n-komm Posteingang V2 für ELO: Jeder Posteingang landet sofort an der richtigen Stelle.
Der n-komm Posteingang V2 holt eingescannte Post und E-Mails aus Funktionspostfächern automatisch ab und legt sie in ELO ECM bereit, für die zuständige Organisationseinheit und mit den passenden Berechtigungen. Jeder Eingang steht im Posteingangsbuch, und Sie sehen jederzeit, ob er eingegangen, in Bearbeitung oder bearbeitet ist.
Unser eigenes Produkt für ELO ECM, entwickelt und betreut von n-komm.
Die Post ist da. Aber wer hat sie?
Briefe werden eingescannt und landen in einem Ordner auf dem Netzlaufwerk. E-Mails kommen im Funktionspostfach an, und jemand muss sie von Hand weiterleiten. Welcher Eingang schon bearbeitet ist und welcher noch liegt, weiß oft nur, wer gerade daneben sitzt.
Landet ein Schreiben beim falschen Amt, beginnt die Suche nach der richtigen Stelle. Und wenn die Verwaltungsleitung die Post vorab sehen möchte, wird kopiert oder ausgedruckt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Scans und E-Mails liegen an verschiedenen Orten.
- Eingänge werden von Hand verteilt und weitergeleitet.
- Den Stand eines Eingangs sieht man nicht auf einen Blick.
- Irrläufer kosten Zeit, bis sie richtig ankommen.
Der n-komm Posteingang V2 ordnet das, vom Scan oder der E-Mail bis zur Ablage in der Akte.
So läuft die Post durchs Haus
Der Posteingang arbeitet im Hintergrund. Ihre Beschäftigten sehen in ELO nur die Eingänge, für die sie zuständig sind.
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Automatisch abholen
Der Posteingang holt Scandaten und andere Dateien aus Ordnern auf dem Netzlaufwerk ab, E-Mails aus Gruppen- und Funktionspostfächern. Das geschieht ohne Zeitverzug und ohne Handarbeit.
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Zuordnen und berechtigen
Jeder Eingang geht an die zuständige Organisationseinheit, die Berechtigungen setzt der Posteingang automatisch. Alle Eingänge stehen im Posteingangsbuch.
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Vorab sichten, wenn gewünscht
Auf Wunsch gehen alle Eingänge zuerst an eine zentrale Stelle, etwa an die Bürgermeisterin, den Bürgermeister oder die Geschäftsführung. Mit „Gesehen und weiter“ ist der Eingang gesichtet und geht an die zuständige Stelle.
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Im Postkorb bearbeiten
Jede Person und jede Organisationseinheit hat einen Postkorb. Von dort legen Ihre Beschäftigten Eingänge in Ordnern und Akten ab oder leiten sie in einen anderen Postkorb weiter, auch mehrere Dokumente auf einmal.
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Als bearbeitet abschließen
Ist das Dokument abgelegt und die Arbeit erledigt, setzt die Sachbearbeitung den Status „bearbeitet“. So bleibt im Postkorb nur, was noch zu tun ist.
Der Stand jedes Eingangs ist sichtbar
Jeder Eingang hat einen von drei Status: eingegangen, in Bearbeitung oder bearbeitet. Sie erkennen ihn an der Farbe des Dateinamens, in den Metadaten und an Einträgen im Feed. Im Postkorb wandert der Eingang automatisch in den passenden Unterordner.
Stempel wie „Eingegangen“, „Irrläufer“ oder „Gesehen von“ zeigen den Weg direkt auf dem Dokument. Für falsch zugeordnete Eingänge richten Sie eine Clearingstelle ein. Sie darf Irrläufer an alle oder an bestimmte Postkörbe weiterleiten.
- Eingegangen Im Postkorb bereitgestelltIn Bearbeitung Jemand kümmert sich
- Bearbeitet Abgelegt und erledigt
E-Mails gleich mit ins System
Der E-Mail-Eingang arbeitet mit derselben Technik wie der Posteingang V2. E-Mails aus Funktions- und Gruppenpostfächern kommen damit genauso geordnet in ELO an wie eingescannte Post.
Exchange Online und IMAP
Der Posteingang holt E-Mails aus Exchange Online oder per IMAP ab, zum Beispiel aus Exchange on premise oder HCL Notes. Abgeholt wird aus dem Posteingang eines Postfachs oder aus einem eigenen Ordner, etwa „an ELO“.
Anhänge abtrennen
Auf Wunsch legt der Posteingang für jede E-Mail einen Ordner an, mit der gesamten Nachricht und allen Anhängen als einzelne Dokumente.
Wie ein Posteingang bearbeiten
E-Mails durchlaufen dieselben Schritte wie eingescannte Post, mit Posteingangsbuch, Zuordnung zur Organisationseinheit, Stempeln und Status.
Eigene Workflows starten
Für feste Abläufe startet der Posteingang einen passenden Workflow, zum Beispiel für Rückläufer einer Umfrage. Eine Vorgangsnummer erkennt er im Dokument und trägt sie ins Formular ein, die Aufgabe liegt dann direkt bei der zuständigen Person.
Einrichten und überwachen: die n-komm Inbox Console
In der n-komm Inbox Console legen Sie fest, woher der Posteingang Dateien und E-Mails abholt und wie er sie an ELO übergibt. Dazu gehören die Metadaten, der zuständige Organisationsbereich und der Workflow, der starten soll. Mehrere Konfigurationen mit eigenen Abhol- und Zielorten sind möglich.
Die Einstellungen für Postkörbe, Farben und Stempel nehmen Sie bequem in der ELO Administration Console vor. Mit dem n-komm Usermanagement legt ELO die gesamte Struktur des Posteingangs automatisch an und hält sie aktuell, mit Postkörben für alle Organisationseinheiten und Personen.
Das zeigt Ihnen die Inbox Console
- Dashboard: Verarbeitungsmengen und den Zustand aller Dienste auf einen Blick.
- Audit-Log: jedes verarbeitete Objekt mit Herkunft, Größe, Ablageort und Zeitpunkt.
- Fehler und Warnungen: eigene Protokolle, damit nichts unbemerkt liegen bleibt.
- Mapping-Regeln: welche Angaben aus E-Mail oder Datei in welches Feld in ELO gehen.
- Volltext: Inhalte aus vielen Dateiformaten auslesen und nach Mustern durchsuchen.
- Rolle Scan-User: Zugriff nur auf Dashboard und Audit-Log, zum Beispiel für die Scanstelle.
Der Posteingang als Start in die E-Akte
Mit dem Posteingang beginnt der digitale Vorgang. Danach geht es im Geschäftsgang weiter, und am Ende liegt alles geordnet nach Aktenplan in der Akte.
Von den Menschen, die ihn entwickeln
Den Posteingang V2 haben wir selbst entwickelt. Deshalb kennen wir jede Einstellung und passen ihn an Ihre Organisation und Ihre Abläufe an. Bei Fragen sprechen Sie direkt mit den Menschen, die die Lösung bauen.
Seit dem Jahr 2000 setzen wir E-Akte-Projekte um. Heute arbeiten über 50 Verwaltungen mit über 10.000 Anwenderinnen und Anwendern mit unserer E-Akte.
- 50+
- Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte
- 10.000+
- Anwenderinnen und Anwender
- 2000
- E-Akte-Projekte seit dem Jahr
- 2
- Standorte in Karlsruhe und Hamburg
Häufige Fragen zum n-komm Posteingang V2
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Für wen ist der Posteingang V2 gedacht?
Für Verwaltungen und mittelständische Unternehmen, die mit ELO ECM arbeiten und ihre Post und E-Mails geordnet verteilen wollen. Besonders hilfreich ist er, wenn viele Organisationseinheiten Post erhalten.
Brauchen wir für den Posteingang V2 die n-komm E-Akte?
Nein. Der Posteingang V2 läuft auf jedem ELO ECM, eine E-Akte ist nicht nötig. Arbeiten Sie mit der n-komm E-Akte, landen die Eingänge direkt in Ihren Akten nach Aktenplan.
Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?
Exchange Online über eine Anmeldung mit OAuth2 und eine registrierte Microsoft-Entra-Anwendung. Andere Systeme wie Exchange on premise oder HCL Notes bindet der Posteingang per IMAP an.
Was passiert mit E-Mails, nachdem sie abgeholt wurden?
Das legen Sie fest. Der Posteingang holt alle oder nur die ungelesenen E-Mails ab. Danach markiert er sie als gelesen, verschiebt sie in einen bestimmten Ordner oder löscht sie.
Was passiert, wenn ein Eingang beim falschen Amt landet?
Dann geht er an die Clearingstelle. Sie darf Irrläufer an alle oder an bestimmte Postkörbe weiterleiten, und der Stempel „Irrläufer“ macht den Weg auf dem Dokument sichtbar.
Wer richtet den Posteingang ein?
Das übernehmen wir. Wir richten die Abholung, die Übergabe an ELO und die Postkörbe ein und schulen Ihre Administratoren. Spätere Anpassungen nehmen Ihre Administratoren in der Inbox Console und der ELO Administration Console vor.
Was kostet der Posteingang V2?
Das hängt davon ab, wie viele Abholorte und Postfächer Sie anbinden und welche Workflows Sie nutzen. Im Erstgespräch klären wir Ihre Anforderungen, danach erhalten Sie ein verbindliches Angebot.
Wie kommt Ihre Post heute ins Haus?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns an, wie Post und E-Mails heute bei Ihnen ankommen und verteilt werden. Sie erfahren, wie der n-komm Posteingang V2 das in ELO ECM abbildet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00