E-Akte einführen: Erst ein Amt, dann das ganze Haus.
Eine E-Akte einzuführen ist vor allem ein Organisationsprojekt. Deshalb beginnen wir mit Ihren Zielen und Abläufen, nicht mit der Technik. Sie starten in einem Pilotamt, weitere Ämter folgen in Etappen. Über 50 Verwaltungen mit mehr als 10.000 Anwenderinnen und Anwendern arbeiten bereits mit unserer E-Akte.
E-Akte-Projekte seit 2000. Die n-komm E-Akte für ELO ECM haben wir selbst entwickelt.
Diese Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
Der Beschluss ist da. Und jetzt?
Die Verwaltungsspitze hat entschieden, dass die E-Akte kommt. Das Projekt landet im Hauptamt, neben dem Tagesgeschäft, und schnell tauchen die ersten Fragen auf. Mit welchem Amt fangen wir an? Taugt unser Aktenplan noch? Was sagt der Personalrat, und wer schult die Beschäftigten?
Viele Verwaltungen schieben das Projekt deshalb vor sich her. Andere starten mit der Technik und merken spät, dass Aktenplan, Zuständigkeiten und Abläufe nicht geklärt sind. Dann stockt die Einführung, und die Beschäftigten verlieren das Vertrauen in die neue Akte.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Die E-Akte steht seit Jahren auf der Liste, aber niemand weiß, wo anfangen.
- Der Aktenplan ist veraltet oder wird in jedem Amt anders gelebt.
- Personalrat und Datenschutz kommen erst spät dazu.
- Beschäftigte befürchten mehr Arbeit statt weniger.
Eine gute Einführung beginnt mit Klarheit über Ziele und Reihenfolge. Die Software kommt danach.
So läuft die Einführung mit n-komm
Wir führen die n-komm E-Akte für ELO ECM in Etappen ein. So arbeitet Ihre Verwaltung während des Projekts weiter, und jedes Amt startet erst, wenn die Grundlagen stehen.
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Ziele und Ausgangslage klären
Im Workshop klären wir mit Ihnen Ziele, Zuständigkeiten und Rahmenbedingungen. Wir sehen uns Ihren Aktenplan und Ihre wichtigsten Abläufe an. Am Ende wissen Sie, welche Dokumente und Vorgänge zuerst digital werden und wo Sie am besten starten.
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Projekt planen
Sie erhalten einen Projektplan mit Phasen, Pilotamt, Zeitrahmen und Kosten. Darin berücksichtigen wir Personalrat, Datenschutz und Ihre IT-Vorgaben. Wie abgerechnet wird, stimmen wir mit Ihnen ab, zum Beispiel als Pauschale oder nach Aufwand.
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Betrieb und Schnittstellen festlegen
Sie entscheiden, wo die E-Akte läuft, ob in Ihrem Rechenzentrum, bei Ihrem kommunalen IT-Dienstleister oder in der n-komm Cloud. Wir legen fest, welche Fachverfahren angebunden werden und welche Module Sie brauchen.
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Einrichten und Aktenplan übernehmen
Die Standardinstallation steht in der Regel an einem Tag. Wir übernehmen Ihren Aktenplan, legen Rollen und Berechtigungen an und bilden Ihren Geschäftsgang ab. Je nachdem, wie stark Sie die E-Akte an Ihre Abläufe anpassen, ist das Pilotamt nach wenigen Tagen startklar.
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Key-User schulen und Pilotamt starten
Wir schulen Ihre Administratoren und Key-User. Sie geben ihr Wissen im Haus weiter und sind erste Ansprechpersonen für die Kolleginnen und Kollegen. Dann arbeitet das Pilotamt mit echten Vorgängen, und was dort auffällt, verbessern wir vor dem nächsten Amt.
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Weitere Ämter nachziehen
Nach dem Pilotamt folgen weitere Ämter in Etappen. Alle arbeiten auf derselben Plattform und nach demselben Aktenplan. Für Support, Updates und den Ausbau bleiben wir Ihr Ansprechpartner, montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr.
Vier Punkte, die über den Erfolg Ihrer Einführung entscheiden
Die meisten Hürden einer E-Akte-Einführung sind organisatorisch. Diese vier Punkte sollten Sie früh klären.
Messbare Ziele festlegen
Legen Sie fest, was die E-Akte bringen soll, zum Beispiel weniger Papier, schnelleren Zugriff auf Akten oder kürzere Wege im Geschäftsgang. Messbare Ziele helfen bei jeder späteren Entscheidung.
Das Pilotamt gemeinsam wählen
Mit welchem Amt Sie starten, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest. Ein Richtig oder Falsch gibt es dabei nicht, bei unseren Kunden starten ganz unterschiedliche Ämter.
Personalrat und Datenschutz früh einbinden
Binden Sie beide von Anfang an ein. Dafür erhalten Sie von uns konkrete Unterlagen, etwa eine Vorlage für eine Dienstvereinbarung, ein Rechte- und Rollenkonzept und Unterlagen zur Datenschutz-Folgenabschätzung.
Aktenplan prüfen
Der Aktenplan ist das Rückgrat der E-Akte. Prüfen Sie, ob er aktuell ist und in allen Ämtern gleich verstanden wird. Ihren bestehenden Aktenplan übernehmen wir, auf Wunsch überarbeiten wir ihn mit Ihnen.
Aktenplan in der E-Akte12 Schritte zur erfolgreichen Einführung der E-Akte
- Ziele klären, Personalrat und Datenschutz früh einbinden
- Aktenplan prüfen, Betrieb und Schnittstellen festlegen
- Key-User schulen, mit einem Pilotamt starten und ausrollen
Die Bausteine Ihrer E-Akte
Eine Einführung berührt mehrere Themen, vom Aktenplan über den Geschäftsgang bis zu den Fachverfahren und dem Betrieb. Hier finden Sie die Details.
Wir kennen Verwaltung. Und wir wissen, woran Einführungen hängen.
Seit dem Jahr 2000 setzen wir E-Akte-Projekte um, anfangs noch auf Basis von Lotus Notes. Heute arbeiten über 50 Verwaltungen mit über 10.000 Anwenderinnen und Anwendern mit unserer E-Akte. Wir wissen, dass ein E-Akte-Projekt nur gelingt, wenn es die Menschen in der Verwaltung mitnimmt.
Die n-komm E-Akte für ELO ECM haben wir selbst entwickelt, bei Fragen sprechen Sie also mit den Menschen, die die Lösung bauen. Als Familienunternehmen in zweiter Generation begleiten wir Ihre E-Akte über die Einführung hinaus. Und weil wir auch IT-Sicherheit und Infrastruktur betreuen, haben Sie für den Betrieb einen Ansprechpartner.
- 50+
- Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
- 10.000+
- Anwenderinnen und Anwender
- 2000
- E-Akte-Projekte seit dem Jahr
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
Aus der Praxis
Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich: E-Akte für rund 450 Arbeitsplätze
Die Kreisverwaltung wollte papierbasierte Abläufe durch digitale Prozesse ersetzen. Eingeführt wurden die ELO E-Akte und die n-komm E-Akte.Plus, angepasst an die Abläufe des Hauses. Vorhandene Papierdokumente wurden digitalisiert und übernommen, und in Schulungen testeten die Beschäftigten die Software praktisch. Heute greifen sie schneller auf Dokumente zu, und jeder Bearbeitungsschritt ist dokumentiert.
Häufige Fragen zur Einführung der E-Akte
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Wie lange dauert es, die E-Akte einzuführen?
Die Standardinstallation steht in der Regel an einem Tag. Bis Ihr Pilotamt arbeitet, vergehen meist nur wenige Tage, je nachdem, wie stark Sie die E-Akte an Ihre Abläufe anpassen. Weitere Ämter folgen in Etappen. Den genauen Zeitplan erhalten Sie nach dem Workshop.
Mit welchem Amt sollten wir anfangen?
Das legen wir gemeinsam mit Ihnen fest. Ein Richtig oder Falsch gibt es dabei nicht, bei unseren Kunden starten ganz unterschiedliche Ämter. Was im Pilotamt gut läuft, übernehmen die weiteren Ämter.
Was passiert mit unseren Papierakten?
Laufende Vorgänge und Papierpost scannen Sie ein und legen sie in der E-Akte ab. Ob Sie alte Bestände digitalisieren, entscheiden Sie je nach Bedarf, dafür arbeiten wir mit einem spezialisierten Partner zusammen. Papieroriginale dürfen Sie nach dem Scannen nur unter bestimmten Bedingungen vernichten, dazu gehören ein geregelter Scan- und Kontrollprozess und eine saubere Dokumentation. Bestimmte Dokumente müssen Sie weiter im Original aufbewahren.
Wie gewinnen wir Beschäftigte, die an der Papierakte hängen?
Indem Sie sie von Anfang an einbeziehen. Die E-Akte übernimmt Ihren Aktenplan und Ihre vertrauten Abläufe, und die Oberfläche ist einfach zu bedienen. Key-User aus den eigenen Reihen helfen bei Fragen im Alltag. Wer einmal einen Vorgang digital gezeichnet hat, will selten zurück.
Wir nutzen schon die ELO E-Akte (Classic). Müssen wir neu einführen?
Nein. Die n-komm E-Akte für ELO ECM ist die Weiterentwicklung der ELO E-Akte (Classic). Ihren Aktenplan und Ihren Aktenbestand übernehmen wir bei der Migration, und auch hier starten wir mit einem Pilotamt.
Was kostet die Einführung der E-Akte?
Die Kosten richten sich nach der Zahl der Anwenderinnen und Anwender, den Modulen, den Schnittstellen und dem Betriebsmodell. Sie starten mit einem überschaubaren Bereich und erweitern, wenn Budget und Erfahrung da sind. Kleine Gemeinden starten in der n-komm Cloud mit Sonderkonditionen ab 25 € netto pro Anwender und Monat. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot, die Abrechnung stimmen wir mit Ihnen ab.
Wo steht Ihre Verwaltung auf dem Weg zur E-Akte?
Ob Sie noch am Anfang stehen oder schon ein Pilotamt im Blick haben, im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihre Ausgangslage an. Sie erfahren, wie eine Einführung bei Ihnen ablaufen kann und mit welchem Aufwand Sie rechnen. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00