Fachverfahren an die E-Akte anbinden: Aus dem Fachverfahren direkt in die richtige E-Akte.
Ihre Ämter arbeiten weiter mit ihren Fachverfahren, und die n-komm E-Akte für ELO ECM verbindet sich mit ihnen. Bescheide und Schreiben landen automatisch in der richtigen Akte, zugeordnet über das Aktenzeichen. Mehr als 25 Fachverfahren haben wir bereits angebunden.
Angebunden sind unter anderem H&H proDoppik, OK.FIS, VIATO und PROSOZ. Ihr Verfahren fehlt? Wir prüfen die Anbindung.
Diese Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
Der Bescheid ist raus. Nur nicht in der Akte.
Das Bauamt verschickt einen Bescheid aus seinem Fachverfahren, in der E-Akte taucht er nie auf. Er liegt im Fachverfahren, auf einem Laufwerk oder ausgedruckt in der Papierakte. Wer den Vorgang vollständig sehen will, sucht in mehreren Systemen. Und braucht ein anderes Amt die Unterlagen, fehlen genau diese.
Dabei ist jedes Fachverfahren für seine Aufgabe gemacht: Baugenehmigung im Bauamt, Meldewesen im Bürgerbüro, Finanzen in der Kämmerei. Jedes erzeugt Dokumente wie Bescheide, Schreiben oder Protokolle. Die Lücke liegt zwischen Fachverfahren und Akte.
Das ist der häufigste Grund, warum E-Akte-Projekte ins Stocken geraten. Beschäftigte sollen Dokumente doppelt ablegen: einmal im Fachverfahren und einmal in der E-Akte. Wer macht das schon gern? Es kostet Zeit und schafft Akzeptanzprobleme. Am Ende ist keine der beiden Ablagen vollständig.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Ihre Beschäftigten legen dieselben Dokumente in zwei Systemen ab.
- Bescheide aus dem Fachverfahren fehlen in der E-Akte.
- Für einen vollständigen Vorgang suchen Sie in mehreren Programmen.
- Die Sorge vor fehlenden Schnittstellen bremst Ihr E-Akte-Projekt.
Eine E-Akte ist nur so gut wie ihre Anbindung an die Fachverfahren. An die n-komm E-Akte sind schon mehr als 25 angebunden.
So arbeiten E-Akte und Fachverfahren zusammen
Das Fachverfahren bleibt führend für die fachliche Bearbeitung, die E-Akte für die Aktenführung. Die Anbindung sorgt dafür, dass beide Systeme ihre Stärken ausspielen, ohne doppelte Arbeit.
Dokumente automatisch übergeben
Erzeugt Ihr Fachverfahren einen Bescheid oder ein Schreiben, übergibt es das Dokument an die E-Akte. Die E-Akte legt es in der passenden Akte ab, die Zuordnung erfolgt über das Aktenzeichen. Ihre Beschäftigten müssen nichts manuell ablegen.
Daten nur einmal pflegen
Stammdaten wie Antragsteller, Grundstück oder Vorgangsnummer erfasst Ihre Sachbearbeitung einmal im Fachverfahren. Die E-Akte übernimmt sie für die Verschlagwortung. So bleiben beide Systeme auf demselben Stand.
Akte aus dem Fachverfahren öffnen
Aus dem Fachverfahren heraus öffnen Ihre Beschäftigten die passende E-Akte mit einem Klick. Sie sehen alle Dokumente zum Vorgang, auch E-Mails, Stellungnahmen anderer Ämter oder eingescannte Post. Das klappt mit allen angebundenen Fachverfahren, über unsere Integration n-komm.invoke.
Geschäftsgang anstoßen
Muss ein Dokument aus dem Fachverfahren gezeichnet werden, startet die E-Akte den Geschäftsgang. Mitzeichnung und Schlusszeichnung laufen in der E-Akte, das Ergebnis steht danach wieder zur Verfügung.
Digitaler GeschäftsgangAkten austauschen und aussondern
Für den Austausch von Akten mit anderen Behörden und für die Aussonderung an das Archiv gibt es Standards der öffentlichen Verwaltung. Die n-komm E-Akte nutzt dafür den Standard xdomea.
Multi-Client-Konzept
Ihre Beschäftigten arbeiten dort, wo sie ohnehin arbeiten
Nicht jede Person in Ihrer Verwaltung soll ständig zwischen Programmen wechseln. Deshalb setzt die n-komm E-Akte auf ein Multi-Client-Konzept, und Ihre Beschäftigten greifen aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung auf die E-Akte zu.
- Aus dem Fachverfahren: Dokumente ablegen und Akten öffnen, ohne das Fachverfahren zu verlassen.
- Aus Microsoft Outlook: E-Mails mit einem Klick in der richtigen Akte ablegen.
- Aus Microsoft Office: Entwürfe in Word bearbeiten und direkt in der Akte speichern.
- Aus HCL Notes: für Verwaltungen, die noch mit Notes arbeiten.
- Im Browser und mobil: für alle, die Akten unterwegs oder im Homeoffice bearbeiten.
Das senkt die Hürde für Ihre Beschäftigten deutlich. Die E-Akte wird Teil des Arbeitsalltags, statt ein zusätzliches Programm zu sein.
- Bescheid entsteht Im FachverfahrenÜbergabe Automatisch an die E-Akte
- Zuordnung Über das AktenzeichenAkte vollständig Für alle Berechtigten sichtbar
- Einmalablegen
- Ämterarbeiten zusammen
- Rechtssicherdokumentiert
Diese Fachverfahren haben wir bereits angebunden
Ihr Fachverfahren steht nicht in der Liste? Sprechen Sie uns an. Die n-komm E-Akte basiert auf der ELO ECM Suite, die offene Schnittstellen und mit ELO Flows eine Low-Code-Technik für neue Anbindungen bietet. In vielen Fällen lässt sich ein Fachverfahren auch nachträglich anbinden, wir prüfen das gern für Sie.
Finanzwesen
CIP-KD Kommunales Finanzwesen, Finanz+, H&H proDoppik, OK.FIS, DATEV Kommunal
Kfz-Zulassung
VIATO Z
Soziales und Schule
LÄMMkom LISSA, Little Bird, OPEN/PROSOZ Sozialamt, VOIS|ADVIS
Sitzungsdienst und Ratsinformation
Somacos Session, SD.net (Sternberg), Meeting.mobile, more! rubin
Sicherheit und Ordnung
Advis, GEVE 4 (EDV Ermtraud), LaDIVA / KM Ausländerwesen, Beister Stranger, VIATO Kfz, WiNOWiG, avviso, vollkomm (Schiller)
Personalwirtschaft
Bewerberportal Interamt, FIDELIS Personalakte, DATEV LOGA
Bauen und GIS
PROSOZ ProBAUG, ArcGIS, MOSAIC
Fachverfahren, Geschäftsgang und Aktenplan greifen ineinander
Die Anbindung von Fachverfahren ist ein Baustein der n-komm E-Akte für ELO ECM. Gemeinsam mit Aktenplan, digitalem Geschäftsgang und Rechnungseingang entsteht eine durchgängig digitale Verwaltung.
Wir verbinden E-Akte und Fachverfahren
Die n-komm E-Akte für ELO ECM ist unsere eigene Entwicklung. Wir kennen die Schnittstellen bis ins Detail und können Anbindungen gezielt umsetzen. Dabei stimmen wir uns direkt mit Fachverfahrensherstellern und Ihrem IT-Dienstleister ab. So müssen Sie nicht zwischen den Beteiligten vermitteln.
Wir haben bereits mehr als 25 Fachverfahren an die E-Akte angebunden. Und wir bleiben auch nach dem Start Ihr Ansprechpartner, wenn sich Fachverfahren ändern. Als Familienunternehmen in zweiter Generation denken wir langfristig.
- 50+
- Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
- 10.000+
- Anwenderinnen und Anwender
- 2000
- E-Akte-Projekte seit dem Jahr
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
Aus der Praxis
Universitätsstadt Tübingen: Akte und Fachverfahren verbunden
Die Universitätsstadt Tübingen digitalisiert ihre Verwaltungsarbeit mit der ELO E-Akte und Erweiterungen der n-komm GmbH. Grundlage ist eine zentrale Aktenstruktur nach dem Boorberg-Aktenplan. Bestehende Fachverfahren sind angebunden, Personalakten werden digital geführt. Klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte sichern die Arbeit ab, weitere Bereiche folgen Schritt für Schritt.
Häufige Fragen zur Anbindung von Fachverfahren
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Welche Fachverfahren lassen sich an die n-komm E-Akte anbinden?
Zum Beispiel H&H proDoppik und OK.FIS, Somacos Session und SD.net, VIATO, PROSOZ und ArcGIS. Die ganze Liste steht oben. Darüber hinaus binden wir weitere Fachverfahren über offene Schnittstellen und Low-Code an. Bietet der Hersteller keine Schnittstelle, gibt es trotzdem Wege. Unser n-komm iServer übernimmt Exporte und Druckausgaben des Fachverfahrens, dazu kommen ELO Flows und die Standardschnittstelle CMIS. Im Erstgespräch prüfen wir Ihr Fachverfahren.
Müssen alle Fachverfahren gleich zu Beginn angebunden werden?
Nein. Sie starten mit den Fachverfahren, die die meisten Dokumente erzeugen oder für Ihr Pilotamt wichtig sind. Weitere folgen Schritt für Schritt.
Welche XÖV-Standards unterstützt die E-Akte?
Für den Austausch von Akten und die Aussonderung an das Archiv nutzt die n-komm E-Akte xdomea aus der XÖV-Familie.
Müssen meine Beschäftigten zwischen Fachverfahren und E-Akte wechseln?
Nein. Dank des Multi-Client-Konzepts arbeiten sie in ihrer gewohnten Umgebung. Das gilt für Fachverfahren, Outlook, Office und HCL Notes.
Was passiert bei einem Update des Fachverfahrens?
Darum kümmern wir uns. Wenn sich ein Fachverfahren oder die E-Akte ändert, prüfen wir die Anbindung und passen sie an. Das ist Teil der Softwarepflege. Unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da.
Funktioniert die Anbindung auch, wenn ein IT-Dienstleister das Fachverfahren betreibt?
Ja. Wir stimmen die Anbindung direkt mit Ihrem IT-Dienstleister ab. Die E-Akte kann auch dort betrieben werden.
Was kostet die Anbindung eines Fachverfahrens?
Das hängt vom Fachverfahren und seinen Schnittstellen ab. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie ein verbindliches Angebot. Abgerechnet wird als Pauschale oder nach Aufwand, wie Sie es wünschen.
Passt Ihr Fachverfahren zur E-Akte? Finden wir es heraus.
Die Anbindung der Fachverfahren entscheidet über den Erfolg Ihrer E-Akte. Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihre Fachverfahrenslandschaft an. Wir sagen Ihnen ehrlich, was heute schon möglich ist und was wir dafür tun müssen. Und Sie erfahren, mit welchem Aufwand Sie rechnen können. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00