Was ist ein Aktenplan, was macht ein SIEM, und wofür steht RPO? Hier finden Sie 66 Begriffe aus Dokumentenmanagement, E-Akte, Cyber Security und Managed IT. Jeweils kurz erklärt und mit einem Link zur passenden Lösung.
Von Alexander Kühn, Geschäftsführer der n-komm GmbH · Stand:
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Der Aktenplan ordnet alle Aufgaben einer Verwaltung in einer festen Gliederung. Jede Akte bekommt darüber ihr Aktenzeichen. Viele Kommunen nutzen einen Muster-Aktenplan, etwa den Boorberg-Aktenplan, und passen ihn an.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: Aktenplan in der E-Akte
Das Aktenzeichen identifiziert eine Akte eindeutig. Darüber ordnet die E-Akte auch Dokumente aus Fachverfahren automatisch der richtigen Akte zu.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: Fachverfahren anbinden
Viele Geschäftsunterlagen müssen Sie mehrere Jahre aufbewahren, je nach Art meist sechs bis zehn Jahre. Ein DMS kennt die Frist jedes Dokuments. Es schützt die Unterlagen bis zum Ablauf vor dem Löschen und zeigt Ihnen danach, was weg kann.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Dokumentenmanagement mit ELO
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird eine Akte ausgesondert. Sie geht entweder an das zuständige Archiv oder wird gelöscht. Die E-Akte zeigt Ihnen, welche Akten anstehen, und übergibt sie im Standard xdomea.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: n-komm E-Akte für ELO ECM
Software wie Pentera spielt echte Angriffe nach, kontrolliert und in abgestimmtem Umfang. Sie zeigt, wie weit ein Angreifer in Ihrem Netz käme. Weil die Tests wiederholbar sind, sehen Sie, ob Ihre Maßnahmen wirken.
Cyber Security Mehr dazu: Automatisiertes Pentesting
Die Begriffe beschreiben, wie viel die Tester vorher wissen. Beim Black-Box-Test wissen sie nichts, wie ein Angreifer von außen. Beim Grey-Box-Test kennen sie einzelne Zugänge. Beim White-Box-Test sehen sie alles, auch Pläne und Quellcode.
Cyber Security Mehr dazu: Penetrationstest
Co-Managed IT ergänzt Ihre eigene IT-Abteilung. Wir übernehmen festgelegte Aufgaben, etwa den First-Level-Support. Ihr Team hat Zeit für Projekte und behält die Kontrolle.
Managed IT Mehr dazu: Helpdesk und Support
Cyber Resilience Act
Der CRA ist eine EU-Verordnung für Produkte mit digitalen Elementen, also vernetzte Geräte und Software. Hersteller müssen Sicherheit von Anfang an einplanen, Schwachstellen behandeln und Sicherheitsupdates liefern.
Cyber Security Mehr dazu: Compliance
Cyber Threat Intelligence
CTI sammelt Wissen über Angreifer, ihre Methoden und aktuelle Kampagnen. Dazu gehört die Suche nach gestohlenen Zugangsdaten Ihres Unternehmens, etwa im Darknet. So handeln Sie, bevor jemand die Daten nutzt.
Cyber Security Mehr dazu: Threat Intelligence
DaaS
Bei Device as a Service mieten Sie Ihre Arbeitsplatzgeräte zu einem festen Monatspreis, statt sie zu kaufen. Bereitstellung, Reparatur und sichere Datenlöschung am Ende sind enthalten.
Managed IT Mehr dazu: Workplace und Microsoft 365
Die digitale Personalakte bündelt Verträge, Bescheinigungen und Nachweise jeder beschäftigten Person. Rollen regeln, wer welche Teile sehen darf. Fristen wie das Ende einer Probezeit meldet das System von selbst.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Digitale Personalakte
Digitale Souveränität heißt: Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten und Systeme. Dazu gehören Hosting in Deutschland, klare Verträge und Partner, deren Rechtslage Sie kennen. So bleiben Sie unabhängig von einzelnen Anbietern.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: Digitale Souveränität
Disaster Recovery ist Ihr Plan für den großen Ausfall. Er legt fest, welche Systeme in welcher Reihenfolge und wie schnell wieder laufen müssen. Ein vorbereiteter Ausweichbetrieb in der Cloud verkürzt die Ausfallzeit.
Managed IT Mehr dazu: Server, Cloud und Backup
Dokumentenmanagement-System
Ein DMS legt alle Dokumente Ihres Unternehmens zentral und geordnet ab. Sie finden Rechnungen, Verträge und E-Mails per Suche in Sekunden. Jede Version bleibt erhalten. Rechte regeln, wer was sehen darf.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Dokumentenmanagement mit ELO
Digital Operational Resilience Act
DORA ist eine EU-Verordnung für die digitale Widerstandsfähigkeit im Finanzsektor. Banken, Versicherungen und andere Finanzunternehmen brauchen ein Risikomanagement für ihre IT, melden schwerwiegende IT-Vorfälle, testen regelmäßig und steuern ihre IT-Dienstleister.
Cyber Security Mehr dazu: Compliance
elektronische Akte
Die E-Akte ersetzt die Papierakte in der Verwaltung. Alle Dokumente zu einem Vorgang liegen digital an einem Ort, geordnet nach dem Aktenplan. Berechtigte finden sie per Suche in Sekunden. Jeder Bearbeitungsschritt bleibt nachvollziehbar.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: n-komm E-Akte für ELO ECM
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das Programme direkt lesen. Ein einfaches PDF zählt nicht dazu. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen folgt stufenweise bis 2028.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Digitales Rechnungsmanagement
Enterprise Content Management
ECM geht über das reine Ablegen hinaus. Neben dem Archiv gehören Workflows, Akten und Schnittstellen zu anderen Programmen dazu. So steuern Sie ganze Abläufe, vom Posteingang bis zur Freigabe.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: ELO ECM Suite
Es gibt drei Stufen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Nur die qualifizierte elektronische Signatur kann die Schriftform ersetzen, und das nur dort, wo das Gesetz die elektronische Form zulässt. Eine Freigabe im Workflow ist keine Signatur. ELO bindet Anbieter wie DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder Skribble an.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Vertragsmanagement
EDR
Endpoint Security schützt Rechner, Notebooks und Server direkt auf dem Gerät. EDR steht für Endpoint Detection and Response: Die Software erkennt verdächtiges Verhalten und kann ein Gerät sofort vom Netz trennen. Das geht über klassischen Virenschutz hinaus.
Cyber Security Mehr dazu: Endpoint Security
Beim ersetzenden Scannen vernichten Sie das Papieroriginal nach dem Scannen. Das ist mit einem geeigneten Verfahren möglich: festgelegter Scan- und Kontrollprozess, Dokumentation, lesbare und unveränderte Scans. Die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) dient als Orientierung. Manche Dokumente müssen Sie weiter im Original aufbewahren.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Digitaler Posteingang
Fachverfahren sind die Spezialprogramme einer Verwaltung, etwa für Finanzen, Gewerbe oder Kfz-Zulassung. Die E-Akte bindet sie an. Dokumente landen dann ohne Umweg in der richtigen Akte.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: Fachverfahren anbinden
Die Firewall kontrolliert den Datenverkehr zwischen Ihrem Netz und dem Internet. Moderne Firewalls prüfen auch Inhalte, verbinden Standorte per VPN und sichern das Homeoffice ab.
Cyber Security Mehr dazu: Firewall
Der First-Level-Support nimmt Anfragen entgegen und löst einfache Fälle sofort, etwa ein gesperrtes Konto. Schwierige Fälle gehen an Fachleute im Second- oder Third-Level.
Managed IT Mehr dazu: Helpdesk und Support
Die IT-Forensik klärt nach einem Angriff, was passiert ist. Wie kam der Angreifer herein? Welche Daten hat er gesehen? Die gesicherten Spuren helfen bei Meldungen und bei der Anzeige.
Cyber Security Mehr dazu: Notfallhilfe
Der Geschäftsgang beschreibt den Weg eines Vorgangs durch die Verwaltung: Eingang, Bearbeitung, Mitzeichnung, Abschluss. In der E-Akte läuft er digital. Sie sehen jederzeit, wo ein Vorgang liegt.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: Digitaler Geschäftsgang
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form
Die GoBD legen fest, wie Unternehmen steuerlich relevante Unterlagen digital führen und aufbewahren. Dazu gehören Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Schutz vor Veränderung. Ein DMS liefert dafür die technischen Voraussetzungen. Die Abläufe beschreiben Sie in der Verfahrensdokumentation.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Digitales Rechnungsmanagement
HCI
Bei HCI stecken Rechenleistung, Speicher und Virtualisierung in einer gemeinsamen Plattform. Sie verwalten alles an einer Stelle und erweitern einfach mit weiteren Knoten.
Managed IT Mehr dazu: IT-Infrastruktur
unveränderbare Datensicherung
Ein Immutable Backup lässt sich für einen festen Zeitraum weder ändern noch löschen. Auch Angreifer mit Zugriff auf Ihr Netz kommen nicht heran. Das ist ein wichtiger Schutz gegen Ransomware.
Managed IT Mehr dazu: Server, Cloud und Backup
Incident Response ist die geordnete Reaktion auf einen Sicherheitsvorfall. Fachleute grenzen den Angriff ein, sichern Spuren, stellen Systeme wieder her und schließen die Lücke.
Cyber Security Mehr dazu: Notfallhilfe
Ein Irrläufer ist ein Schreiben, das bei der falschen Stelle angekommen ist. In der digitalen Poststelle leitet eine Clearingstelle ihn an die richtige Stelle weiter, ein Stempel macht den Weg auf dem Dokument sichtbar.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: n-komm Posteingang V2
Informationssicherheits-Managementsystem
Ein ISMS regelt, wie Ihr Unternehmen Informationssicherheit plant, umsetzt und laufend verbessert. Dazu gehören Risikoanalyse, Richtlinien, Zuständigkeiten und regelmäßige Prüfungen. Es ist die Grundlage für ISO 27001.
Cyber Security Mehr dazu: Compliance
ISO/IEC 27001
ISO 27001 ist die internationale Norm für Informationssicherheit. Eine unabhängige Zertifizierungsstelle prüft, ob Ihr ISMS die Anforderungen erfüllt. Die n-komm ist selbst nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Cyber Security Mehr dazu: Compliance
BSI IT-Grundschutz
Der IT-Grundschutz ist die Methode des BSI für Informationssicherheit. Bausteine beschreiben, wie typische Systeme und Abläufe abgesichert werden. Viele Behörden und Kommunen orientieren sich daran. Auf dieser Basis ist auch eine Zertifizierung nach ISO 27001 möglich.
Cyber Security Mehr dazu: Compliance
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer öffentlichen Stelle für E-Rechnungen. Lieferanten tragen sie in die XRechnung ein. Hat eine Kommune mehrere Leitweg-IDs, etwa für Eigenbetriebe, verteilt ELO die Rechnungen automatisch.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: XRechnung in der Verwaltung
Mit Low-Code bauen Sie Formulare, Abläufe und Anwendungen per Baukasten statt mit klassischer Programmierung. Anpassungen gehen schneller und bleiben bei Updates leichter erhalten. In ELO heißt das Werkzeug ELO Flows.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Prozessautomatisierung
Bei Managed Services übernimmt ein Dienstleister den laufenden Betrieb Ihrer IT zu einem festen monatlichen Preis. Überwachung, Updates und Störungen sind geregelt. Ihre IT-Kosten werden planbar.
Managed IT Mehr dazu: Managed IT Services
Ein mandantenfähiges System trennt die Daten mehrerer Organisationen sauber, obwohl alle dieselbe Installation nutzen. Verbandsgemeinden betreiben so eine E-Akte für mehrere Ortsgemeinden.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: n-komm E-Akte für ELO ECM
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen das Medium wechseln, etwa wenn eine E-Mail ausgedruckt, ein Papier eingescannt oder Daten von Hand in ein anderes Programm übertragen werden. Jeder Medienbruch kostet Zeit und birgt Fehler. Eine Digitalisierung zielt darauf, solche Brüche zu vermeiden.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: Digitalisierungsberatung für Verwaltungen
Metadaten beschreiben ein Dokument: Rechnungsnummer, Lieferant, Datum, Betrag. ELO liest sie automatisch aus und legt sie mit dem Dokument ab. Darüber finden Sie Dokumente und starten Workflows.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: KI im Dokumentenmanagement
Multi-Faktor-Authentifizierung
Bei MFA reicht das Passwort allein nicht. Ein zweiter Faktor kommt dazu, etwa ein Code aufs Smartphone. Ein gestohlenes Passwort öffnet so keine Tür mehr.
Cyber Security Mehr dazu: Managed IT-Security
Intune verwaltet Notebooks und Smartphones zentral über die Cloud. Neue Geräte richten sich fast von selbst ein. Updates und Sicherheitsregeln kommen auf jedes Gerät, auch im Homeoffice.
Managed IT Mehr dazu: Workplace und Microsoft 365
Bei der Mitzeichnung prüfen weitere Stellen einen Entwurf und stimmen zu. In der E-Akte geschieht das digital und nachvollziehbar. Standard ist die Beteiligung nacheinander. Eine gleichzeitige Beteiligung lässt sich einrichten.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: Digitaler Geschäftsgang
NIS2 ist eine EU-Richtlinie für mehr Cybersicherheit, in Deutschland in nationales Recht umgesetzt. Sie betrifft viele Unternehmen in wichtigen Branchen, nicht nur große. Betroffene müssen Risiken managen, sich registrieren und Vorfälle melden. Die Geschäftsleitung trägt die Verantwortung.
Cyber Security Mehr dazu: Compliance
Texterkennung
OCR macht aus einem gescannten Bild durchsuchbaren Text. Erst dann kann ein System Rechnungsnummern, Beträge oder Namen auslesen. Moderne Erkennung wie der ELO DocXtractor ordnet Dokumente zusätzlich der richtigen Art zu.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Digitaler Posteingang
Onlinezugangsgesetz
Das OZG verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, Verwaltungsleistungen auch online anzubieten. Zusammen mit den E-Government-Gesetzen treibt es die Digitalisierung voran. Die elektronische Akte ist ein wichtiger Baustein, damit Online-Anträge ohne Medienbruch weiterlaufen.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: n-komm E-Akte für ELO ECM
Pentest
Bei einem Pentest greifen Sicherheitsfachleute Ihre IT mit Erlaubnis an, so wie es echte Angreifer tun würden. Sie finden Lücken, bevor andere sie ausnutzen. Am Ende erhalten Sie einen Bericht mit Bewertung und konkreten Empfehlungen.
Cyber Security Mehr dazu: Penetrationstest
Beim Phishing locken Angreifer mit gefälschten E-Mails oder Webseiten. Ziel sind Passwörter, Zahlungen oder Schadsoftware. Geschulte Beschäftigte erkennen die Tricks. Simulierte Phishing-Mails zeigen, wo Sie nachschulen sollten.
Cyber Security Mehr dazu: Security Awareness
Das Pilotamt arbeitet als erstes mit der E-Akte, und zwar mit echten Vorgängen. Was dort auffällt, wird verbessert, bevor weitere Ämter folgen. Welches Amt startet, legt die Verwaltung selbst fest, ein Richtig oder Falsch gibt es nicht.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: E-Akte einführen
Im Posteingangsbuch steht jeder Eingang mit Datum, Absender und zuständiger Stelle, ob Brief, Scan oder E-Mail. So lässt sich jederzeit nachweisen, was wann eingegangen ist und wo es gerade liegt.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: n-komm Posteingang V2
Ransomware verschlüsselt Ihre Daten und fordert Lösegeld. Oft stehlen Angreifer die Daten vorher und drohen mit Veröffentlichung. Schutz bieten Endpoint Security, Updates, geschulte Beschäftigte und Backups, die Angreifer nicht verändern können.
Cyber Security Mehr dazu: Endpoint Security
Der Begriff steht nicht im Gesetz, ist aber in der Praxis verbreitet. Gemeint ist ein Archiv, in dem Dokumente vollständig, auffindbar und gegen Änderungen geschützt aufbewahrt werden. Jeder Zugriff und jede neue Version wird protokolliert. Das Archiv schafft die technischen Voraussetzungen. Die Verantwortung für die Aufbewahrung bleibt beim Unternehmen.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: E-Mail-Archivierung
RPO sagt, wie viele Daten Sie im Ernstfall höchstens verlieren dürfen, etwa die Arbeit eines Tages. RTO sagt, wie schnell ein System wieder laufen muss. Beide Werte bestimmen, wie oft Sie sichern und wie Sie wiederherstellen.
Managed IT Mehr dazu: Server, Cloud und Backup
Vulnerability Scan
Ein Scanner prüft Ihre Systeme automatisch auf bekannte Lücken. Das geht schnell und regelmäßig. Ob sich Lücken verketten und ausnutzen lassen, zeigt erst ein Pentest.
Cyber Security Mehr dazu: Automatisiertes Pentesting
SD-WAN verteilt den Datenverkehr mehrerer Standorte intelligent über verschiedene Leitungen. Fällt eine Leitung aus, übernimmt die andere. Wichtige Anwendungen bekommen Vorrang.
Cyber Security Mehr dazu: Firewall
Security Awareness heißt: Ihre Beschäftigten erkennen Angriffe und wissen, was zu tun ist. Kurze Online-Lektionen und simulierte Phishing-Mails trainieren das laufend. Ein einmaliger Vortrag reicht dafür nicht.
Cyber Security Mehr dazu: Security Awareness
Security Information and Event Management
Ein SIEM sammelt die Meldungen von Firewall, Servern, Microsoft 365 und Endgeräten an einer Stelle. Es erkennt Muster, die einzeln harmlos wirken. So fallen Angriffe früher auf.
Cyber Security Mehr dazu: SIEM und Monitoring
Service Level Agreement
Ein SLA legt fest, welche Leistung Sie bekommen: Servicezeiten, Reaktionszeiten, Zuständigkeiten. So wissen beide Seiten, was gilt, wenn etwas ausfällt.
Managed IT Mehr dazu: Managed IT Services
Security Operations Center
Im SOC überwachen Fachleute Sicherheitsmeldungen und reagieren auf Angriffe. Für Kunden mit Vertrag bieten wir eine Überwachung rund um die Uhr in Zusammenarbeit mit CrowdStrike an.
Cyber Security Mehr dazu: SIEM und Monitoring
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in Ihrem Unternehmen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden. Die Finanzverwaltung kann sie bei einer Prüfung verlangen. Wir unterstützen Sie beim Erstellen.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Digitales Rechnungsmanagement
Virtualisierung lässt mehrere Server auf einer Hardware laufen. Sie brauchen weniger Geräte, sparen Strom und richten neue Server in Minuten ein. Wir setzen Proxmox und VMware ein.
Managed IT Mehr dazu: IT-Infrastruktur
Mit einer Wiedervorlage legen Sie fest, wann ein Vorgang wieder auf Ihren Tisch kommt. Die E-Akte erinnert Sie zum gewählten Datum. Kein Termin geht mehr im Stapel unter.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: Digitaler Geschäftsgang
Ein Workflow führt ein Dokument automatisch durch feste Schritte. Eine Rechnung geht zur Prüfung, dann zur Freigabe, dann in die Buchhaltung. Jede Person sieht ihre Aufgabe. Sie sehen jederzeit, wo ein Vorgang steht.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Prozessautomatisierung
xdomea ist der XÖV-Standard für den Austausch von Akten und Vorgängen zwischen Behörden. Er regelt auch die Übergabe an Archive bei der Aussonderung. Die n-komm E-Akte unterstützt xdomea.
E-Akte und Verwaltung Mehr dazu: Fachverfahren anbinden
XRechnung ist ein deutscher Standard für E-Rechnungen als reine XML-Datei. Öffentliche Auftraggeber verlangen ihn häufig. ELO liest XRechnungen automatisch ein und zeigt sie lesbar an.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: XRechnung in der Verwaltung
ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Das Format gilt als E-Rechnung und ist im Geschäft zwischen Unternehmen verbreitet.
Dokumentenmanagement Mehr dazu: Digitales Rechnungsmanagement
Wir erklären Ihnen gern, was hinter einem Fachbegriff steckt und was er für Ihr Unternehmen oder Ihre Verwaltung bedeutet. Im kostenlosen Erstgespräch nehmen wir uns 30 Minuten Zeit für Ihre Fragen.
