E-Mail-Management mit ELO: Revisionssichere E-Mail-Archivierung statt Outlook-Ordner
Geschäftliche E-Mails landen automatisch im Archiv, direkt beim passenden Kunden oder Vorgang. Revisionssicher archiviert und nach den Vorgaben der GoBD, mit einer Verfahrensdokumentation, die wir gemeinsam mit Ihnen erstellen. Ein Großhändler hat so heute 65 Prozent weniger Daten auf dem Mailserver.
Über 200 ELO-Projekte seit 2000. Auf Wunsch betreuen wir Archiv, Mailserver und Microsoft 365 aus einer Hand.
Unternehmen und Verwaltungen, die mit uns arbeiten
Der Kollege ist krank. Seine E-Mails sind es auch.
Ein Kunde ruft an und bezieht sich auf eine Absprache per E-Mail. Die steckt im Postfach des Kollegen, der heute krank ist, und niemand kommt heran. Und verlässt er das Unternehmen, geht sein Wissen oft mit.
Ein großer Teil Ihrer Geschäftskommunikation läuft per E-Mail: Angebote, Auftragsbestätigungen, Absprachen mit Kunden. Jeden Tag kommen neue hinzu. Jeder sortiert sein Postfach anders, manche gar nicht. Wichtige Nachrichten gehen unter oder landen versehentlich im Papierkorb.
Dazu kommt das Recht: Viele geschäftliche E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, zum Beispiel Handelsbriefe und Buchungsbelege. Die GoBD verlangen, dass Sie diese E-Mails vollständig und unverändert im Originalformat aufbewahren. Schafft das ein Outlook-Ordner? Nein. Und die Verantwortung dafür liegt bei der Geschäftsleitung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Bei Abwesenheit eines Kollegen sucht das Team seine Korrespondenz.
- Ihre Postfächer wachsen und Ihr Mailserver wird immer langsamer.
- Sie wissen nicht sicher, ob alle steuerrelevanten E-Mails aufbewahrt sind.
- Zu einem Kunden liegen Verträge im Archiv, aber die E-Mails in fünf Postfächern.
E-Mails sind Geschäftsunterlagen. ELO behandelt sie auch so.
So archivieren Sie E-Mails mit ELO
ELO begleitet Ihre E-Mails von der Ankunft bis zur Löschung. Archivieren, zuordnen, finden und fristgerecht entfernen: alles in einem System. Dabei arbeitet Ihr Team weiter in Outlook.
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Direkt aus Outlook ablegen
Eine wichtige E-Mail ziehen Sie einfach in die passende Akte in ELO oder markieren sie mit einem Klick als „steuerrelevant“. ELO speichert die E-Mail mit allen Anhängen im Originalformat. Auf Wunsch wandelt das System sie zusätzlich in PDF/A um.
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Automatisch nach festen Regeln archivieren
Sie wollen sich nicht auf jeden Einzelnen verlassen? Dann archiviert ELO E-Mails automatisch auf dem Server. Sie legen die Regeln fest, zum Beispiel für bestimmte Postfächer oder Absender. Wir empfehlen eine zeitverzögerte Archivierung, etwa nach vier Wochen. So hat Ihr Team Zeit, private Nachrichten und Werbung auszusortieren.
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Dem richtigen Vorgang zuordnen
ELO legt E-Mails beim passenden Kunden, Lieferanten oder Projekt ab. Die Korrespondenz liegt dann neben Vertrag, Rechnung und Angebot. Wer den Vorgang öffnet, sieht die ganze Geschichte.
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Automatisch weiterverarbeiten
Eine E-Mail enthält eine Bestellung, eine Rechnung oder eine Adressänderung? ELO erkennt das und leitet sie in den passenden Ablauf weiter, bei Bedarf auch direkt an Ihr ERP- oder CRM-System.
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Fristgerecht löschen
Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, löscht ELO die E-Mail automatisch. Kann eine E-Mail noch nicht gelöscht werden, sperrt das System sie. So erfüllen Sie die Anforderungen der DSGVO.
Was sich für Ihr Unternehmen ändert
Sie erfüllen GoBD und DSGVO
ELO archiviert E-Mails vollständig, im Original und gegen Änderungen geschützt. Aufbewahrungs- und Löschfristen setzt das System automatisch um. Dem Prüfer zeigen Sie nur die steuerrelevanten E-Mails.
Wissen bleibt, Vertretung funktioniert
Korrespondenz liegt im Vorgang statt in persönlichen Postfächern. Bei Abwesenheit erhält die Vertretung zeitlich begrenzt Zugriff auf die relevanten E-Mails, ohne das ganze private Postfach.
Ihr Team findet jede E-Mail in Sekunden
Ein Suchbegriff genügt. ELO durchsucht E-Mails, Anhänge und alle anderen Dokumente gleichzeitig, auch Jahre zurück.
Ihr Mailserver wird entlastet
Archivierte E-Mails müssen nicht mehr im Postfach liegen. Mit passender Speicherstrategie senken Sie Speicherbedarf und Backup-Aufwand. Doppelte Anhänge speichert ELO nur einmal.
E-Mails dort, wo sie hingehören
Das E-Mail-Management läuft auf derselben Plattform wie alle ELO-Lösungen. Die Korrespondenz liegt neben dem Vertrag, der Rechnung oder der Personalakte, zu der sie gehört.
Archiv, Mailserver und Sicherheit aus einer Hand
E-Mail-Archivierung berührt Ihre gesamte IT: Mailserver, Microsoft 365, Speicher und Sicherheit. Wir betreuen nicht nur ELO, sondern auch Ihre Infrastruktur und Ihre IT-Sicherheit, und Sie haben einen Ansprechpartner für alles.
- 25+
- Jahre Digitalisierung im Mittelstand (seit 2000)
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
- 200+
- Projekte mit ELO umgesetzt
- 80+
- Kunden arbeiten mit ELO und n-komm
E-Mail-Management: optimierte Prozesse und Ordnung im Postfach
- Rechtliche Vorgaben und Pflichtangaben für E-Mails
- Archivierungsstrategie und Anbindung an das ECM-System
- Worauf Sie bei der Software achten sollten
Aus der Praxis
65 Prozent weniger Last auf dem Mailserver
Ein Großhandelsunternehmen mit 280 Mitarbeitenden erhält täglich mehrere Tausend geschäftliche E-Mails. Die Postfächer waren über Jahre gewachsen, die Suche nach alten Nachrichten dauerte lange. Heute archiviert ELO die E-Mails zentral. 2,5 Millionen E-Mails liegen im Archiv, auf dem produktiven Mailserver liegen 65 Prozent weniger Daten. Und die Recherche geht deutlich schneller.
Quelle: Projekt eines n-komm-Kunden
Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Welche E-Mails muss ich archivieren?
Alle E-Mails, die Handelsbriefe oder Buchungsbelege sind. Dazu gehören etwa Angebote, Aufträge und Rechnungen. E-Mails, die nur als Umschlag für eine angehängte Rechnung dienen, müssen Sie nicht zusätzlich aufbewahren. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Ist die E-Mail-Archivierung mit ELO GoBD-konform?
ELO archiviert E-Mails vollständig, im Originalformat und gegen Änderungen geschützt. Damit bringt das System die technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung nach den Vorgaben der GoBD mit. Zusätzlich brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation, die wir gemeinsam mit Ihnen erstellen.
Reicht ein Backup unserer Postfächer nicht aus?
Ein Backup schützt vor Datenverlust, ist aber kein Archiv im Sinne der GoBD. Sie können darin nicht gezielt suchen, nicht nach Fristen löschen und keine steuerrelevanten E-Mails für den Prüfer bereitstellen. ELO kann das.
Wie erfüllt ELO die DSGVO?
ELO löscht E-Mails automatisch nach Ablauf der Frist oder sperrt sie, wenn noch eine Aufbewahrungspflicht besteht. Zugriffe steuern Sie über Rechte, und ELO protokolliert jeden Zugriff. Ein Tipp aus der Praxis: Trennen Sie geschäftliche und private E-Mails klar voneinander und regeln Sie die private Nutzung eindeutig. Ein Verbot kann die rechtskonforme Archivierung organisatorisch vereinfachen.
Funktioniert ELO mit Outlook?
Ja. ELO ist direkt in Outlook eingebunden. Sie legen E-Mails per Drag-and-drop ab und öffnen archivierte E-Mails aus Outlook heraus, auch offline, wenn Sie unterwegs sind. Neben Outlook und Microsoft 365 arbeitet ELO auch mit Microsoft Exchange und HCL Notes.
Was ist der Unterschied zwischen client- und serverbasierter Archivierung?
Bei der clientbasierten Archivierung entscheidet jede Person selbst, was sie ablegt. Bei der serverbasierten Archivierung erfasst ELO E-Mails automatisch nach festen Regeln. Für die Rechtssicherheit empfehlen wir die serverbasierte Variante. Ihr Team muss dann nichts von Hand ablegen, sondern nur wichtige E-Mails zusätzlich in Vorgängen.
Was passiert mit unseren alten E-Mails?
Die übernehmen wir: ELO importiert Postfächer und PST-Dateien. Doppelte E-Mails erkennt das System dabei und speichert sie nur einmal.
Wie läuft die Einführung ab?
Im Workshop sehen wir uns Ihre Mail-Umgebung und Ihre Ablagegewohnheiten an und klären Ihre rechtlichen Anforderungen. Danach erhalten Sie Archivierungsregeln, Rechtekonzept, Zeitrahmen und Kosten schriftlich, abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand. Wir legen client- oder serverbasierte Archivierung fest, ELO läuft bei Ihnen oder in der n-komm Cloud. Die Standardinstallation steht meist an einem Tag, dann folgen Anpassung, Übernahme der Altdaten und Schulung Ihrer Administratoren und Key-User. Unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da.
Was kostet E-Mail-Archivierung mit ELO?
Das hängt von Anwenderzahl, Mailvolumen, Altdaten und Betriebsmodell ab. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Wie sicher sind Ihre E-Mails bei der nächsten Prüfung?
Geschäftliche E-Mails gehören nicht in persönliche Postfächer. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre E-Mail-Umgebung. Wir zeigen Ihnen, wie ELO Ihre Korrespondenz rechtssicher archiviert und Ihr Team entlastet. Und Sie erfahren, was die Einführung kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00