Digitales Rechnungsmanagement mit ELO: Das Skonto bleibt bei Ihnen.
Papier, PDF oder E-Rechnung: Jede Rechnung landet automatisch bei der richtigen Person. Ein Maschinenbauer gibt seine Rechnungen so heute 75 Prozent schneller frei. Sie archivieren revisionssicher und nach den Vorgaben der GoBD. Die Verfahrensdokumentation dafür erstellen wir gemeinsam mit Ihnen.
Über 200 ELO-Projekte seit 2000. Wir binden Ihr ERP-System oder DATEV an.
Unternehmen und Verwaltungen, die mit uns arbeiten
Die Rechnung ist unterwegs. Das Skonto läuft ab.
Eine Rechnung reist im papierbezogenen Geschäftsgang durchs Haus: vom Posteingang zum Einkauf und dann zur Fachabteilung, bei hohen Beträgen weiter zur Geschäftsführung. Die Kollegin ist im Urlaub, der Abteilungsleiter auf Dienstreise. Und die Buchhaltung wartet und fragt nach.
Mit E-Mail-Rechnungen wird es nicht automatisch besser. Oft druckt jemand das PDF aus, zeichnet es ab und scannt es wieder ein. Das spüren Sie in Ihren Zahlen: Skonto geht verloren, Mahngebühren kommen dazu. Und Ihre Buchhaltung verbringt ihre Zeit mit Suchen und Abtippen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Sie verlieren Skonto, weil Freigaben zu lange dauern.
- Ihre Buchhaltung tippt Rechnungsdaten von Hand ins ERP-System ab.
- Sie wissen nicht genau, welche Verbindlichkeiten bald fällig werden.
- E-Rechnungen im XML-Format können Sie nicht ohne Weiteres lesen.
Ihr Rechnungsweg hängt an Papier, Postfächern und Personen. ELO macht ihn davon unabhängig.
E-Rechnung
Die E-Rechnung ist da. Ist Ihre Buchhaltung bereit?
Für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) gilt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 gelten Übergangsregeln für die Ausstellung. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr mehr als 800.000 € betrug. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Der Anteil an E-Rechnungen in Ihrem Posteingang steigt also deutlich. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten eigene Regeln von Bund und Ländern.
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine XML-Datei im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ausdrucken und Abzeichnen funktioniert nicht mehr. ELO liest E-Rechnungen automatisch ein, zeigt sie lesbar an und übernimmt die Daten ohne Abtippen. Die Originaldatei archiviert das System gegen Änderungen geschützt. So wird die Pflicht zur Chance: Je mehr E-Rechnungen kommen, desto mehr Arbeit nimmt ELO Ihnen ab.
- Seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen könnenBis Ende 2026 Übergangsregeln für die Ausstellung
- Ab 1.1.2027 Ausstellen bei mehr als 800.000 € VorjahresumsatzAb 1.1.2028 Ausstellen für alle Unternehmen
So einfach läuft Ihr Rechnungseingang mit ELO
Grundlage ist ELO Invoice, die Lösung von ELO für den Rechnungseingang. Für das automatische Erkennen und Auslesen sorgt die KI-Komponente ELO DocXtractor. Jede Rechnung durchläuft denselben klaren Weg, egal ob sie per Post, per E-Mail oder als E-Rechnung ankommt. Sie legen die Regeln einmal fest, danach arbeitet das System für Sie.
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ELO erkennt die Rechnung
Papierrechnungen scannen Sie ein, PDF- und E-Rechnungen holt ELO direkt aus Ihrem Postfach. Die KI liest Lieferant, Beträge und Bestellbezug aus. Fehlen Pflichtangaben nach § 14 UStG, zeigt ELO es Ihnen direkt an.
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Abgleich mit Ihrem ERP-System
ELO prüft, ob der Betrag zur Bestellung passt und die Bankverbindung stimmt. Abweichungen markiert es für Sie. Ihre Buchhaltung kümmert sich nur noch um die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
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Freigabe durch die richtige Person
Die Rechnung wandert digital zur bestellenden Fachabteilung. Dort gibt sie jemand per Klick frei: im Browser, in Outlook oder in Teams. Ab einer Betragsgrenze entscheidet zusätzlich die Geschäftsführung, bei Abwesenheit greift die Vertretung. Bleibt eine Rechnung liegen, eskaliert ELO automatisch.
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Buchung und Zahlung
Die Kontierung ist meist schon vorbereitet. ELO übergibt die Buchungsdaten an Ihr ERP-System oder an DATEV und erzeugt auf Wunsch den Zahlungsvorschlag.
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Archiv und Cockpit
Jede Rechnung landet gegen Änderungen geschützt im Archiv, mit Protokoll aller Schritte. Im Cockpit sehen Sie, was auf Freigabe wartet und was nächste Woche fällig wird.
Was sich für Ihre Buchhaltung ändert
Sie sichern sich Skonto
Wenn Freigaben Stunden statt Tage dauern, nutzen Sie Skontofristen konsequent. Bei hohem Rechnungsvolumen finanziert allein das Skonto oft einen großen Teil der Lösung.
Ihr Team tippt nicht mehr ab
ELO liest die Rechnungsdaten automatisch aus. Ihre Buchhaltung prüft nur noch, statt zu erfassen. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler.
Sie wissen immer, wo eine Rechnung steht
Sie sehen den Status jeder Rechnung und wer sie gerade bearbeitet. Freigaben funktionieren auch auf Dienstreise und im Homeoffice. Am Monatsende bleibt kaum etwas offen.
Sie bestehen die Betriebsprüfung entspannt
ELO vergibt Rechte passend zum Prozessschritt und protokolliert jeden Schritt. Das sichert Ihr Vier-Augen-Prinzip. Jede Rechnung ist mit Freigabe, Bestellung und Buchung verknüpft.
12 Schritte zum automatisierten Rechnungseingang
- E-Rechnungen und Papierrechnungen automatisch erfassen
- Daten auslesen und Freigaben automatisieren
- Anbindung an ERP-System oder DATEV
Heute Rechnungen. Morgen Verträge und mehr.
Für viele Unternehmen ist das Rechnungsmanagement der erste Schritt mit ELO. Alle weiteren Lösungen laufen auf derselben Plattform, Ihr Team kennt die Oberfläche dann bereits.
Ihr Partner für digitale Rechnungen
Wir digitalisieren seit 2000 Geschäftsprozesse im Mittelstand, und der Rechnungseingang ist dabei oft der erste Schritt. Wir kennen die typischen Fragen von Buchhaltung, Fachabteilungen und Steuerberatung. Und wir wissen, wie man Freigaberegeln so abbildet, dass sie im Alltag funktionieren.
Bei uns bekommen Sie Einführung, Schnittstellen und Betreuung aus einer Hand. Wir binden Ihr ERP-System oder DATEV an und kümmern uns auf Wunsch auch um Server und Sicherheit. Als Familienunternehmen in zweiter Generation denken wir langfristig und bleiben Ihr Ansprechpartner, auch Jahre nach dem Start.
- 25+
- Jahre Digitalisierung im Mittelstand (seit 2000)
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
- 200+
- Projekte mit ELO umgesetzt
- 80+
- Kunden arbeiten mit ELO und n-komm
Aus der Praxis
75 Prozent schnellere Freigaben im Maschinenbau
Ein mittelständischer Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitenden verarbeitet rund 18.000 Eingangsrechnungen im Jahr. Früher verteilte das Team sie per E-Mail und prüfte von Hand. Heute erfasst ELO die Rechnungen automatisch, liest die Daten aus und leitet sie zur Freigabe weiter. Die Freigabezeiten sind um 75 Prozent kürzer. Eine Rechnung braucht 4 statt 12 Minuten Bearbeitung, das spart rund 200 Stunden Aufwand im Monat. Und die Skontofristen hält das Unternehmen zuverlässig ein.
Quelle: Projekt eines n-komm-Kunden
Häufige Fragen zum digitalen Rechnungsmanagement
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was ist digitales Rechnungsmanagement?
Sie verarbeiten Eingangsrechnungen vollständig elektronisch. ELO erfasst und liest sie aus, Ihr Team prüft, gibt frei und bucht. Danach archiviert ELO den Beleg, ohne Papier und ohne Medienbruch.
Verarbeitet ELO XRechnung und ZUGFeRD?
Ja. ELO liest beide Formate automatisch ein, zeigt sie lesbar an und archiviert die Originaldatei gegen Änderungen geschützt.
Erkennt ELO auch unterschiedlich aufgebaute Rechnungen?
Ja. Jeder Lieferant gestaltet Rechnungen anders. ELO nutzt deshalb künstliche Intelligenz, die die Daten auch bei unterschiedlichem Aufbau erkennt. E-Rechnungen sind ohnehin standardisiert.
Ist digitales Rechnungsmanagement mit ELO GoBD-konform?
ELO bringt wichtige technische Funktionen für eine Ablage nach den Vorgaben der GoBD mit, etwa Rechte und Protokollierung. Zusätzlich brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation, die Ihren Rechnungsprozess beschreibt. Wir erstellen sie gemeinsam mit Ihnen.
Funktioniert das Rechnungsmanagement mit DATEV?
Ja. Mit ELO for DATEV gehen Buchungssätze direkt an DATEV, und der Austausch läuft in beide Richtungen.
Kann ELO komplizierte Freigaberegeln abbilden?
Ja. Betragsgrenzen, Kostenstellen und Vertretungen bildet ELO ebenso ab wie Sonderfälle. Im Workshop klären wir Ihre Regeln, oft werden sie dabei sogar einfacher.
Können wir mehrere Gesellschaften abbilden?
Ja. ELO ordnet Rechnungen dem richtigen Mandanten zu, und Freigaberegeln legen Sie pro Gesellschaft fest.
Wie läuft die Einführung ab und wie lange dauert sie?
Das Rechnungsmanagement ist ein überschaubarer Einstieg in ELO. Im Workshop finden wir Ihr größtes Einsparpotenzial, danach erhalten Sie Freigaberegeln, Schnittstellen, Zeitrahmen und Kosten schriftlich, abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand. ELO läuft bei Ihnen oder in der n-komm Cloud, die Standardinstallation steht meist an einem Tag. Wir binden ERP oder DATEV an und schulen Ihre Administratoren und Key-User. Die Dauer der Anpassungen hängt vom Umfang ab, die Entlastung spürt Ihr Team ab dem ersten Monat.
Was kostet digitales Rechnungsmanagement mit ELO?
Das hängt von Anwenderzahl, Rechnungsvolumen, Schnittstellen und Betriebsmodell ab. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Wie viel Zeit und Skonto verliert Ihre Buchhaltung heute?
Jede Rechnung auf einem Schreibtisch kostet Sie Geld, und mit jeder neuen E-Rechnung wächst der Druck. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihren Rechnungseingang. Wir zeigen Ihnen, wie ELO ihn verkürzt und was das kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00