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DMS einführen: 12 Schritte zum digitalen Dokumentenmanagement
Ordner im Keller, Dateien auf Netzlaufwerken, Belege in E-Mail-Postfächern: In vielen Unternehmen liegen Dokumente an zu vielen Orten. Ein Dokumentenmanagementsystem bündelt sie an einer Stelle. Diese 12 Schritte zeigen, wie Sie ein DMS planen, einführen und so starten, dass Ihr Team es gern nutzt.
Von Alexander Kühn, Geschäftsführer der n-komm GmbH · Stand:
Kurz erklärt
Was ist ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Dokumente digital erfasst, geordnet ablegt, per Suche auffindbar macht und revisionssicher archiviert. Die Abkürzung DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Es nimmt gescannte Briefe, PDFs, E-Mails und E-Rechnungen auf und versieht sie mit Angaben wie Kunde, Datum oder Rechnungsnummer. Jede Änderung erzeugt eine neue Version, Zugriffsrechte regeln, wer was sehen darf. Über Workflows wandern Dokumente automatisch zur zuständigen Person. Ein Beispiel: Eine Rechnung kommt per E-Mail an. Das DMS liest Lieferant und Betrag aus, legt sie beim Lieferanten ab und schickt sie zur Freigabe. Niemand muss sie ausdrucken, abheften oder suchen. In Verwaltungen übernimmt diese Aufgabe die E-Akte.
Vorteile
Welche Vorteile hat ein DMS?
Ein DMS spart vor allem Zeit, die heute in Suchen, Nachfragen und Ablage fließt. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Sie finden jedes Dokument in Sekunden, per Volltextsuche oder über Angaben wie Kunde und Rechnungsnummer.
- Alle arbeiten mit derselben, aktuellen Version. Ältere Stände bleiben nachvollziehbar erhalten.
- Freigaben laufen am Bildschirm weiter, auch wenn jemand im Urlaub ist. Die Vertretung greift automatisch.
- Fristen wie Kündigungstermine oder Wiedervorlagen meldet das System rechtzeitig.
- Zugriffsrechte und Protokolle schützen sensible Unterlagen und zeigen, wer was gesehen hat.
- Sie archivieren revisionssicher und legen Belege bei einer Prüfung auf Knopfdruck vor.
- Ihr Team arbeitet von überall, im Büro, im Homeoffice und unterwegs.
- Aktenschränke und Archivräume werden frei.
Kosten
Was kostet ein DMS?
Die Kosten hängen von drei Dingen ab: der Zahl der Anwender, den gewünschten Lösungen und dem Betriebsmodell. Im eigenen Haus kaufen Sie Lizenzen und zahlen für die Wartung. In der Cloud zahlen Sie einen festen monatlichen Betrag und brauchen keine eigenen Server.
Dazu kommt die Einführung: Workshop, Einrichtung, Anbindung Ihrer Programme, Übernahme der Altdaten und Schulung. Einstiegsprojekte mit ELO beginnen bei rund 10.000 € netto, je nach Ausbau und Zahl der Lizenzen. Wer mit einem klar abgegrenzten Bereich startet, hält die Kosten am Anfang überschaubar.
Phase 1: Ausgangslage und Ziele klären
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Dokumente und Abläufe erfassen
Halten Sie fest, welche Dokumente bei Ihnen entstehen und ankommen, wo sie heute liegen und wer sie braucht. Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen und E-Mails gehören genauso dazu wie Dateien auf Netzlaufwerken. Diese Übersicht zeigt Ihnen, wo heute die meiste Zeit verloren geht.
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Mit einem Bereich starten
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Wählen Sie einen Bereich, der heute besonders viel Zeit kostet. Viele Unternehmen beginnen mit dem Rechnungseingang, weil dort viele gleichartige Belege durch mehrere Hände gehen. So sehen Sie schnell erste Ergebnisse. Wie das geht, zeigt unser Ratgeber Rechnungseingang automatisieren.
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Ziele messbar machen
Legen Sie fest, woran Sie den Erfolg messen: etwa wie lange eine Suche dauert oder wie viele Tage eine Rechnung bis zur Freigabe braucht. Messen Sie diese Werte vor dem Start. Dann sehen Sie später schwarz auf weiß, was das DMS bringt.
Phase 2: Anforderungen und Rahmen festlegen
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Anforderungen aufschreiben
Notieren Sie, was das DMS können muss. Dazu gehören meist eine Volltextsuche, Zugriffsrechte, Workflows für Freigaben und eine revisionssichere Archivierung. Wichtig ist auch, mit welchen Programmen es zusammenarbeiten soll: ERP, DATEV, Outlook oder Microsoft Teams. Und ob es E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten soll.
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Das Betriebsmodell wählen
Entscheiden Sie, wo das DMS laufen soll: auf eigenen Servern oder in der Cloud. Im eigenen Haus behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Infrastruktur. In der Cloud brauchen Sie keine eigenen Server und zahlen einen planbaren monatlichen Betrag. Achten Sie darauf, dass Ihre Daten in Deutschland bleiben.
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Verantwortliche benennen
Bestimmen Sie eine Projektleitung und je Fachbereich eine Person, die das neue System gut kennt und Fragen im Team beantwortet (Key-User). Binden Sie Datenschutz und IT früh ein. Gibt es einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn ebenfalls frühzeitig ein, denn ein DMS protokolliert Zugriffe.
Phase 3: Einrichten und Daten übernehmen
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Ablage und Suchbegriffe festlegen
Übertragen Sie Ihre Ordnerstruktur nicht einfach eins zu eins. Legen Sie fest, welche Dokumentarten es gibt und mit welchen Angaben sie abgelegt werden, etwa Kunde, Datum oder Rechnungsnummer. Über diese Metadaten finden Sie später jedes Dokument, egal in welcher Akte es liegt.
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Rechte und Aufbewahrung regeln
Legen Sie fest, wer welche Dokumente sehen und ändern darf. Personalakten sind zum Beispiel nur für HR und berechtigte Führungskräfte sichtbar. Hinterlegen Sie die Aufbewahrungsfristen je Dokumentart. Wie Sie im Alltag mit Belegen umgehen, beschreiben Sie für die GoBD in der Verfahrensdokumentation.
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Programme anbinden und Altdaten übernehmen
Verbinden Sie das DMS mit Ihren Programmen, damit Ihr Team dort arbeiten kann, wo es ohnehin arbeitet. Dateien von Netzlaufwerken und aus Altsystemen übernehmen Sie in die neue Ablage. Das Papierarchiv kann warten: Ab dem Start wächst kein Ordner mehr, alte Bestände folgen nach und nach.
Phase 4: Starten und ausbauen
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Mit einem Team testen
Starten Sie mit einer Pilotgruppe, bevor alle umsteigen. Die Kolleginnen und Kollegen arbeiten mit echten Dokumenten und melden, was noch hakt. So beheben Sie Lücken, bevor sie das ganze Unternehmen betreffen.
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Das Team mitnehmen
Schulen Sie zuerst die Key-User, damit sie ihr Wissen an das Team weitergeben. Zeigen Sie jeder Abteilung, was sich für sie konkret verbessert. Wer einmal eine Rechnung per Klick freigegeben hat, will selten zurück zum Papier.
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Ergebnisse messen und ausbauen
Vergleichen Sie die Werte nach einigen Wochen mit dem Stand vor dem Start. Läuft der erste Bereich, kommt der nächste dazu: etwa Verträge, die Personalakte oder der Posteingang. Aus dem DMS wird so Schritt für Schritt ein ECM, ohne dass Sie das System wechseln.
Aus der Praxis
1,8 Millionen Dokumente an einem Ort
Ein produzierendes Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden verteilte seine Informationen auf Netzlaufwerke, Postfächer, ERP und Fachanwendungen. Heute bündelt ELO 1,8 Millionen Dokumente auf einer Plattform und verknüpft sie mit den Geschäftsvorgängen. Eine Suche dauert 2 statt 8 Minuten, drei zentrale Prozesse laufen vollständig digital. Mehr dazu auf der Seite ELO Dokumentenmanagement.
ELO ECM Suite: Die Software zur Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse
- Archiv, Workflows und Zusammenarbeit auf einer Plattform
- Erweiterungen und ELO Business Solutions im Überblick
- Enterprise Content Management mit ELO verständlich erklärt
Häufige Fragen zur DMS-Einführung
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was bedeutet DMS?
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Gemeint ist eine Software, die Dokumente digital erfasst, geordnet ablegt, per Suche auffindbar macht und revisionssicher archiviert. Sie ersetzt Ordner, Netzlaufwerke und Ablagekörbe.
Welche Vorteile hat ein DMS?
Sie finden jedes Dokument in Sekunden statt Minuten. Freigaben laufen am Bildschirm weiter, auch wenn jemand im Urlaub ist. Alle arbeiten mit der aktuellen Version, im Büro wie im Homeoffice. Und Sie erfüllen Aufbewahrungspflichten, ohne Platz für Aktenschränke zu brauchen.
Wie lange dauert die Einführung eines DMS?
Die Standardinstallation von ELO steht in der Regel an einem Tag. Wie lange die Anpassung an Ihre Abläufe dauert, hängt vom Umfang ab. Wer mit einem klar abgegrenzten Bereich startet, sieht schnell erste Ergebnisse. Weitere Bereiche folgen in Ihrem Tempo.
Was kostet ein DMS?
Das hängt von der Zahl der Anwender, den Lösungen und dem Betriebsmodell ab. Einstiegsprojekte mit ELO beginnen bei rund 10.000 € netto, je nach Ausbau und Zahl der Lizenzen.
Welche Nachteile hat ein DMS?
Die Einführung kostet Zeit und Geld, und das Team muss sich umgewöhnen. Ein DMS braucht außerdem Pflege, etwa Updates und klare Regeln für die Ablage. Diese Hürden senken Sie mit einem kleinen Start, einer Pilotgruppe und Key-Usern im Team. Wer keine Server betreuen will, nutzt die Cloud.
Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archiv?
Ein Archiv bewahrt abgeschlossene Dokumente unverändert und revisionssicher auf. Ein DMS verwaltet zusätzlich die Dokumente, mit denen Sie täglich arbeiten: Es versioniert sie, steuert Freigaben und macht sie auffindbar. Ein gutes DMS enthält das Archiv, Sie brauchen also kein zweites System.
Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?
Ein DMS verwaltet Dokumente: Sie legen sie ab, finden sie wieder und archivieren sie. Ein ECM steuert zusätzlich Abläufe, Zusammenarbeit und Akten über Abteilungen hinweg. Mit der ELO ECM Suite starten Sie mit dem DMS und bauen es später zum ECM aus.
Müssen wir alle Papierakten einscannen?
Nein. Die meisten Unternehmen starten mit neuen Dokumenten und übernehmen das Altarchiv nach und nach. Manche Bestände bleiben bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist im Archiv. Ersetzendes Scannen ist mit einem geeigneten, dokumentierten Verfahren möglich. Bestimmte Dokumente müssen Sie aber im Original aufbewahren.
Wo kostet Sie die Suche nach Dokumenten heute am meisten Zeit?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir 30 Minuten auf Ihre Ablage und zeigen Ihnen, mit welchem Bereich sich der Einstieg ins DMS am meisten lohnt. Per Teams oder Telefon, unverbindlich.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00