Aktenplan für Kommunen: Ihr Aktenplan wird das Rückgrat Ihrer E-Akte.
In der n-komm E-Akte für ELO ECM hat jedes Dokument seinen festen Platz: im Aktenplan, in der Akte, in der Teilakte und im Register. Ihren bestehenden Aktenplan übernehmen wir, auf Wunsch überarbeiten wir ihn mit Ihnen. So finden Ihre Beschäftigten Akten in Sekunden, auch ämterübergreifend.
E-Akte-Projekte seit 2000. Über 50 Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte.
Diese Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
Der Vorgang ist da. Irgendwo.
Eine Bürgerin fragt nach dem Stand ihres Antrags, und die Sachbearbeiterin sucht. Ein Teil liegt in der Papierakte, ein Teil auf dem Netzlaufwerk im Ordner „Bauamt_neu_2019“. Die Stellungnahme des Ordnungsamts steckt in einem E-Mail-Postfach.
Das liegt selten an den Beschäftigten. Oft gibt es einen Aktenplan, aber jedes Amt legt ihn anders aus, und auf dem Laufwerk hat jede Person ihre eigene Ordnerlogik. Wer in den Ruhestand geht, nimmt das Wissen über die alte Ablage mit.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Dokumente zu einem Vorgang liegen an mehreren Orten.
- Jedes Amt legt den Aktenplan anders aus.
- Niemand weiß sicher, wann eine Akte ausgesondert werden darf.
- Neue Beschäftigte finden sich in der Ablage kaum zurecht.
Eine E-Akte löst das nur mit einer verbindlichen Ordnung, und diese Ordnung ist der Aktenplan.
So funktioniert der Aktenplan in der n-komm E-Akte
Die n-komm E-Akte ordnet jedes Dokument in einer festen Struktur und folgt den Regeln der Schriftgutverwaltung. Damit arbeitet sie wie eine echte Verwaltungsakte und nicht wie ein beliebiges Ablagesystem.
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Aktenplan
Der Aktenplan gliedert alle Aufgaben Ihrer Verwaltung und ist für alle Ämter gleich. Ihren bestehenden Aktenplan übernehmen wir bei der Einrichtung.
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Akte
Unter jeder Position des Aktenplans legen Sie Akten an. Eine Akte bündelt alle Unterlagen zu einem Sachverhalt. Kommt ein Antrag neu herein, legt die E-Akte eine neue Akte an oder ordnet ihn einer bestehenden zu.
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Teilakte und Register
Große Akten gliedern Sie in Teilakten und Register, in einer Bauakte zum Beispiel nach Plänen, Stellungnahmen und Bescheiden. So bleibt auch eine umfangreiche Akte übersichtlich.
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Ablage aus allen Quellen
Aus Fachverfahren erfolgt die Zuordnung über das Aktenzeichen. E-Mails legen Ihre Beschäftigten aus Outlook mit einem Klick ab, und bei eingescannter Post erkennt die KI den Dokumenttyp und schlägt die Ablage vor. Die Entscheidung trifft immer die Sachbearbeitung.
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Suche in Sekunden
Weil jedes Dokument einen festen Platz hat, finden Ihre Beschäftigten Akten in Sekunden, auch ämterübergreifend. Jede Person sieht dabei nur, was sie sehen darf.
Welcher Aktenplan passt zu Ihrer Kommune?
Kaum eine Verwaltung startet bei null. Die n-komm E-Akte unterstützt alle Aktenpläne, und wir setzen dort an, wo Sie heute stehen.
Sie haben einen gepflegten Aktenplan
Dann übernehmen wir ihn in die E-Akte. Ihre Beschäftigten arbeiten in der vertrauten Struktur weiter, das erleichtert den Umstieg von Papier und Laufwerk.
Sie nutzen einen Musteraktenplan
Ob Boorberg-Aktenplan oder ein anderes Muster, die E-Akte arbeitet mit jedem Aktenplan. Ihre Anpassungen am Muster übernehmen wir mit.
Ihr Aktenplan muss überarbeitet werden
Dann überarbeiten wir ihn mit Ihnen oder erstellen einen neuen, bevor er in die E-Akte kommt. So starten alle Ämter mit derselben, aktuellen Ordnung.
Vom Aktenplan bis zur Aussonderung nachvollziehbar
Der Aktenplan ordnet die Ablage. Er ist auch die Grundlage dafür, wie lange Akten aufbewahrt werden und wer sie sehen darf.
Nach Abschluss bleibt jeder Vorgang vollständig in der Akte, geordnet nach Aktenplan. Die Aufbewahrungsfristen hinterlegen Sie je Position im Aktenplan, und die E-Akte überwacht sie. Welche Fristen gelten, richtet sich nach den Vorschriften für Ihre Verwaltung.
Am Ende der Aufbewahrungsfrist wird die Akte geordnet ausgesondert. Für die Übergabe an das Archiv nutzt die E-Akte den Standard xdomea aus der XÖV-Familie.
Berechtigungen vergeben Sie nach Rollen, so sieht jede Person genau die Akten, die sie für ihre Arbeit braucht. Das gilt auch für sensible Akten wie Personalakten, und die E-Akte protokolliert jeden Zugriff.
- Aktenplan Für alle Ämter gleichAkte Ein Sachverhalt, eine Akte
- Teilakte und Register Ordnung bis ins DetailAussonderung Geordnet an das Archiv
Aktenplan, Geschäftsgang und Fachverfahren greifen ineinander
Der Aktenplan ist das Rückgrat der n-komm E-Akte für ELO ECM. Der Geschäftsgang arbeitet in seiner Struktur, und Dokumente aus Fachverfahren landen über das Aktenzeichen in der richtigen Akte.
Wir kennen Verwaltung. Und ihre Aktenpläne.
Seit dem Jahr 2000 setzen wir E-Akte-Projekte um. Heute arbeiten über 50 Verwaltungen mit über 10.000 Anwenderinnen und Anwendern mit unserer E-Akte. Wir wissen, wie Aktenplan, Geschäftsgang und Zeichnungsverfahren in der Praxis zusammenspielen.
Die n-komm E-Akte für ELO ECM haben wir selbst entwickelt, deshalb kennen wir jede Funktion und passen sie an Ihre Anforderungen an. Bei Fragen sprechen Sie mit den Menschen, die die Lösung bauen. Als Familienunternehmen in zweiter Generation begleiten wir Ihre E-Akte über Jahre.
- 50+
- Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
- 10.000+
- Anwenderinnen und Anwender
- 2000
- E-Akte-Projekte seit dem Jahr
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
Aus der Praxis
Universitätsstadt Tübingen: Akten nach dem Boorberg-Aktenplan
Tübingen digitalisiert seine Verwaltungsarbeit Schritt für Schritt auf Basis der ELO E-Akte und legt nach dem Boorberg-Aktenplan ab. Die n-komm E-Akte.Plus ergänzt Schriftgutverwaltung, Adressmanagement, Serienbriefe und Vorlagen, und über den n-komm iServer sind Fachverfahren angebunden. Eingeführt wird abteilungsweise nach einem zweistufigen Konzept.
Häufige Fragen zum Aktenplan in der E-Akte
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was ist ein Aktenplan?
Ein Aktenplan gliedert alle Aufgaben einer Verwaltung in einer festen Ordnung. Jede Akte erhält darin ihren Platz und ihr Aktenzeichen. So legen alle Ämter nach denselben Regeln ab, und Akten bleiben auffindbar.
Können wir unseren bestehenden Aktenplan behalten?
Ja. Die n-komm E-Akte unterstützt alle Aktenpläne, Ihren bestehenden übernehmen wir. Ihre Beschäftigten arbeiten in der vertrauten Struktur weiter.
Können wir den Aktenplan später ändern?
Ja, eine Änderung am Aktenplan ist problemlos möglich. Bestehende Akten verteilen wir per Skript in die neue Struktur um.
Was passiert mit Dokumenten vom Netzlaufwerk?
Altbestände vom Netzlaufwerk übernehmen wir automatisiert per Skript in Ihren Aktenplan.
Wir arbeiten mit der ELO E-Akte (Classic). Bleibt unser Aktenplan erhalten?
Ja. Die Struktur aus Aktenplan, Akte, Teilakte und Register übernehmen wir bei der Migration in die n-komm E-Akte, ebenso Ihren Aktenbestand.
Wie läuft die Einführung ab?
Im Workshop sehen wir uns Ihren Aktenplan und Ihre wichtigsten Abläufe an. Sie erhalten einen Projektplan mit Pilotamt, Zeitrahmen und Kosten. Dann richten wir die E-Akte ein, übernehmen Ihren Aktenplan und schulen Ihre Administratoren und Key-User. Das Pilotamt startet zuerst, weitere Ämter folgen in Etappen. Mehr dazu auf der Seite E-Akte einführen.
Was kostet die n-komm E-Akte?
Die Kosten richten sich nach der Zahl der Anwenderinnen und Anwender, den Modulen, den Schnittstellen und dem Betriebsmodell. Kleine Gemeinden starten in der n-komm Cloud mit Sonderkonditionen ab 25 € netto pro Anwender und Monat. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Wie gut passt Ihr Aktenplan zur E-Akte?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihren Aktenplan und Ihre heutige Ablage an. Sie erfahren, wie Ihre Struktur in der E-Akte aussieht und wo Sie am besten starten. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00