E-Akte für Kommunen und Verwaltungen: Der Antrag kommt digital. Ihre E-Akte jetzt auch.
Mit der n-komm E-Akte für ELO ECM führen Sie Akten nach Ihrem Aktenplan, mit Geschäftsgang und Zeichnungsverfahren. Ein Vorgang ist in Sekunden beim nächsten Bearbeiter statt Tage in der Hauspost. Über 50 Verwaltungen mit mehr als 10.000 Anwenderinnen und Anwendern arbeiten bereits so.
E-Akte-Projekte seit 2000, die Lösung haben wir selbst entwickelt. Sie läuft in Ihrem Rechenzentrum oder in der n-komm Cloud.
Kurz erklärt
Was ist eine E-Akte?
Die E-Akte, kurz für elektronische Akte, ersetzt in Behörden die Papierakte. Alle Dokumente eines Vorgangs liegen digital an einem Ort, geordnet nach dem Aktenplan: Anträge, Bescheide, E-Mails und Vermerke. Geschäftsgang und Mitzeichnung laufen elektronisch, jeder Schritt bleibt nachvollziehbar. Am Ende der Aufbewahrungsfrist wird die Akte geordnet ausgesondert.
Online beantragt. Ausgedruckt. Ab in die Hauspost.
Eine Bürgerin stellt ihren Antrag online, bis hierhin ist alles digital. Dann druckt ihn jemand im Rathaus aus, und er wird zum papierbezogenen Vorgang. Der geht an Sachgebiet, Amtsleitung, Gegenzeichnung und zurück und wartet an jeder Station. Wo er gerade liegt, erfährt nur, wer nachfragt.
Das liegt nicht an den Beschäftigten, sondern an der Ablage. Akten liegen in Registraturen, auf Netzlaufwerken und in Fachverfahren, und jedes Amt hat seine eigene. Für ämterübergreifende Vorgänge kopieren Beschäftigte Unterlagen oder leiten sie per E-Mail weiter. Und im Homeoffice kommt niemand an die Papierakte im Büro.
Gleichzeitig wächst der Druck: Bürgerinnen und Bürger erwarten digitale Verfahren. Das Onlinezugangsgesetz und die E-Government-Gesetze von Bund und Ländern treiben die Digitalisierung voran. Die elektronische Akte ist ein wichtiger Bestandteil davon. Erfahrene Kolleginnen und Kollegen gehen in den Ruhestand und nehmen ihr Wissen über alte Ablagen mit. Neue Fachkräfte sind schwer zu finden und erwarten moderne Arbeitsplätze.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Vorgänge sind tagelang in der Hauspost unterwegs.
- Niemand weiß genau, bei wem eine Akte gerade liegt.
- Ämterübergreifende Arbeit bedeutet Kopieren und Weiterleiten.
- Ihre Beschäftigten drucken Online-Anträge aus, um sie zu bearbeiten.
- Ihre Registratur stößt an räumliche Grenzen.
- Homeoffice scheitert an Papierakten.
Der Antrag ist längst digital. Höchste Zeit, dass die Akte nachzieht, nach den bewährten Regeln der Schriftgutverwaltung.
Die Lösung
Die n-komm E-Akte für ELO ECM: digitale Aktenführung für Ihre Verwaltung
Die n-komm E-Akte für ELO ECM ist die zentrale Plattform für Ihre Akten und Vorgänge. Sie bildet ab, wie Verwaltung arbeitet: mit Aktenplan, Geschäftsgang, Zeichnungsverfahren und klaren Zuständigkeiten. Wie eine echte Verwaltungsakte, nicht wie ein beliebiges Ablagesystem.
Jedes Dokument hat seinen festen Platz in der Struktur aus Aktenplan, Akte, Teilakte und Register. Jeder Vorgang ist von der Eingangsbuchung bis zur Aussonderung nachvollziehbar. Ihre Sachbearbeitung findet Akten in Sekunden, auch ämterübergreifend. Und Ihre Amtsleitungen sehen jederzeit, wo ein Vorgang steht.
Die n-komm E-Akte ist unsere eigene Entwicklung. Sie baut auf der bewährten ELO E-Akte auf und nutzt die ELO ECM Suite ab Version 25.0 mit ELO Low-Code. Damit verbindet sie die Stabilität einer etablierten Plattform mit einer modernen Oberfläche. In ihre Entwicklung ist unsere Erfahrung aus E-Akte-Projekten seit dem Jahr 2000 eingeflossen.
- Aktenplan Ihr bestehender Plan als RückgratAkte Ein Vorgang, eine Akte
- Teilakte und Register Klare Struktur bis ins DetailIn Sekunden gefunden Auch ämterübergreifend
Diese Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
Ein Vorgang, digital von Anfang bis Ende
So läuft ein typischer Vorgang mit der n-komm E-Akte für ELO ECM ab, zum Beispiel ein Bauantrag oder ein Antrag im Bürgerservice.
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Eingang zuordnen
Online, per E-Mail oder Scan. KI schlägt die passende Akte vor.
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Im Amt bearbeiten
Unterlagen, Rückfragen und Fristen an einem Ort.
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Digital zeichnen
Mitzeichnung und Schlusszeichnung elektronisch, auch vom Tablet.
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Bescheid erstellen
Aus Vorlagen, automatisch zum Vorgang abgelegt.
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Ablegen und aufbewahren
Nach Aktenplan, mit allen Aufbewahrungsfristen.
Den Ablauf ausführlich lesen
- Eingang zuordnen
- Der Antrag kommt per Onlinedienst, E-Mail oder Post, Papier scannen Sie ein. Die E-Akte legt automatisch eine neue Akte an oder ordnet das Dokument einer bestehenden zu. KI unterstützt dabei: Sie erkennt den Dokumenttyp, liest relevante Inhalte aus und schlägt die Ablage vor.
- Im Amt bearbeiten
- Die Sachbearbeitung findet den Vorgang in ihrem Arbeitsbereich, alle Unterlagen liegen in der Akte. Rückfragen, Stellungnahmen anderer Ämter und Notizen landen am selben Ort. Fristen behält das System im Blick.
- Digital zeichnen
- Ist ein Entwurf fertig, geht er als digitaler Vorgang auf den Weg. Mitzeichnung, Schlusszeichnung und Verfügungen laufen elektronisch, jeder Schritt ist protokolliert. Die Amtsleitung zeichnet auch vom Tablet oder aus dem Homeoffice.
- Bescheid erstellen
- Den Bescheid erstellen Sie aus Vorlagen direkt in der E-Akte, die ihn automatisch zum Vorgang ablegt. Postausgang und Versand dokumentiert das System.
- Ablegen und aufbewahren
- Nach Abschluss bleibt der Vorgang vollständig in der Akte, nach Aktenplan geordnet und mit allen Aufbewahrungsfristen. So erfüllen Sie die Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit.
- Ohne Medienbruch
- Jeder Schritt nachvollziehbar
- Auch mobil zeichnen
Was sich für Ihre Verwaltung ändert
Sie erledigen Vorgänge schneller
Vorgänge sind in Sekunden beim nächsten Bearbeiter statt Tage in der Hauspost. Bürgerinnen und Bürger erhalten schneller eine Antwort. Weniger Papier spart Registraturfläche und Kosten.
Ihre Aktenführung bleibt gesetzeskonform
Die E-Akte arbeitet nach den Regeln der Schriftgutverwaltung. Bei Prüfungen durch Rechnungsprüfungsamt oder Aufsicht legen Sie den Verlauf lückenlos vor.
Ämter arbeiten zusammen, ohne Kopien
Mehrere Ämter arbeiten an derselben Akte, jede Person sieht genau, was sie sehen darf. Ihre Amtsleitungen sehen jederzeit, wer einen Vorgang bearbeitet und wie lange schon.
Ihr Team findet sich schnell zurecht
Die moderne Oberfläche ist intuitiv bedienbar, auch neue Kolleginnen und Kollegen arbeiten schnell selbstständig. Mobiles Arbeiten macht Sie attraktiver für Fachkräfte.
Eine E-Akte für alle Ämter
Die n-komm E-Akte für ELO ECM eignet sich für nahezu alle Bereiche der öffentlichen Verwaltung. Viele Verwaltungen starten in einem Amt und weiten die E-Akte danach Schritt für Schritt aus. Alle Ämter arbeiten auf derselben Plattform und nach demselben Aktenplan. Dank Mandantenfähigkeit arbeiten auch mehrere Verwaltungen oder Einrichtungen getrennt voneinander auf einer Plattform. Das ist ideal für interkommunale Zusammenarbeit und vor allem bei Verbandsgemeinden im Einsatz.
Beispiele aus der Praxis
- Bürgerdienste: Anträge digital annehmen und schneller beantworten.
- Bauverwaltung: Pläne, Stellungnahmen und Bescheide in einer Akte. Beteiligte Ämter arbeiten parallel.
- Ordnungsamt: Vorgänge von der Anzeige bis zum Bescheid mit Fristenüberwachung.
- Personalverwaltung: Personalakten mit strengen Zugriffsrechten.
- Finanzverwaltung: Rechnungen digital prüfen, anordnen und archivieren.
Alles rund um Ihre E-Akte
Hier finden Sie die Themen, die Verwaltungen bei der Einführung und im Betrieb der E-Akte am meisten beschäftigen.
Digitalisierungsberatung
Erst das Zielbild, dann die E-Akte. Wir klären mit Ihnen Ausgangslage, Zielkonzept und Roadmap als Entscheidungsgrundlage für Leitung und Gremien.
Digitalisierungsberatung für VerwaltungenE-Akte einführen
Erst ein Amt, dann das ganze Haus. Ziele klären, mit einem Pilotamt starten und weitere Ämter in Etappen nachziehen.
E-Akte einführenAktenplan
Ihr Aktenplan wird das Rückgrat der E-Akte. Wir übernehmen ihn, überarbeiten ihn auf Wunsch und ordnen jedes Dokument ein.
Aktenplan in der E-AkteAnbindung von Fachverfahren
Ihre Fachverfahren bleiben, die E-Akte kommt dazu. Dokumente fließen über Schnittstellen und XÖV-Standards direkt in die richtige Akte.
Fachverfahren anbindenDigitaler Geschäftsgang
Vorgänge, Mitzeichnung, Schlusszeichnung und Verfügungen. Elektronisch und nachvollziehbar.
Digitaler Geschäftsgangn-komm Posteingang V2
Scans und E-Mails automatisch abholen, an die zuständige Stelle verteilen und den Stand jedes Eingangs sehen.
n-komm Posteingang V2 für ELOXRechnung für Verwaltungen
E-Rechnungen digital empfangen, sachlich und rechnerisch prüfen, anordnen und nachvollziehbar ablegen.
XRechnung in der VerwaltungDigitale Souveränität
Software, Umsetzung und Cloudbetrieb aus Deutschland. So bleibt Ihre E-Akte unter Ihrer Kontrolle, auch mit KI.
Digitale Souveränität in KommunenSitzungsdienst Meeting.mobile
Für kleine Gemeinden: Sitzungen vorbereiten, Unterlagen bereitstellen und Gremien digital informieren. Meeting.mobile ist webbasiert und läuft unabhängig von ELO.
ELO E-Akte (Classic)
Sie arbeiten mit der ELO E-Akte? Dann ist das Ihr nächster Schritt.
Die n-komm E-Akte für ELO ECM ist die technologische Weiterentwicklung der ELO E-Akte (Classic). Wenn Ihre Verwaltung die klassische ELO E-Akte nutzt, müssen Sie nicht neu anfangen. Ihre Akten und Ihr Aktenplan ziehen bei der Migration mit um.
Die n-komm E-Akte nutzt die Gen.2-Oberfläche und die Low-Code-Plattform von ELO und bietet rollenbasierte Arbeitsbereiche, KI-Unterstützung und mobile Nutzung. Und mit ELO ECM ab Version 25.0 stehen Sie auf einer Plattform, die ELO aktiv weiterentwickelt.
Wir begleiten Sie beim Umstieg. Wir prüfen Ihre bestehende Installation und Ihre Anpassungen, dann planen wir die Migration und starten mit einem Pilotamt. So läuft Ihre Verwaltung während des Umstiegs weiter.
Sie nutzen die ELO E-Akte (Classic)? Lassen Sie uns über Ihren Umstieg sprechen.
Die E-Akte fügt sich in Ihre IT ein
Ihre Verwaltung arbeitet mit vielen Programmen: Fachverfahren für Meldewesen, Bauantrag oder Finanzen. Dazu Outlook und Office für die tägliche Kommunikation. Die n-komm E-Akte ersetzt diese Programme nicht, sondern verbindet sie.
Ihre Beschäftigten arbeiten weiter in ihren gewohnten Anwendungen. Dokumente aus Fachverfahren, E-Mails aus Outlook und Entwürfe aus Word landen direkt in der richtigen Akte. Auch HCL Notes binden wir an, falls Ihre Verwaltung damit arbeitet. So bleibt die Arbeitsumgebung vertraut, und trotzdem liegt alles zentral in der E-Akte.
Für Aktenaustausch und Aussonderung nutzt die E-Akte xdomea aus der XÖV-Familie. Angebunden haben wir bereits mehr als 25 Fachverfahren. Darunter Finanzverfahren, Sitzungsdienste, Kfz-Zulassung, Ordnungsamt, Sozialamt, Personal und GIS.
Alle angebundenen Fachverfahren finden Sie auf der Seite Fachverfahren anbinden.
Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle
Verwaltungsdaten sind besonders schützenswert. Deshalb entscheiden Sie selbst, wo Ihre E-Akte läuft. Rollenbasierte Berechtigungen regeln genau, wer welche Akte sehen und bearbeiten darf, und die E-Akte protokolliert jeden Zugriff.
| Im eigenen Rechenzentrum | In der n-komm Cloud | |
|---|---|---|
| Wo die E-Akte läuft | Auf Ihren Servern oder im Rechenzentrum Ihres kommunalen IT-Dienstleisters | Im Rechenzentrum von n-komm in Karlsruhe oder gemeinsam mit unserem Partner Continum AG. Alle Rechenzentren stehen in Deutschland. |
| Ihre Daten | Verlassen Ihre Infrastruktur nicht | Bleiben in Deutschland. Karlsruhe ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, Continum seit über zehn Jahren nach ISO/IEC 27001 und PCI DSS. Das Testat nach BSI C5 ist zum Jahreswechsel 2026/2027 geplant. |
| Server und Updates | Einrichtung, Updates und Betreuung übernehmen wir | Keine eigenen Server nötig, um Betrieb und Updates kümmern wir uns |
| Kosten | Lizenzen und Wartung | Monatlicher Betrag ohne hohe Anfangsinvestition. Kleine Gemeinden starten mit Sonderkonditionen ab 25 € netto pro Anwender und Monat. |
Mehr zum Betrieb: Managed ELO ECM und Betrieb im deutschen Rechenzentrum.
Die Basis und der Betrieb
Die n-komm E-Akte für ELO ECM baut auf der ELO ECM Suite auf. Wir betreiben sie auf Wunsch für Sie und sichern sie ab.
12 Schritte zur erfolgreichen Einführung der E-Akte
- Ziele klären, Personalrat und Datenschutz früh einbinden
- Aktenplan prüfen, Betrieb und Schnittstellen festlegen
- Key-User schulen, mit einem Pilotamt starten und ausrollen
In vier Schritten zur digitalen Aktenführung
Wir begleiten Sie durch das gesamte Projekt: strukturiert, transparent und im Tempo Ihrer Verwaltung.
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Workshop
Wir klären mit Ihnen Ziele, Zuständigkeiten und Rahmenbedingungen und sehen uns Ihren Aktenplan und Ihre wichtigsten Abläufe an. Am Ende wissen Sie, wo Sie am besten starten.
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Planung
Projektplan mit Phasen, Pilotamt, Zeitrahmen und Kosten. Mit Blick auf Personalrat, Datenschutz und Ihre IT-Vorgaben. Abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand.
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Technologieauswahl
Betriebsmodell, Schnittstellen zu Fachverfahren und benötigte Module. Im eigenen Rechenzentrum oder in der n-komm Cloud.
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Umsetzung und Schulung
Einrichtung, Übernahme Ihres Aktenplans, Anbindung Ihrer Systeme und Schulung Ihrer Key-User. Wann Ihr Pilotamt produktiv arbeitet, hängt vom Umfang der Anpassungen ab.
Nach dem Start bleiben wir Ihr Ansprechpartner für Support, Updates und den Ausbau in weitere Ämter. Unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da.
Wir kennen Verwaltung. Und wir haben die E-Akte selbst entwickelt.
Die n-komm E-Akte für ELO ECM ist kein zugekauftes Produkt, wir haben sie selbst entwickelt. Deshalb kennen wir jede Funktion und können sie an Ihre Anforderungen anpassen. Bei Fragen sprechen Sie mit den Menschen, die die Lösung bauen.
Seit dem Jahr 2000 setzen wir E-Akte-Projekte um, anfangs noch auf Basis von Lotus Notes. Heute arbeiten über 50 Verwaltungen mit über 10.000 Anwenderinnen und Anwendern mit unserer E-Akte. Wir wissen, wie Geschäftsgang, Zeichnungsverfahren und Aktenplan in der Praxis funktionieren. Und wir wissen, dass ein E-Akte-Projekt nur gelingt, wenn es die Menschen in der Verwaltung mitnimmt.
Als Familienunternehmen in zweiter Generation denken wir langfristig. Wir betreuen Ihre E-Akte nicht nur bei der Einführung, sondern über Jahre. Und weil wir auch IT-Sicherheit und Infrastruktur betreuen, haben Sie für den gesamten Betrieb einen Ansprechpartner.
- 50+
- Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
- 10.000+
- Anwenderinnen und Anwender
- 2000
- E-Akte-Projekte seit dem Jahr
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
Aus der Praxis
Stadt Landau in der Pfalz: Schritt für Schritt zur digitalen Verwaltung
Die Stadt Landau in der Pfalz ersetzt ihre teils papiergebundene Schriftgutverwaltung schrittweise durch digitale Akten und klare Abläufe. Grundlage ist die ELO E-Akte auf Basis von ELO ECM. Ergänzt wird sie durch die n-komm E-Akte.Plus, etwa für die Schriftgutverwaltung. Beschäftigte finden Informationen schneller, bearbeiten Akten digital und arbeiten leichter über Ämtergrenzen hinweg zusammen. Die Aktenführung ist zentral und strukturiert, jeder Vorgang nachvollziehbar, und die E-Akte wird schrittweise auf weitere Bereiche ausgeweitet.
Häufige Fragen zur E-Akte
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was ist eine E-Akte?
Eine E-Akte, kurz für elektronische Akte, ersetzt die Papierakte in der Verwaltung. Alle Dokumente zu einem Vorgang liegen digital an einem Ort, geordnet nach dem Aktenplan. Dazu gehören Anträge, Bescheide, E-Mails und Notizen. Berechtigte Beschäftigte finden sie per Suche in Sekunden, auch von unterwegs. Jede Änderung und jeder Bearbeitungsschritt bleibt nachvollziehbar. Am Ende der Aufbewahrungsfrist wird die Akte geordnet ausgesondert. So arbeiten Ämter schneller und gemeinsam an denselben Vorgängen, ohne Akten hin und her zu tragen.
Was ist die n-komm E-Akte für ELO ECM?
Die n-komm E-Akte für ELO ECM ist eine Lösung für die digitale Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung. Sie unterstützt Städte, Gemeinden, Landratsämter und Behörden dabei, Akten, Vorgänge und Dokumente strukturiert und regelkonform zu verwalten. Sie basiert auf der ELO ECM Suite ab Version 25.0.
Für welche Verwaltungen eignet sich die E-Akte?
Für Städte und Gemeinden ab etwa 5.000 Einwohnern, für Landratsämter und Landkreise sowie für Behörden und öffentliche Einrichtungen. Durch die flexible Architektur passen wir die E-Akte an Größe und Struktur Ihrer Verwaltung an.
Was unterscheidet die n-komm E-Akte von der ELO E-Akte (Classic)?
Die n-komm E-Akte ist die technologische Weiterentwicklung der ELO E-Akte (Classic). Sie nutzt die Gen.2-Oberfläche und die ELO Low-Code-Plattform und bietet rollenbasierte Arbeitsbereiche, KI-Unterstützung und mobile Nutzung.
Welche Verwaltungsprozesse bildet die E-Akte ab?
Unter anderem den Geschäftsgang, dazu Zeichnungsverfahren, Verfügungen und Workflows. Prozesse digitalisieren Sie dort, wo es fachlich sinnvoll ist, ohne die Struktur des Aktenplans zu verlassen.
Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz?
Die KI klassifiziert Dokumente, liest relevante Inhalte aus und unterstützt die Ablage. Das reduziert manuelle Arbeit und Fehler. Die fachliche Entscheidung trifft immer die Sachbearbeitung.
Lässt sich die E-Akte in unsere Fachverfahren integrieren?
Ja. Ihre Beschäftigten arbeiten weiter in ihren gewohnten Anwendungen, etwa in Fachverfahren, Outlook, Office oder HCL Notes. Dokumente landen von dort direkt in der E-Akte. Welche Fachverfahren Sie nutzen, klären wir im Workshop.
Können wir die E-Akte in der Cloud betreiben?
Ja. Wir betreiben die E-Akte für Sie in der n-komm Cloud, in unserem Rechenzentrum in Karlsruhe oder bei unserem Partner Continum AG. Alternativ läuft sie in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder bei Ihrem kommunalen IT-Dienstleister. Über die n-komm Cloud vermeiden Sie hohe Anfangsinvestitionen in eigene Server.
Wie lange dauert die Einführung der E-Akte?
Die Standardinstallation steht in der Regel an einem Tag, und bis Ihr Pilotamt arbeitet, vergehen meist nur wenige Tage, je nach Umfang der Anpassungen. Die Einführung ist aber vor allem ein Organisationsprojekt, deshalb beginnen wir mit Ihren Zielen und Abläufen. Weitere Ämter folgen in Etappen, den genauen Zeitplan erhalten Sie nach dem Workshop. Mehr dazu auf der Seite E-Akte einführen.
Wie gewinnen wir Beschäftigte, die an der Papierakte hängen?
Wir beziehen Ihre Beschäftigten von Anfang an ein. Die E-Akte übernimmt Ihren Aktenplan und Ihre vertrauten Abläufe, die moderne Oberfläche ist einfach zu bedienen. Wer einmal einen Vorgang digital gezeichnet hat, will selten zurück.
Wie binden wir Personalrat und Datenschutz ein?
Binden Sie beide früh ein. Die E-Akte bietet ein klares Rechtekonzept und protokolliert jeden Zugriff, das schafft Transparenz. Wir unterstützen Sie mit Informationen für die Abstimmung.
Was kostet die n-komm E-Akte?
Die Kosten richten sich nach der Zahl der Anwenderinnen und Anwender, den Modulen, den Schnittstellen und dem Betriebsmodell. Sie müssen nicht mit einer großen Lösung starten, sondern beginnen mit einem überschaubaren Bereich und erweitern, wenn Budget und Erfahrung da sind. Kleine Gemeinden starten mit unseren Sonderkonditionen bereits ab 25 € netto pro Anwender und Monat. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Machen Sie den ersten Schritt zur digitalen Verwaltung
Jeder Tag mit Papierakten kostet Ihre Verwaltung Zeit, Platz und Nerven. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Ausgangslage. Sie schildern uns Ihre Ziele und Ihre größten Hürden. Wir zeigen Ihnen, wie die n-komm E-Akte in Ihrer Verwaltung arbeiten kann, wie ein Projekt abläuft und was es kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei. Sie arbeiten mit der ELO E-Akte (Classic)? Dann sprechen wir gezielt über Ihren Umstieg.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00