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Personalakte digitalisieren: Fristen, Pflichten und 12 Schritte
Hängeregister im abgeschlossenen Schrank, Bescheinigungen in E-Mails, Fristen in Excel-Listen: Papierakten kosten Ihr HR-Team jeden Tag Zeit. Dieser Ratgeber zeigt, welche Aufbewahrungsfristen gelten, was sich 2027 ändert und wie Sie Ihre Personalakten in 12 Schritten digitalisieren.
Von Alexander Kühn, Geschäftsführer der n-komm GmbH · Stand:
Kurz erklärt
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte enthält alle Unterlagen einer beschäftigten Person in elektronischer Form: Arbeitsvertrag, Bescheinigungen, Nachweise und Schriftverkehr. Sie liegt zentral und geschützt in einem System. Nur Berechtigte sehen, was sie sehen dürfen, und jeder Zugriff wird protokolliert. Fristen wie das Ende der Probezeit meldet das System von selbst.
Pflicht ab 2027?
Wird die digitale Personalakte 2027 Pflicht?
Nein, eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht. Hinter der Schlagzeile steckt eine engere Regel: Bestimmte Unterlagen zur Entgeltabrechnung müssen Arbeitgeber elektronisch führen. Das schreibt § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) (öffnet in neuem Tab) seit dem 1. Januar 2022 vor.
Gemeint sind begleitende Unterlagen für die Sozialversicherung. Dazu zählen etwa Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit, Immatrikulationsbescheinigungen oder der Antrag eines Minijobbers auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. Bisher konnten sich Arbeitgeber auf Antrag davon befreien lassen. Diese Möglichkeit endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht damit auch für Betriebe, die bisher befreit waren.
Für Ihre Personalakte heißt das: Die übrigen Unterlagen dürfen Sie weiter auf Papier führen. Wer die Entgeltunterlagen aber ohnehin digital führen muss, hat einen guten Anlass, die ganze Akte umzustellen. Stimmen Sie die Details mit Ihrer Entgeltabrechnung und Ihrer Steuerberatung ab.
Aufbewahrungsfristen
Wie lange müssen Sie Personalakten aufbewahren?
Eine einheitliche Frist für die ganze Personalakte gibt es nicht. Jede Unterlage hat ihre eigene Frist, je nachdem, welches Gesetz sie verlangt. Die wichtigsten im Überblick:
| Frist | Grundlage | |
|---|---|---|
| Lohnkonto | Bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung | § 41 EStG (öffnet in neuem Tab) |
| Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung | Bis zum Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung | § 28f SGB IV (öffnet in neuem Tab) |
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die als Buchungsbeleg dienen | 8 Jahre (bis Ende 2024: 10 Jahre) | § 147 AO (öffnet in neuem Tab) |
| Nachweise über Arbeitszeit über acht Stunden am Tag | Mindestens 2 Jahre | § 16 ArbZG (öffnet in neuem Tab) |
| Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobs und bestimmte Branchen | Mindestens 2 Jahre | § 17 MiLoG (öffnet in neuem Tab) |
| Unterlagen abgelehnter Bewerberinnen und Bewerber | In der Regel bis zu 6 Monate nach der Absage | Fristen des AGG, DSGVO |
| Übrige Unterlagen nach dem Austritt | Häufig 3 Jahre, danach löschen, wenn keine längere Frist gilt | § 195 BGB (öffnet in neuem Tab), DSGVO |
Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Klären Sie die Fristen für Ihr Unternehmen mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Datenschutzbeauftragten. Die DSGVO verlangt außerdem, Daten zu löschen, sobald Sie sie nicht mehr brauchen. Ein DMS hinterlegt jede Frist je Dokumentart und erinnert Sie daran.
Phase 1: Vorbereiten
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Bestand und Aktenstruktur erfassen
Halten Sie fest, wie viele Akten es gibt, wie sie gegliedert sind und wo Unterlagen außerhalb der Akte liegen. Oft verteilen sich Bescheinigungen auf Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer und die Lohnabrechnung. Diese Übersicht ist die Grundlage für alles Weitere.
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Datenschutz und Betriebsrat früh einbinden
Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten. Holen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten von Anfang an dazu. Gibt es einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn ebenfalls früh ein. Gesundheitsdaten wie Atteste sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt und gehören oft in eine getrennte Ablage.
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Ziele und Stichtag festlegen
Legen Sie fest, was die digitale Akte leisten soll: etwa Dokumente in Sekunden finden oder keine Frist mehr verpassen. Bestimmen Sie einen Stichtag, ab dem neue Unterlagen nur noch digital abgelegt werden. Der 1. Januar 2027 bietet sich an, weil dann ohnehin die Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen.
Phase 2: Regeln festlegen
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Die Aktenstruktur festlegen
Lehnen Sie die Register an Ihre bisherige Papierakte an, etwa Vertrag, Entgelt, Qualifikation und Schriftverkehr. So findet sich Ihr HR-Team sofort zurecht. Jede Dokumentart bekommt ihren festen Platz.
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Ein Rechtekonzept erstellen
Bestimmen Sie, wer welche Teile der Akte sehen darf. HR sieht die ganze Akte, Führungskräfte nur die Unterlagen ihres Teams. Auf Wunsch sehen Beschäftigte freigegebene Teile ihrer eigenen Akte. Das System protokolliert jeden Zugriff.
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Aufbewahrungs- und Löschfristen hinterlegen
Hinterlegen Sie für jede Dokumentart die passende Frist. Das System schützt die Unterlagen bis zum Ablauf vor dem Löschen. Danach erinnert es Sie oder löscht automatisch, etwa bei Bewerbungen oder alten Abmahnungen. Jede Löschung steht im Protokoll.
Phase 3: Umstellen
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Mit neuen Dokumenten starten
Ab dem Stichtag landet jede neue Unterlage direkt in der digitalen Akte. Ab diesem Tag wächst kein Hängeregister mehr. Ihr Team gewöhnt sich an das neue System, während der Bestand noch auf Papier liegt.
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Bestandsakten scannen
Digitalisieren Sie die Papierakten nach und nach, selbst oder mit einem Scan-Dienstleister. Ob Sie die Originale danach vernichten dürfen, hängt vom Dokument und vom Verfahren ab. Ersetzendes Scannen braucht einen festgelegten, dokumentierten Ablauf. Bestimmte Unterlagen bewahren Sie weiter im Original auf.
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HR-System und Lohnabrechnung anbinden
Verbinden Sie die digitale Akte mit Ihrer HR-Software oder Lohnabrechnung. Stammdaten wie Name, Abteilung und Eintrittsdatum gleicht das System dann automatisch ab. So pflegen Sie nichts doppelt, und neue Beschäftigte haben sofort eine Akte.
Phase 4: Nutzen und ausbauen
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Fristen überwachen lassen
Lassen Sie sich an das Ende von Probezeiten und Befristungen erinnern. Auch auslaufende Nachweise wie Ersthelfer-Schulungen oder Unterweisungen behält das System im Blick. Keine Frist hängt mehr an einer Excel-Liste.
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HR-Abläufe digitalisieren
Adressänderung, Elternzeit oder Weiterbildung: Viele Anträge laufen als digitales Formular mit Freigabe. Wer über das Bewerbermanagement eingestellt wird, wandert mit allen Unterlagen direkt in die Personalakte.
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Team schulen und Ergebnis messen
Schulen Sie zuerst die Key-User in Ihrem HR-Team, sie geben ihr Wissen an Führungskräfte weiter. Vergleichen Sie nach einigen Wochen, wie lange eine Suche dauert und wie viel Ablage wegfällt. Dann sehen Sie, was die Umstellung bringt.
Aus der Praxis
Rund 1.000 Stunden im Jahr für Menschen statt für Ablage
Ein Unternehmen aus dem Gesundheitswesen mit 650 Mitarbeitenden führte seine Personalakten teils auf Papier, teils auf Netzlaufwerken. Heute liegen alle 650 Akten digital in ELO, mit klaren Zugriffsrechten. Das HR-Team spart 20 Stunden pro Woche und findet Dokumente in unter 1 statt 10 Minuten. Mehr dazu auf der Seite Digitale Personalakte mit ELO.
12 Hebel für effizientes Personalmanagement
- Digitale Personalakten einführen
- Workflows für Genehmigungen und Freigaben automatisieren
- Zugriffsrechte und Datenschutz für sensible Personalunterlagen
Häufige Fragen zur Aufbewahrung und Digitalisierung von Personalakten
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Nicht die ganze Akte. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber bestimmte begleitende Entgeltunterlagen nach § 8 BVV elektronisch führen, weil die bisherige Befreiung ausläuft. Die übrigen Unterlagen der Personalakte dürfen Sie weiter auf Papier führen.
Wie lange muss man Personalakten aufbewahren?
Es gibt keine einheitliche Frist. Das Lohnkonto bewahren Sie bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung auf, Buchungsbelege 8 Jahre, Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre. Unterlagen abgelehnter Bewerber löschen Sie in der Regel nach spätestens 6 Monaten. Klären Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was gehört in die Personalakte?
Alles, was das Arbeitsverhältnis betrifft: Arbeitsvertrag und Änderungen, Bewerbungsunterlagen der eingestellten Person, Zeugnisse, Bescheinigungen, Weiterbildungsnachweise, Beurteilungen und Abmahnungen. Private Notizen gehören nicht hinein. Gesundheitsdaten wie Atteste legen Sie besser getrennt und mit eigenen Rechten ab.
Dürfen Beschäftigte ihre Personalakte einsehen?
Ja, Beschäftigte haben das Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen. In einer digitalen Akte geht das auf Wunsch über einen Self-Service, in dem sie freigegebene Teile ihrer Akte sehen. Wer sonst Zugriff hat, bestimmen Sie über das Rechtekonzept.
Wie lange muss man die Personalakte nach dem Austritt aufbewahren?
Eine feste Frist für die ganze Akte gibt es nicht. Für einzelne Unterlagen gelten eigene Fristen, etwa für das Lohnkonto und für Buchungsbelege. Für die übrigen Unterlagen orientieren sich viele Arbeitgeber an der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren. Danach löschen Sie, was Sie nicht mehr brauchen, so verlangt es die DSGVO.
Welche Unterlagen müssen im Original bleiben?
Für manche Erklärungen verlangt das Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Dazu gehören Kündigungen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB (öffnet in neuem Tab)) und die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG (öffnet in neuem Tab)). Bewahren Sie solche Dokumente im Original auf, denn im Streitfall kann es auf das unterschriebene Papier ankommen. Einzelheiten klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Dürfen wir Papierakten nach dem Scannen vernichten?
Das hängt vom Dokument und vom Verfahren ab. Ersetzendes Scannen ist mit einem festgelegten Scan- und Kontrollprozess und sauberer Dokumentation möglich. Bestimmte Unterlagen müssen Sie aber weiter im Original aufbewahren. Für Einzelfragen empfehlen wir Ihre Rechtsberatung.
Wie lange dauert die Umstellung?
Die Standardinstallation von ELO steht in der Regel an einem Tag. Wie lange Aktenstruktur, Rechtekonzept und Anbindung dauern, hängt von Ihrem Umfang ab. Den Bestand scannen Sie in Ihrem Tempo nach, während neue Unterlagen schon digital abgelegt werden.
Wie viel Zeit verbringt Ihr HR-Team heute mit Ablage?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir 30 Minuten auf Ihre Personalakten und zeigen Ihnen, wie Sie bis 2027 sauber umstellen. Per Teams oder Telefon, unverbindlich.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00