Vertragsmanagement mit ELO: Ihre Verträge denken an die Kündigungsfrist.
Alle Verträge liegen in einer zentralen digitalen Akte. ELO erinnert Sie rechtzeitig an Kündigungsfristen und Verlängerungen, Freigaben und Unterschriften laufen digital. Eine Unternehmensgruppe mit 1.200 Verträgen hat so im ersten Jahr keine Kündigungsfrist übersehen.
Wir binden Ihren Signaturanbieter an, etwa DocuSign oder Skribble. So läuft der Vertrag von der Freigabe bis zur Unterschrift in ELO.
Unternehmen und Verwaltungen, die mit uns arbeiten
Der Softwarevertrag hat sich verlängert. Um ein ganzes Jahr.
Eigentlich wollten Sie kündigen, doch die Frist stand nur im Kalender eines Kollegen, der inzwischen die Stelle gewechselt hat. Jetzt zahlen Sie ein weiteres Jahr. Ein Leasingvertrag läuft aus, ohne dass jemand reagiert. Gewährleistungsansprüche verjähren, weil niemand das Datum kannte. Kalender hängen eben an Personen.
Und wo liegen Ihre Verträge? Der Mietvertrag liegt im Ordner der Geschäftsführung, die Wartungsverträge beim Einkauf. Die Kundenverträge liegen im Vertrieb, teils als PDF im Postfach. Jede Abteilung hat ihr eigenes System, den Gesamtüberblick hat niemand.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Sie suchen bei Verhandlungen erst einmal den aktuellen Vertrag.
- Verträge verlängern sich automatisch, obwohl Sie kündigen wollten.
- Niemand weiß genau, was Ihr Unternehmen jährlich für laufende Verträge zahlt.
- Ein unterschriebener Vertrag braucht Wochen, bis er per Post zurück ist.
Nicht die Verträge sind das Problem, sondern dass niemand sie zentral verwaltet. Das ändert ELO.
So verwalten Sie Ihre Verträge mit ELO
Grundlage ist ELO Contract, die Lösung von ELO für das Vertragsmanagement. Sie begleitet jeden Vertrag über seine gesamte Laufzeit, vom ersten Entwurf bis zur Archivierung nach dem Vertragsende. Alle Beteiligten arbeiten in derselben Akte und sehen dieselbe Version.
-
Ablegen per Drag-and-drop
Sie ziehen einen Vertrag einfach auf die passende Kachel. ELO erkennt den Vertragstyp und liest wichtige Daten wie Vertragspartner, Laufzeit und Kündigungsfrist aus. Den richtigen Ablageort findet das System selbst. Ihre bestehenden Verträge übernehmen wir bei der Einführung.
-
Abstimmen und freigeben
Entwürfe besprechen Sie direkt am Dokument im Feed, statt E-Mails hin und her zu schicken. Jede Änderung erzeugt eine neue Version. Die Freigabe läuft als Workflow: Fachabteilung, Rechtsabteilung und Geschäftsführung geben nacheinander frei. Reagiert jemand nicht, informiert ELO die Vertretung oder den Vorgesetzten.
-
Digital unterschreiben
Den fertigen Vertrag schicken Sie direkt aus ELO zur digitalen Signatur. Ihr Vertragspartner erhält einen Link, prüft und unterschreibt. Der unterschriebene Vertrag landet automatisch wieder in der Akte. Kein Drucken, kein Scannen, kein Warten auf die Post.
-
Fristen überwachen
ELO behält alle Termine im Blick. Rechtzeitig vor einer Kündigungsfrist erhält die zuständige Person eine Erinnerung. Eine Zeitleiste zeigt Ihnen auch Abhängigkeiten zwischen Verträgen, etwa wenn ein Wartungsvertrag an einem Liefervertrag hängt.
-
Überblick im Dashboard
Im Dashboard sehen Sie alle Verträge mit Status, Laufzeiten, Pflichten und Zahlungsplänen. Sie erkennen auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht und was Ihr Unternehmen insgesamt für laufende Verträge ausgibt.
Was sich für Ihr Unternehmen ändert
Sie sparen bares Geld
Eine einzige verhinderte automatische Verlängerung kann mehr einsparen, als Sie erwarten. Sie entscheiden bewusst, welche Verträge weiterlaufen, und verhandeln rechtzeitig nach.
Sie verhandeln aus einer starken Position
Vor einem Lieferantengespräch sehen Sie alle seine Verträge, Nachträge und die Korrespondenz. Sie wissen, welche Konditionen gelten und welche Fristen anstehen.
Bedingungen und Klauseln passen zusammen
ELO zeigt Ihnen, wo Gewährleistung, Haftung oder Zahlungsziele zwischen Kunden- und Lieferantenverträgen abweichen. Ändert sich ein Gesetz, finden Sie alle Verträge mit der betroffenen Klausel.
Sensible Verträge bleiben geschützt
Sie legen fest, wer welche Verträge öffnen und bearbeiten darf. ELO protokolliert jeden Zugriff, so erfüllen Sie Compliance- und Datenschutzanforderungen.
12 Hebel zur Einhaltung von Vertragsfristen
- Vertragsfristen zentral erfassen und aktuell halten
- Erinnerungen automatisieren und Fristen in Workflows einbinden
- Fristen überwachen mit Reviews, Reports und Compliance-Kontrollen
KI im Vertragsmanagement
Lassen Sie sich lange Verträge zusammenfassen
Ein 40-seitiger Rahmenvertrag, und Sie brauchen nur eine Antwort? Fragen Sie den ELO Assistant. Er fasst Verträge zusammen und nennt Ihnen Laufzeiten und Kündigungsregeln. Er weist auf mögliche Risiken hin und hilft Ihnen, Angebote zu vergleichen. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen, aber Sie treffen sie schneller und besser informiert.
- Vertrag öffnen Rahmenvertrag mit 40 SeitenFrage stellen An den ELO Assistant
- Antwort erhalten Laufzeiten, Kündigungsregeln, RisikenSie entscheiden Schneller und besser informiert
- Laufzeitenauf einen Blick
- Risikenfrüh erkennen
- Entscheidungbleibt bei Ihnen
ELO verbindet Verträge mit Ihren übrigen Abläufen
Verträge stehen selten für sich allein. Deshalb verknüpft ELO sie mit den Daten aus Ihren anderen Systemen. Lieferanten- und Kundendaten holt ELO aus Ihrem ERP- oder CRM-System, damit sie in jeder Akte aktuell sind. Eingangsrechnungen prüft das digitale Rechnungsmanagement gegen die Vertragskonditionen. Arbeitsverträge übernimmt ELO aus dem Bewerbermanagement und gibt sie an die Personalakte weiter.
Für die digitale Unterschrift binden wir gängige Signaturanbieter an. Etwa DocuSign über ELO for DocuSign, Adobe Acrobat Sign, Skribble, Penneo oder Gears. Weitere Anbieter verbinden wir über eine REST-Schnittstelle. Auf Wunsch auch die qualifizierte elektronische Signatur.
12 Schritte zur digitalen Signatur mit ELO for DocuSign
- Bedarf klären und Regeln für die Signatur festlegen
- Dokumente mit Signaturfeldern und Metadaten vorbereiten
- Signaturprozess mit Erinnerungen und Statusübersicht steuern
Ein System für Verträge, Rechnungen und mehr
Das Vertragsmanagement läuft auf derselben Plattform wie alle ELO-Lösungen. Rechnungen, Korrespondenz und Verträge eines Lieferanten liegen so an einem Ort. Ihr Team lernt ELO einmal und nutzt es überall.
Ihr Partner für digitale Verträge
Seit 2000 digitalisieren wir Geschäftsprozesse im Mittelstand. Wir wissen, dass Vertragsmanagement mehr ist als Ablage: Es geht um Fristen, Freigaben und Verantwortung. Deshalb richten wir ELO so ein, dass Einkauf, Vertrieb und Geschäftsführung gemeinsam damit arbeiten.
Wir verbinden das Vertragsmanagement mit Ihren anderen Systemen: mit dem Rechnungseingang, der Personalakte und Ihrer digitalen Signatur. Und weil wir auf Wunsch auch Ihre IT betreiben und absichern, haben Sie einen Ansprechpartner für alles. Als Familienunternehmen in zweiter Generation bleiben wir langfristig an Ihrer Seite.
- 25+
- Jahre Digitalisierung im Mittelstand (seit 2000)
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
- 200+
- Projekte mit ELO umgesetzt
- 80+
- Kunden arbeiten mit ELO und n-komm
Aus der Praxis
1.200 Verträge, keine verpasste Frist
Eine Unternehmensgruppe mit 350 Mitarbeitenden verwaltet rund 1.200 Verträge. Früher lagen sie auf Netzlaufwerken und in Postfächern, die Fristen standen in Excel. Heute liegen alle Verträge zentral in ELO, und das System erinnert rechtzeitig an jede Frist. Im ersten Jahr wurde keine Kündigungsfrist übersehen. Eine Vertragsrecherche dauert 2 statt 15 Minuten.
Quelle: Projekt eines n-komm-Kunden
Häufige Fragen zum Vertragsmanagement
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was ist digitales Vertragsmanagement?
Sie verwalten alle Verträge Ihres Unternehmens in einer zentralen digitalen Akte. Das System überwacht Fristen, steuert Freigaben und ermöglicht die digitale Unterschrift. So behalten Sie jeden Vertrag von der Erstellung bis zum Archiv im Blick.
Welche Verträge kann ich mit ELO verwalten?
Alle Arten: Lieferanten- und Kundenverträge genauso wie Miet-, Leasing- oder Arbeitsverträge. Sie legen die Vertragsarten und ihre Felder selbst fest.
Wie erinnert mich ELO an Fristen?
ELO berechnet Kündigungs- und Verlängerungstermine aus den Vertragsdaten. Zum gewünschten Zeitpunkt erhält die zuständige Person eine Aufgabe. Reagiert sie nicht, eskaliert das System an Vertretung oder Vorgesetzte.
Reicht für Vertragsmanagement nicht eine Excel-Liste?
Eine Liste erinnert niemanden. Sie ist schnell veraltet und hängt an der Person, die sie pflegt. ELO verbindet Fristen direkt mit dem Vertrag und erinnert automatisch, auch wenn die zuständige Person das Unternehmen verlässt.
Können wir unsere bestehenden Verträge übernehmen?
Ja. Wir übernehmen Verträge aus Netzlaufwerken oder Altsystemen. Die KI liest dabei die wichtigsten Daten aus, Ihr Team prüft und ergänzt nur noch. Sie müssen nicht alles auf einmal erfassen: Wir starten mit den Verträgen, bei denen Fristen das größte Risiko sind. Papierverträge digitalisieren Sie nach und nach.
Ersetzt eine digitale Unterschrift die Unterschrift auf Papier?
Nicht in jedem Fall. Für viele Verträge schreibt das Gesetz keine Form vor, dort genügt oft eine einfache elektronische Signatur. Verlangt das Gesetz die Schriftform, reicht sie nicht aus. Ist dann die elektronische Form zulässig, brauchen Sie die qualifizierte elektronische Signatur. Manche Verträge schließen die elektronische Form ganz aus. Auch eine Freigabe im ELO-Workflow ist keine qualifizierte Signatur. Beide Signaturvarianten binden wir in ELO an. Welche Form Sie für welchen Vertrag brauchen, klären Sie am besten mit Ihrer Rechtsberatung.
Funktioniert die digitale Signatur auch mit externen Partnern?
Ja. Ihr Vertragspartner erhält einen Link per E-Mail und unterschreibt im Browser, ohne dass er dafür ELO braucht.
Wie läuft die Einführung ab?
Im Workshop sehen wir uns an, wo Ihre Verträge heute liegen und wer daran arbeitet, und zeigen Ihnen Ihre größten Risiken. Danach erhalten Sie Vertragsarten, Freigaberegeln, Zeitrahmen und Kosten schriftlich, abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand. Wir legen ELO-Bausteine und Signaturlösung fest, ELO läuft bei Ihnen oder in der n-komm Cloud. Die Standardinstallation steht meist an einem Tag, dann übernehmen wir Ihre Bestandsverträge und schulen Ihre Administratoren und Key-User. Unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da.
Was kostet Vertragsmanagement mit ELO?
Das hängt von Anwenderzahl, Vertragsvolumen, Schnittstellen und Betriebsmodell ab. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Welche Frist läuft gerade unbemerkt ab?
Jeder Vertrag ohne Fristenüberwachung ist ein Risiko für Ihr Budget. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Vertragslandschaft. Wir zeigen Ihnen, wie ELO Ihre Verträge ordnet und Sie rechtzeitig erinnert. Und Sie erfahren, was die Einführung kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00