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E-Mail-Archivierung für HCL Notes und Domino: 12 Schritte zum rechtssicheren Archiv

In vielen Notes-Postfächern liegen E-Mails aus Jahrzehnten, darunter Angebote, Aufträge und Rechnungen. Die GoBD verlangen, dass Sie solche E-Mails vollständig und unverändert aufbewahren, die DSGVO, dass Sie sie rechtzeitig löschen. Diese 12 Schritte zeigen, wie Sie die E-Mail-Archivierung für HCL Notes und Domino planen, einführen und im Alltag verankern.

Von Alexander Kühn, Geschäftsführer der n-komm GmbH · Stand:

Kurz erklärt

Was ist E-Mail-Archivierung für HCL Notes?

E-Mail-Archivierung für HCL Notes und Domino bedeutet, geschäftliche E-Mails aus den Notes-Postfächern automatisch, vollständig und unverändert in einem Archiv abzulegen. Dort lassen sie sich durchsuchen, nach Ablauf der Fristen löschen und dem Prüfer gezielt bereitstellen. Ein Backup der Domino-Server reicht dafür nicht: Es schützt vor Datenverlust, ist aber kein Archiv im Sinne der GoBD.

Phase 1: Archivierungsstrategie festlegen

  1. Ziele der Archivierung festlegen

    Klären Sie, was die Archivierung leisten soll: die Anforderungen von GoBD und DSGVO erfüllen, die Postfächer und Domino-Server entlasten und alte E-Mails schnell wiederfinden. Diese Ziele bestimmen alle weiteren Entscheidungen.

  2. Regeln für die Aufbewahrung bestimmen

    Legen Sie fest, welche E-Mails archiviert werden und wie lange. Aufbewahrungspflichtig sind vor allem Handelsbriefe und Buchungsbelege, etwa Angebote, Aufträge und Rechnungen. E-Mails, die nur als Umschlag für eine angehängte Rechnung dienen, müssen Sie nicht zusätzlich aufbewahren.

  3. Recht, Datenschutz und Steuerberatung einbeziehen

    Binden Sie die Bereiche Recht und Compliance, Ihre Datenschutzbeauftragten und Ihre Steuerberatung früh ein. Klären Sie dabei auch, wie Sie geschäftliche und private E-Mails trennen und die private Nutzung regeln.

Phase 2: Archivierungslösung auswählen

  1. Lösungen für Notes und Domino vergleichen

    Vergleichen Sie Archivierungslösungen, die mit HCL Notes und Domino zusammenarbeiten und Ihre Anforderungen erfüllen. ELO arbeitet neben Outlook und Microsoft Exchange auch mit HCL Notes und archiviert E-Mails auf Wunsch direkt über das Journal des Mailservers.

  2. Auf die wichtigen Funktionen achten

    Achten Sie auf ein durchsuchbares Archiv, automatische Archivierung nach festen Regeln und eine einfache Wiederherstellung einzelner E-Mails. Prüfen Sie außerdem, ob die Lösung Ihre alten E-Mails vollständig übernehmen kann.

  3. Die Lösung im Test prüfen

    Testen Sie die Lösung mit echten Postfächern, bevor Sie sich festlegen. So sehen Sie, wie gut Ihr Team damit zurechtkommt und ob Suche und Wiederherstellung im Alltag funktionieren.

Phase 3: Archivierung einrichten

  1. Die Regeln im System hinterlegen

    Richten Sie die Archivierung so ein, dass sie Ihre Regeln automatisch umsetzt. Für die Rechtssicherheit empfiehlt sich die serverbasierte Archivierung: Das System erfasst E-Mails nach festen Regeln, niemand muss von Hand ablegen.

  2. Fristgerecht löschen

    Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, löscht das System die E-Mail automatisch. Besteht noch eine Aufbewahrungspflicht, sperrt es sie. So erfüllen Sie die Anforderungen der DSGVO, ohne versehentlich Pflichtunterlagen zu vernichten.

  3. Einen Zeitplan für die Archivierung festlegen

    Archivieren Sie in festen Abständen, damit die Postfächer Ihrer Beschäftigten und die Domino-Server dauerhaft schlank bleiben.

Phase 4: Team schulen und begleiten

  1. Schulungen anbieten

    Zeigen Sie Ihren Beschäftigten, was sich ändert: wo archivierte E-Mails liegen, wie sie sie finden und wiederherstellen. Kurze Schulungen beugen Unsicherheit vor.

  2. Anleitungen und Antworten bereitstellen

    Stellen Sie kurze Anleitungen und Antworten auf häufige Fragen zur Verfügung, zum Beispiel im Intranet. So hilft sich Ihr Team bei einfachen Fragen selbst.

  3. Eine feste Anlaufstelle schaffen

    Legen Sie fest, wer bei Fragen zur E-Mail-Archivierung hilft, ob Ihre eigene IT oder Ihr IT-Dienstleister. Eine feste Anlaufstelle sorgt dafür, dass Probleme schnell gelöst werden.

Aus der Praxis

30 Millionen Notes-E-Mails rechtssicher archiviert

Der Wiesbadener Bibliotheksdienstleister und Verlag Harrassowitz mit 170 Arbeitsplätzen wollte sein Altarchiv ablösen. Die Herausforderung waren rund 30 Millionen E-Mails aus Jahrzehnten in HCL Notes. n-komm hat ELO als neue Archivlösung mit Journalarchivierung eingeführt und HCL Notes über eigene Entwicklungen eingebunden. Alle relevanten E-Mails liegen jetzt rechtssicher und auffindbar in ELO. Mehr dazu unter Referenzen, HCL Notes und Domino und E-Mail-Management mit ELO.

LeitfadenPDF · 7 Seiten · kostenlos

12 Schritte zur E-Mail-Archivierung für HCL Domino und Notes

  • Eine Archivierungsstrategie mit Blick auf Compliance entwickeln
  • Die passende Archivierungslösung auswählen
  • Richtlinien festlegen und Ihr Team schulen

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Häufige Fragen zur E-Mail-Archivierung mit HCL Notes

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.

Reicht ein Backup unserer Domino-Server nicht aus?

Ein Backup schützt vor Datenverlust, ist aber kein Archiv im Sinne der GoBD. Sie können darin nicht gezielt suchen, nicht nach Fristen löschen und keine steuerrelevanten E-Mails für den Prüfer bereitstellen. Ein Archiv wie ELO kann das.

Welche E-Mails muss ich archivieren?

Alle E-Mails, die Handelsbriefe oder Buchungsbelege sind. Dazu gehören etwa Angebote, Aufträge und Rechnungen. E-Mails, die nur als Umschlag für eine angehängte Rechnung dienen, müssen Sie nicht zusätzlich aufbewahren. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Lässt sich HCL Notes mit ELO verbinden?

Ja. ELO arbeitet neben Outlook und Microsoft Exchange auch mit HCL Notes. Bei Harrassowitz hat n-komm Notes über eigene Entwicklungen an ELO angebunden. Auch die n-komm E-Akte für ELO ECM ist an HCL Notes angebunden.

Was passiert mit unseren alten Notes-E-Mails?

Bestehende E-Mails lassen sich in das neue Archiv übernehmen. Bei Harrassowitz waren es rund 30 Millionen E-Mails aus Jahrzehnten. Danach liegen alle relevanten E-Mails rechtssicher und durchsuchbar an einem Ort.

Wie viele Jahre E-Mails liegen in Ihren Notes-Postfächern?

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir 30 Minuten auf Ihre Notes- und Domino-Umgebung und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre E-Mails rechtssicher archivieren. Per Teams oder Telefon, unverbindlich.

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