KI im Dokumentenmanagement: Fragen Sie, statt zu suchen.
Sie fragen: „Wann können wir diesen Vertrag kündigen?“, und der ELO Assistant antwortet. Ablage und Verschlagwortung erledigt die KI im Hintergrund. Welches Sprachmodell dabei arbeitet, entscheiden Sie selbst. In einem laufenden Logistikprojekt braucht ein Dokument so geschätzt 18 statt 60 Sekunden.
Über 200 ELO-Projekte seit 2000. Auf Wunsch betreuen wir auch Ihre IT-Sicherheit, damit KI und Daten zusammenpassen.
Unternehmen und Verwaltungen, die mit uns arbeiten
50 Seiten Vertrag. Eine einzige Frage.
Wann endet der Rahmenvertrag mit dem Lieferanten? Die Antwort steht irgendwo auf 50 Seiten. Erst suchen Sie das richtige Dokument, dann lesen Sie. Und beim nächsten Vertrag geht es von vorn los. Dabei steckt in Ihrem Archiv das Wissen aus vielen Jahren, nur kommt niemand schnell heran.
Gleichzeitig wächst der Druck. Die Menge an Dokumenten nimmt zu, Fachkräfte sind knapp. Ihr Team verbringt viel Zeit damit, Dokumente abzulegen, zu verschlagworten und Daten zu übertragen. Diese Zeit fehlt für die eigentlichen Aufgaben.
Also KI? Dann kommen die Fragen: Wohin fließen unsere Daten, und lohnt sich das für uns? Aus Unsicherheit passiert oft gar nichts, oder Beschäftigte nutzen private KI-Tools auf eigene Faust.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Ihr Team liest lange Dokumente, um eine einzige Frage zu beantworten.
- Ablage und Verschlagwortung kosten jeden Tag Zeit.
- Sie wissen nicht, ob Beschäftigte Firmendaten in öffentliche KI-Tools kopieren.
- Sie möchten KI einsetzen, aber nicht die Kontrolle über Ihre Daten verlieren.
KI kann Ihnen viel Arbeit abnehmen, am besten dort, wo Ihre Dokumente ohnehin sicher liegen: in ELO.
Was die KI in ELO für Sie erledigt
Die KI ist direkt in die ELO ECM Suite eingebaut. Sie arbeitet in Ihrer gewohnten Umgebung, mit Ihren Dokumenten und unter Ihren Zugriffsrechten. Sie müssen keine Daten in ein externes Tool kopieren.
Mit Dokumenten chatten
Sie stellen eine Frage wie in einem Messenger, etwa „Wann können wir diesen Vertrag kündigen?“ Der ELO Assistant liest das Dokument und antwortet Ihnen. Dabei versteht er den Inhalt und den Zusammenhang, nicht nur einzelne Schlagwörter. Das funktioniert mit Verträgen, Berichten, E-Mails und vielen weiteren Dokumentarten.
Lange Dokumente zusammenfassen
Ein 50-seitiger Vertrag oder ein umfangreicher Bericht? Der ELO Assistant fasst ihn in Sekunden zusammen. Sie wählen die Tiefe: eine kurze Übersicht, eine fokussierte Analyse oder einen ausführlichen Inhaltsüberblick. Die Zusammenfassung erscheint direkt im Dokumenten-Feed, so sieht Ihr ganzes Team das Wichtigste auf einen Blick.
Nächste Schritte vorschlagen
Neben Antworten schlägt Ihnen der Assistant auch vor, was als Nächstes zu tun ist. Auf Wunsch startet ELO die Folgeaktion direkt, zum Beispiel eine Freigabe oder eine Benachrichtigung an Ihr Team.
Dokumente erkennen und auslesen
Eingehende Briefe, E-Mails und PDFs erkennt die KI automatisch. Sie liest die wichtigen Daten aus und legt das Dokument richtig ab. Das klappt auch bei unstrukturierten Inhalten, die keinem festen Schema folgen.
Bilder verschlagworten
Selbst Fotos versteht die KI. Baustellenfotos erhalten zum Beispiel automatisch Schlagworte wie „Rohbau“ oder „Gerüst“. Ihr Team findet sie über die Suche, ohne sie je sortiert zu haben.
Abläufe automatisieren
Zusammen mit ELO Flows wird die KI zum Motor Ihrer Prozesse. Vom Dokumenteneingang bis zur Freigabe laufen Routineaufgaben automatisch. Die Abläufe gestalten Sie per Low-Code selbst und passen sie an, wenn sich etwas ändert.
Wahlfreiheit beim Sprachmodell
Sie entscheiden, welche KI mit Ihren Daten arbeitet
Das ist der wichtigste Unterschied zu vielen anderen KI-Lösungen: Bei ELO wählen Sie das Sprachmodell selbst. Sie sind nicht an einen einzigen Anbieter gebunden.
Sie können ein gängiges Standard-Sprachmodell einbinden. Oder ein fachspezifisches Modell, das zum Beispiel juristische Fachsprache besonders gut versteht. Oder ein eigenes, lokales Modell, das auf Wunsch komplett offline läuft. Dann verlassen Ihre Daten Ihr Unternehmen nie. Sie können sogar mehrere Modelle gleichzeitig nutzen, etwa ein eigenes Modell für Personal- und Finanzdaten und ein Standardmodell für allgemeine Aufgaben.
Je sensibler die Daten, desto strenger wählen Sie das Modell. Das zählt besonders in regulierten Branchen.
Welches Modell passt zu Ihren Daten? Wir beraten Sie im Erstgespräch.
- Standardmodell Für allgemeine AufgabenFachmodell Zum Beispiel für juristische Fachsprache
- Eigenes Modell Lokal, auf Wunsch komplett offlineSie entscheiden Auch mehrere Modelle parallel
- Datenunter Ihrer Kontrolle
- Modellspäter wechselbar
- Rechtegelten auch für die KI
Wo die KI Ihnen am meisten Arbeit abnimmt
Einkauf und Recht
Die KI fasst Verträge zusammen, weist auf mögliche Risiken hin und vergleicht Angebote miteinander. So gehen Sie mit einer klaren Verhandlungsbasis ins Gespräch.
VertragsmanagementRechnungswesen
Die KI liest Rechnungen aus und gleicht Positionen mit Bestellungen oder Verträgen ab. Sie ordnet Kostenstellen zu und kontiert vor, Ihre Buchhaltung prüft nur noch.
Digitales RechnungsmanagementPersonal
Die KI unterstützt Ihr HR-Team bei der strukturierten Auswertung von Bewerbungsunterlagen und bei Routineaufgaben. Eine automatische Auswahl trifft sie nicht. Über Menschen entscheiden immer Menschen.
BewerbermanagementELO DocXtractor: Eingehende Informationen intelligent verarbeiten
- Wie KI eingehende Dokumente erkennt und ausliest
- Wie die Daten automatisch in Ihre Abläufe gelangen
- Einsatzbeispiele aus dem Dokumenteneingang
KI, die in jeder ELO-Lösung mitarbeitet
Die KI ist Teil der ELO ECM Suite und arbeitet damit in allen ELO-Lösungen mit.
KI mit einem Partner, der auch Sicherheit kann
Wir verbinden Erfahrung mit ELO und mit IT-Sicherheit. So setzen wir KI ein, ohne Ihre Daten aus der Hand zu geben. Auf Wunsch betreiben wir ELO in Deutschland, in Karlsruhe oder bei Continum. Als Familienunternehmen in zweiter Generation bleiben wir Ihr Ansprechpartner, wenn neue Modelle erscheinen.
- 25+
- Jahre Digitalisierung im Mittelstand (seit 2000)
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
- 200+
- Projekte mit ELO umgesetzt
- 80+
- Kunden arbeiten mit ELO und n-komm
Aus der Praxis
Geschätzt 70 Prozent weniger manuelle Arbeit in der Logistik
Ein Logistikunternehmen mit 300 Mitarbeitenden verarbeitet rund 12.000 Dokumente im Monat, von Lieferscheinen bis zu Rechnungen. Die KI erkennt die Dokumente, liest die Daten aus und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu. Das Projekt läuft noch, die Werte sind geschätzt. Ein Dokument braucht 18 statt 60 Sekunden, das spart rund 140 Arbeitsstunden im Monat.
Quelle: Schätzung aus einem laufenden Kundenprojekt
Häufige Fragen zu KI im Dokumentenmanagement
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was ist KI im Dokumentenmanagement?
KI im Dokumentenmanagement bedeutet, dass das System den Inhalt Ihrer Dokumente versteht. Es erkennt Dokumente, liest Daten aus und fasst Inhalte zusammen. Außerdem beantwortet es Fragen zu Ihren Dokumenten. So wird aus einem Archiv ein System, das aktiv mitarbeitet.
Welche Sprachmodelle kann ich nutzen?
Sie wählen selbst: Standardmodelle, fachspezifische Modelle oder eigene, unternehmensinterne Modelle. Mehrere Modelle lassen sich parallel nutzen, zum Beispiel je Fachabteilung.
Warum nicht einfach ChatGPT nutzen?
Für allgemeine Texte vielleicht. Für Ihre Verträge, Personalakten und Kundendaten ist das riskant. Öffentliche Tools kennen Ihre Zugriffsrechte nicht, und Sie wissen nicht genau, wo Ihre Daten landen. Die KI in ELO arbeitet direkt mit Ihren Dokumenten, unter Ihren Regeln und mit dem Modell Ihrer Wahl.
Was ist, wenn die KI Fehler macht?
Die KI liefert Vorschläge und Zusammenfassungen, die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team. Wichtige Schritte wie Freigaben laufen weiter über Ihre Workflows mit klarer Verantwortung.
Ist KI in ELO DSGVO-konform?
ELO bietet die technischen Grundlagen dafür, etwa Rollen und Rechte, Zugriffsschutz und Protokollierung. Wie Sie die KI konkret einsetzen, legen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung.
Brauche ich ELO, um die KI zu nutzen?
Ja. Die KI ist Teil der ELO ECM Suite. Wenn Sie ELO noch nicht nutzen, führen wir beides gemeinsam bei Ihnen ein.
Wie läuft die Einführung ab?
Im Workshop finden wir die Anwendungsfälle, bei denen KI am meisten Zeit spart, und klären Ihre Datenschutzanforderungen. Danach erhalten Sie Modellwahl, Zeitrahmen und Kosten schriftlich, abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand. ELO läuft bei Ihnen oder in der n-komm Cloud, die Standardinstallation steht meist an einem Tag. Wir richten die KI ein, testen sie mit Ihren Dokumenten und schulen Ihre Key-User im sicheren Umgang. Danach prüfen wir mit Ihnen, ob sich neue Modelle lohnen, und unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr da.
Was kostet KI in ELO?
Das hängt von Ihren Anwendungsfällen, dem gewählten Sprachmodell, der Anwenderzahl und dem Betriebsmodell ab. Sie starten mit einem klar umrissenen Anwendungsfall, etwa der Zusammenfassung von Verträgen, und entscheiden dann über den nächsten Schritt. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Wo nimmt KI Ihrem Team die meiste Arbeit ab?
KI lohnt sich dort, wo Ihr Team heute viel liest, sucht und abtippt. Im kostenlosen Erstgespräch finden wir gemeinsam diese Stellen in Ihrem Unternehmen. Wir zeigen Ihnen den ELO Assistant live und besprechen, welches Sprachmodell zu Ihren Daten passt. Und Sie erfahren, was der Einstieg kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00