Digitalisierungsberatung für Verwaltungen: Erst das Zielbild, dann die Technik.
Eine E-Akte ist mehr als ein digitales Archiv. Sie verändert Organisation, Abläufe und Technik zugleich. Wir klären mit Ihnen, wo Ihre Verwaltung heute steht, wohin sie will und in welchen Schritten Sie dorthin kommen, unabhängig von einem bestimmten Produkt. Am Ende haben Sie eine Entscheidungsgrundlage, die Verwaltungsleitung und Gremien mittragen.
E-Akte-Projekte seit 2000. Über 50 Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte.
Diese Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
Ein Vorgang, viele Ablageorte
Ein Teil des Vorgangs liegt in der Papierakte, ein Teil im E-Mail-Postfach, der Rest auf dem Laufwerk oder im Fachverfahren. Dokumente werden ausgedruckt, gescannt und von Hand übertragen. Welchen Stand ein Vorgang hat und wer gerade zuständig ist, sieht man nicht auf einen Blick.
Gleichzeitig wachsen die Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung. Wer jetzt einfach ein System kauft, digitalisiert die alten Umwege mit.
Typisch für die Ausgangslage
- Jeder Fachbereich hat eigene Ablagestrukturen und Bezeichnungen.
- Medienbrüche zwischen Papier, Scan und Fachverfahren kosten Zeit.
- Status und Zuständigkeit eines Vorgangs sind nicht sofort erkennbar.
- Neue Arbeitsweisen brauchen Führung, Schulung und klare Kommunikation.
Deshalb klären wir zuerst Anforderungen und Zielbild. Erst danach geht es um die Umsetzung, Schritt für Schritt.
So gehen wir vor
Die Beratung läuft in fünf aufeinander aufbauenden Phasen. Ihre Fachbereiche, die Organisation, die IT und der Datenschutz sind von Anfang an dabei.
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Verstehen
Im Kick-off klären wir Ziele, Handlungsdruck und Erwartungen. Wir sichten Ihre Unterlagen, etwa Organigramm, Aktenplan und Systemlandschaft, und führen Interviews mit den Beteiligten.
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Analysieren
Wir nehmen Ihre heutigen Abläufe und Ihre Aktenführung auf. Dabei zeigen sich Medienbrüche, Doppelerfassungen und Abhängigkeiten zwischen Fachbereichen und Systemen.
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Konzipieren
Gemeinsam entwerfen wir die künftigen Abläufe, das Organisationsmodell und das fachlich-technische Zielbild, vom Aktenplan über Rollen und Berechtigungen bis zu den Schnittstellen.
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Validieren
In Fachworkshops prüfen wir das Zielbild mit Ihren Fachbereichen, bewerten Lösungsoptionen und legen fest, wie der Pilot aussehen soll.
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Roadmap
Zum Schluss erhalten Sie einen Umsetzungsplan mit Prioritäten, Pilotbereich, Ressourcen und Verantwortlichkeiten, aufbereitet als Entscheidungsvorlage.
Das Zielbild: ein Vorgang, eine verlässliche Akte
Am Ende soll jeder Vorgang vollständig in einer elektronischen Akte liegen, vom Eingang bis zur Aufbewahrung. Grundlage sind ein einheitlicher Aktenplan und klar festgelegte Metadaten.
Zugriffe regeln Sie über Rollen und Vertretungen, jede Bearbeitung wird revisionssicher protokolliert. E-Mail, Office, Scan und Ihre Fachverfahren sind angebunden, damit keine neuen Insellösungen entstehen.
- Eingang Post, Scan und E-MailZuordnung Aktenplan und Metadaten
- Bearbeitung Geschäftsgang und MitzeichnungAbschluss Ablage und Aufbewahrung
Was Sie am Ende in der Hand haben
Die Ergebnisse sind so aufbereitet, dass Verwaltungsleitung, Fachbereiche und Gremien damit arbeiten können.
Management Summary
Kernaussagen, Handlungsbedarf und Entscheidungsoptionen auf wenigen Seiten.
Ist-Aufnahme
Prozesslandkarte, Systemübersicht, Schwachstellen und Abhängigkeiten.
Fachliches Zielkonzept
Grundsätze für den Aktenplan, Metadaten, Rollen und Abläufe im Geschäftsgang.
Technisches Zielbild
Schnittstellen, Betriebsoptionen sowie Anforderungen an Sicherheit und Datenübernahme.
Roadmap
Prioritäten, Arbeitspakete, Aufwandstreiber, Risiken und die nächsten Entscheidungen.
Klare Verantwortlichkeiten
Wer steuert, wer leitet das Projekt und wer verantwortet künftig Aktenplan, Standards und Berechtigungen.
Vom Konzept zum Rollout: ein Beispiel
So kann der Weg vom ersten Gespräch bis zur laufenden E-Akte aussehen. Sie starten mit einem geeigneten Pilotbereich und erweitern erst, wenn die Standards stabil sind.
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Monat 1: Analyse
Bestandsaufnahme und Prioritäten.
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Monat 2: Zielkonzept
Abläufe, Aktenlogik und Anforderungen.
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Monat 3: Lösungsweg
Markterkundung oder Auswahlverfahren.
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Monat 4 bis 5: Pilot vorbereiten
Einrichtung, Test der Datenübernahme und Schulung.
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Ab Monat 6: Pilot und Rollout
Lernen, nachschärfen und schrittweise ausrollen.
Der Zeitplan ist ein Planungsbeispiel. Dauer und Reihenfolge hängen unter anderem vom Vergabeverfahren, den Schnittstellen, der Datenqualität und Ihren Ressourcen ab.
Recht, Datenschutz und Sicherheit von Anfang an
Eine E-Akte braucht ein abgestimmtes Regelwerk, nicht nur eine technische Einrichtung. Deshalb gehören diese Themen von Beginn an in die Beratung. Welche Anforderungen im Einzelnen gelten, prüfen wir anhand Ihres Landesrechts und Ihrer kommunalen Regelungen.
- Nachvollziehbarkeit: vollständige Akten, Bearbeitungshistorie und klare Abläufe.
- Datenschutz: Berechtigungskonzept, Zweckbindung und Regeln für Aufbewahrung und Löschung.
- Informationssicherheit: Schutzbedarf, Zugriffsschutz, Protokollierung und Notfallvorsorge.
- Aufbewahrung und Aussonderung: Fristen je Aktenplanposition und geregelte Übergabe an das Archiv.
- Nutzbarkeit: barrierefreie Oberflächen, verständliche Abläufe und praxisnahe Schulungen.
Vom Konzept zur laufenden E-Akte
Nach der Beratung geht es an die Umsetzung. Diese Seiten zeigen, wie die einzelnen Bausteine in der n-komm E-Akte für ELO ECM aussehen.
Beratung aus der Praxis, nicht vom Reißbrett
Seit dem Jahr 2000 setzen wir E-Akte-Projekte um. Heute arbeiten über 50 Verwaltungen mit über 10.000 Anwenderinnen und Anwendern mit unserer E-Akte. Wir wissen, wie Aktenplan, Geschäftsgang und Fachverfahren im Alltag einer Verwaltung zusammenspielen und woran Projekte scheitern.
Als Familienunternehmen in zweiter Generation denken wir langfristig. Wir beraten so, dass Ihr Zielbild auch in fünf Jahren noch trägt.
- 50+
- Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
- 10.000+
- Anwenderinnen und Anwender
- 2000
- E-Akte-Projekte seit dem Jahr
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
Häufige Fragen zur Digitalisierungsberatung
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Für wen ist die Beratung gedacht?
Für Städte, Gemeinden, Verbandsgemeinden und andere Verwaltungen, die eine E-Akte einführen oder ihre bestehende Aktenführung neu ordnen wollen. Die Beratung passt auch, wenn Sie noch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.
Müssen wir uns danach für die n-komm E-Akte entscheiden?
Nein. Die Beratung ist unabhängig und lösungsfrei. Sie erhalten ein Zielbild und eine Roadmap, mit denen Sie jede passende Lösung auswählen oder ausschreiben können.
Wen sollten wir in der Verwaltung einbinden?
Die Verwaltungsleitung, die Fachbereiche, die Organisation oder Registratur, die IT sowie Datenschutz und Informationssicherheit. Bewährt hat sich ein Lenkungskreis für Entscheidungen und eine Projektleitung für die Koordination.
Welche Unterlagen brauchen Sie von uns?
Hilfreich sind Organigramm, Aktenplan, eine Übersicht Ihrer Abläufe und Systeme sowie vorhandene Richtlinien, etwa zur Aufbewahrung oder zu Berechtigungen. Was fehlt, erarbeiten wir gemeinsam.
Woran erkennen wir später, ob die E-Akte wirkt?
Wir legen mit Ihnen Messgrößen fest und erheben den heutigen Stand, zum Beispiel die Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Entscheidung, den Suchaufwand, den Anteil der Vorgänge mit Papier oder Doppelerfassung und wie viele Vorgänge einen aktuellen Status haben. Die Zielwerte legen Sie mit Ihren Fachbereichen fest.
Wie geht es nach der Digitalisierungsberatung weiter?
Mit der Roadmap entscheiden Sie über die Umsetzung. Sie starten mit einem Pilotbereich und erweitern erst, wenn die Standards stabil sind. Wie die Einführung der n-komm E-Akte abläuft, lesen Sie auf der Seite E-Akte einführen.
Was kostet die Digitalisierungsberatung?
Die Kosten hängen von der Dauer ab und davon, ob wir remote oder bei Ihnen vor Ort arbeiten. Für kleine Gemeinden beginnt die Beratung bei 1.900 € netto. Im Erstgespräch klären wir Ziele und Rahmen, danach erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Wo steht Ihre Verwaltung auf dem Weg zur E-Akte?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ihre Ziele, den Handlungsdruck und die Rahmenbedingungen. Sie erfahren, welche Schritte für Ihre Verwaltung sinnvoll sind. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00