Prozessautomatisierung mit ELO: Der Antrag läuft, nicht Ihr Team.
Freigaben, Anträge und Prüfungen wandern automatisch zur richtigen Person. Wiederkehrende Aufgaben erledigt ELO im Hintergrund. Neue Abläufe bauen Sie per Low-Code, ohne lange auf die Programmierung zu warten. Ein Energieversorger bearbeitet Beschaffungsanträge so in 4 statt 12 Tagen.
Von der ersten Prozessanalyse bis zum laufenden Workflow begleitet Sie dasselbe Team.
Unternehmen und Verwaltungen, die mit uns arbeiten
Drei Unterschriften. Und einer ist krank.
Ein Investitionsantrag braucht drei Unterschriften. Die zweite fehlt, weil der Kollege krank ist. Eine Reisekostenabrechnung wandert als Papierformular durchs Haus. Eine Reklamation landet im falschen Postfach und bleibt liegen. Kennen Sie das? In fast jedem Unternehmen gibt es Dutzende solcher Abläufe, und jede Woche kosten sie wieder Zeit.
Schuld sind nicht die Menschen, sondern Abläufe, die nirgendwo festgelegt sind. Sie leben in E-Mails, Excel-Listen und den Köpfen einzelner Kollegen. Wo der Vorgang gerade steht, weiß niemand genau. Und wer einen Ablauf ändern will, wartet oft monatelang auf die IT.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Freigaben laufen per E-Mail oder im papierbezogenen Geschäftsgang und dauern Tage.
- Sie wissen nicht, wo ein Antrag gerade hängt.
- Ihr Team überträgt dieselben Daten von Hand zwischen Programmen.
- Kleine Änderungen an Abläufen brauchen ein eigenes IT-Projekt.
Was sich jede Woche wiederholt, kann ELO übernehmen, und die Werkzeuge dafür sind schon drin.
So automatisieren Sie Ihre Abläufe mit ELO
Die ELO ECM Suite bringt zwei Werkzeuge für Ihre Prozesse mit. ELO Workflow bildet Abläufe mit Freigaben, Fristen und Zuständigkeiten ab. ELO Flows automatisiert Aufgaben im Hintergrund und verbindet Ihre Systeme. Beide arbeiten Hand in Hand mit Ihren Dokumenten.
-
Abläufe digital abbilden mit ELO Workflow
Sie legen fest, welchen Weg ein Vorgang nimmt: wer prüft, wer freigibt und ab welchem Betrag die Geschäftsführung entscheidet. ELO leitet Dokumente und Aufgaben danach automatisch weiter. Ist jemand abwesend, greift die Vertretung. Reagiert niemand rechtzeitig, eskaliert der Workflow an Vorgesetzte. Das Vier-Augen-Prinzip ist fest eingebaut.
-
Routineaufgaben automatisieren mit ELO Flows
ELO Flows erledigt wiederkehrende Arbeit im Hintergrund. Ein Beispiel: Eine Rechnung kommt in ELO an. Anhand ihrer Daten ordnet das System sie automatisch dem passenden Vertrag zu und startet gleichzeitig den Freigabe-Workflow. Niemand muss dafür einen Finger rühren.
-
Anwender per Klick durch Prozesse führen
Mit Eingabeformularen und Upload-Funktionen führen Sie Ihr Team sicher durch Abläufe. Bei der Reisekostenabrechnung etwa füllt jemand ein Formular aus und lädt die Belege hoch. Den Rest erledigt ELO. Auch Self-Service für Beschäftigte ist möglich, etwa für Anträge oder Stammdatenänderungen.
-
Ihre Systeme verbinden
ELO tauscht Daten mit Ihren anderen Programmen aus, darunter ERP-Systeme, Mailserver und Dateiablagen. Auch Ihre eigenen Anwendungen binden Sie an. So zeigt ELO zum Beispiel Lieferantendaten aus dem ERP-System direkt in einer Auswahlliste an, und Ihr Team tippt sie nicht mehr ab.
-
Alles im Blick behalten
In Ihrer persönlichen Übersicht sehen Sie alle laufenden Workflows. Eskalierte Vorgänge sind markiert, wenn ein Schritt zu lange dauert. Mit einem Klick öffnen Sie den Vorgang und erledigen Ihre Aufgabe. Dashboards zeigen Ihnen, wo sich Vorgänge stauen.
Low-Code
Neue Abläufe bauen, ohne auf die Programmierung zu warten
Low-Code heißt: Sie gestalten Abläufe über eine grafische Oberfläche statt mit Programmcode. Das verändert, wer Prozesse digitalisieren kann.
Technisch interessierte Beschäftigte in den Fachabteilungen erstellen und ändern einfache Abläufe selbst. Sie kennen ihre Prozesse am besten und müssen sie nicht erst einem Entwickler erklären. Das entlastet Ihre IT-Profis: Sie arbeiten schneller und konzentrieren sich auf komplexe Aufgaben.
Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Ideen lassen sich schnell ausprobieren. Ein erster Prototyp steht in kurzer Zeit. Bewährt er sich, bauen Sie ihn aus. Wenn nicht, haben Sie wenig investiert.
- Idee skizzieren Aus der FachabteilungAblauf grafisch bauen Ohne Programmcode
- Prototyp testen In kurzer ZeitAusbauen Wenn er sich bewährt
- Fachabteilungengestalten selbst
- IT-Profiswerden entlastet
- Ideenmit wenig Einsatz testen
Diese Abläufe digitalisieren Unternehmen mit ELO
Fast jeder wiederkehrende Ablauf mit Dokumenten lässt sich in ELO abbilden. Für viele Bereiche gibt es im ELO Marketplace fertige Erweiterungen, zum Beispiel für Fuhrpark oder Baustelle. Diese passen Sie per Low-Code an Ihre Bedürfnisse an.
Rechnungsfreigabe
Prüfung, Freigabe nach Betragsgrenzen, Übergabe an die Buchhaltung.
Digitales RechnungsmanagementReklamations- und Qualitätsmanagement
Reklamationsakte, Aufgaben für Qualität, Produktion und Einkauf, 8D-Reports.
ELO verbindet Ihre Systeme zu einem durchgängigen Ablauf
Prozesse enden selten an der Grenze eines Programms. Eine Bestellung beginnt im ERP-System, die Rechnung kommt per E-Mail und die Freigabe läuft in ELO. Damit das reibungslos klappt, tauscht ELO automatisch Daten mit Ihren anderen Systemen aus.
ELO arbeitet mit Lösungen von Microsoft, SAP, Salesforce und weiteren Anbietern zusammen. Freigaben mit Unterschrift signieren Sie digital, etwa mit ELO for DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder Skribble. Das unterschriebene Dokument fließt danach direkt in den Ablauf zurück.
Workflows, die mit Ihren Dokumenten arbeiten
ELO Workflow und ELO Flows sind Teil der ELO ECM Suite. Sie greifen auf dasselbe Archiv, dieselben Rechte und dieselbe Oberfläche zu wie alle ELO-Lösungen. Mit KI werden Ihre Abläufe noch intelligenter, etwa wenn ELO Dokumente selbst erkennt und weiterleitet.
Ihr Partner für digitale Abläufe
Seit 2000 digitalisieren wir Geschäftsprozesse im Mittelstand. Wir verstehen Ihre Abläufe zuerst, dann automatisieren wir sie. Mit Standardlösungen, wo sie passen, und mit Low-Code, wo Sie Besonderes brauchen. Als Familienunternehmen in zweiter Generation bleiben wir Ihr Ansprechpartner für den nächsten Prozess.
- 25+
- Jahre Digitalisierung im Mittelstand (seit 2000)
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
- 200+
- Projekte mit ELO umgesetzt
- 80+
- Kunden arbeiten mit ELO und n-komm
Aus der Praxis
Beschaffungsanträge in 4 statt 12 Tagen
Ein regionaler Energieversorger mit 420 Mitarbeitenden bearbeitet rund 2.400 Beschaffungsanträge im Jahr. Früher liefen Freigaben über E-Mail, Excel und Papier. Heute führen digitale Workflows in ELO jeden Antrag zur richtigen Person. Die Durchlaufzeit ist um 67 % kürzer, und jede Freigabe ist transparent.
Quelle: Projekt eines n-komm-Kunden
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Abläufe digital abzubilden und manuelle Schritte durch Software zu ersetzen. Dokumente und Aufgaben wandern automatisch zur richtigen Person, Routinearbeit erledigt das System im Hintergrund.
Was ist der Unterschied zwischen ELO Workflow und ELO Flows?
ELO Workflow steuert Abläufe mit Menschen: Prüfungen, Freigaben, Fristen und Vertretungen. ELO Flows automatisiert Aufgaben im Hintergrund und verbindet ELO mit anderen Systemen. In der Praxis arbeiten beide zusammen.
Was bedeutet Low-Code?
Low-Code heißt, dass Sie Abläufe über eine grafische Oberfläche gestalten, statt sie zu programmieren. Fachabteilungen können so einfache Abläufe selbst erstellen und ändern.
Lassen sich auch sehr individuelle Prozesse abbilden?
Genau dafür ist ELO gemacht. Sie bilden Ihre eigenen Regeln ab, nicht die eines Standardprodukts. Mit Low-Code passen Sie Abläufe genau an Ihre Arbeitsweise an.
Brauche ich Programmierkenntnisse?
Für viele Abläufe nicht. Die Grundlagen richten wir mit Ihnen ein und schulen Ihre Key-User. Kleinere Änderungen nehmen Ihre Fachabteilungen danach selbst vor. Bei komplexen Anpassungen und Anbindungen unterstützt Sie unsere eigene Softwareentwicklung.
Welche Prozesse eignen sich für die Automatisierung?
Vor allem Abläufe, die sich oft wiederholen, mehrere Beteiligte haben und mit Dokumenten arbeiten. Typisch sind Freigaben, Anträge und Prüfungen. Wo Sie anfangen, klären wir im Workshop. Wir suchen gemeinsam die Prozesse, die häufig vorkommen und viel Zeit kosten, und starten dort.
Wie läuft die Einführung ab?
Am Anfang steht ein Workshop, in dem wir Ihre Abläufe analysieren. Danach erhalten Sie Prozessmodelle und Schnittstellen mit Zeitrahmen und Kosten, abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand. Wir legen fest, welche Abläufe mit Standardlösungen und welche per Low-Code entstehen, ELO läuft bei Ihnen oder in der n-komm Cloud. Die Standardinstallation steht meist an einem Tag, dann bauen wir die Workflows und binden Ihre Systeme an. Weitere Prozesse digitalisieren wir mit Ihnen Schritt für Schritt, unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr da.
Was kostet Prozessautomatisierung mit ELO?
Das hängt von Zahl und Umfang der Prozesse, den Schnittstellen und dem Betriebsmodell ab. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Welcher Ablauf kostet Ihr Team heute die meiste Zeit?
Jeder Ablauf, der per E-Mail oder als papierbezogener Geschäftsgang läuft, bremst Ihr Unternehmen. Im kostenlosen Erstgespräch suchen wir gemeinsam die Prozesse, bei denen sich Automatisierung am meisten lohnt. Wir zeigen Ihnen, wie ein Workflow in ELO aussieht. Und Sie erfahren, was der Einstieg kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00