeitpunkt. Für die sachliche Prüfung brauchen Ihre Fachämter nur einen Browser oder Outlook. Sie sehen die Rechnung und bestätigen per Klick.
Passt der digitale Rechnungseingang zu unserer Dienstanweisung?
Ja. Wir bilden Ihre Zuständigkeiten, Betragsgrenzen und Anordnungsbefugnisse genau nach Ihren Vorgaben ab. Im Workshop gehen wir Ihre Dienstanweisung gemeinsam durch.
Wie wird die XRechnung archiviert?
ELO archiviert die XML-Datei im Originalformat, gegen Änderungen geschützt und mit Prüfprotokoll.
Welche Finanzverfahren werden angebunden?
Zum Beispiel CIP-KD, Finanz+, H&H proDoppik, OK.FIS und DATEV Kommunal. Ihr Verfahren fehlt? Wir prüfen die Anbindung im Erstgespräch.
Wie läuft die Einführung ab?
Im Workshop sehen wir uns Ihren Rechnungsweg, Ihre Dienstanweisung und Ihre Empfangskanäle an. Danach erhalten Sie Prüfablauf, Rollen, Schnittstellen und Kosten schwarz auf weiß, abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand. Wir richten ELO ein, binden Finanzverfahren und Empfangskanäle an, testen mit echten Rechnungen und schulen die Key-User in Kämmerei und Fachämtern. Die Standardinstallation steht in der Regel an einem Tag, wie lange Anpassungen dauern, hängt vom Umfang ab. Danach ist unser Support montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da.
Was kostet der digitale Rechnungseingang?
Das hängt von Rechnungsvolumen, Anwenderzahl, Schnittstellen und Betriebsmodell ab. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Wie lange braucht eine Rechnung in Ihrem Haus bis zur Anordnung?
Die XRechnung kommt digital an, und mit ELO bleibt sie es bis zur Zahlung. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihren Rechnungsweg. Wir zeigen Ihnen, wie ELO die Prüfung und Anordnung in Ihrer Verwaltung abbildet und was die Einführung kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00