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Digitalen Posteingang einführen: 12 Schritte vom Briefstapel zum automatischen Ablauf

Briefe in der Poststelle, E-Mails in Sammelpostfächern wie info@ oder rechnung@, dazu PDFs und Faxe. Bis ein Dokument bei der zuständigen Person ankommt, vergehen oft Stunden. Diese 12 Schritte zeigen, wie Sie einen digitalen Posteingang mit ELO planen, einrichten und in Ihre Abläufe einbinden.

Von Alexander Kühn, Geschäftsführer der n-komm GmbH · Stand:

Kurz erklärt

Was ist ein digitaler Posteingang?

Ein digitaler Posteingang führt alle eingehenden Dokumente an einer Stelle zusammen: gescannte Briefe, E-Mails, PDFs, Office-Dateien und Faxe. Er erkennt, um welche Art Dokument es sich handelt, liest die wichtigen Daten aus und leitet es an die richtige Person oder in den richtigen Ablauf weiter. Niemand muss mehr von Hand sortieren, stempeln und verteilen.

Phase 1: Bedarf und Ziele klären

  1. Anforderungen erfassen

    Halten Sie fest, welche Dokumente über welche Kanäle bei Ihnen ankommen und wohin sie gehen: Rechnungen an die Buchhaltung, Verträge an den Einkauf, Bewerbungen an HR. Diese Übersicht ist die Grundlage für alle Regeln, die später automatisch greifen.

  2. Messbare Ziele festlegen

    Legen Sie fest, woran Sie den Erfolg messen, etwa wie lange ein Dokument bis zur Sachbearbeitung braucht oder wie viel Papier Sie drucken und ablegen. Messen Sie den Ausgangswert vor dem Start, dann sehen Sie die Wirkung später schwarz auf weiß.

  3. Alle beteiligten Bereiche einbeziehen

    Holen Sie Poststelle, Buchhaltung, Vertrieb und Verwaltung früh an einen Tisch. Wer seine Dokumente und Abläufe selbst beschreibt, akzeptiert den neuen Posteingang schneller.

Phase 2: ELO für den Posteingang einrichten

  1. Die Posteingangsmodule installieren

    Installieren und konfigurieren Sie die ELO-Module für den digitalen Posteingang. Das Erkennen, Auslesen und Verteilen übernimmt die KI-Komponente ELO DocXtractor. Programmierkenntnisse brauchen Sie dafür nicht.

  2. Benutzer und Zugriffsrechte anlegen

    Richten Sie Benutzerkonten ein und vergeben Sie Rechte nach den Rollen in der Dokumentenverarbeitung. So sieht jede Person genau die Post, die sie bearbeiten darf.

  3. Regeln für Erkennung und Verteilung festlegen

    Legen Sie fest, wie eingehende Dokumente eingeordnet, abgelegt und weitergeleitet werden. Dazu gehört eine Schwelle für die Erkennungssicherheit: Ist sie hoch, geht das Dokument automatisch in den passenden Ablauf. Ist sie niedriger, legt ELO es Ihrem Team zur Kontrolle vor.

Phase 3: Dokumente erfassen und auslesen

  1. Scannen und Importieren einrichten

    Papierpost scannen Sie zentral ein, E-Mails, PDFs und Office-Dateien holt ELO direkt aus Ihren Postfächern. Auch Faxe und Rechnungen mit QR-Code laufen in denselben Eingang. Ob Sie Papier nach dem Scannen vernichten dürfen, hängt von der Dokumentart ab, mehr dazu in den Fragen unten.

  2. Texterkennung und KI nutzen

    Texterkennung (OCR) macht eingescannte Dokumente lesbar. Die KI erkennt danach am Inhalt, ob es eine Rechnung, ein Lieferschein, ein Vertrag oder eine Bewerbung ist, und liest die wichtigen Daten aus. Je mehr Dokumente sie verarbeitet, desto treffsicherer wird sie.

  3. Metadaten festlegen

    Bestimmen Sie, welche Metadaten jedes Dokument bekommt, zum Beispiel Absender, Kundennummer, Datum oder Betrag. Gute Metadaten sorgen dafür, dass Dokumente richtig eingeordnet werden und sich später in Sekunden finden lassen.

Phase 4: Abläufe gestalten

  1. Workflows für die Bearbeitung anlegen

    Erstellen Sie digitale Abläufe für das, was nach dem Eingang passiert, etwa Prüfung und Freigabe. Bestellungen, Anfragen oder Adressänderungen aus E-Mails leitet ELO auf Wunsch direkt an Ihr ERP- oder CRM-System weiter.

  2. Benachrichtigungen und Erinnerungen einrichten

    Lassen Sie ELO an fällige Dokumente und offene Freigaben erinnern. So bleibt nichts liegen, auch wenn jemand im Homeoffice oder unterwegs arbeitet.

  3. Zuständigkeiten klar regeln

    Legen Sie fest, wer welche Dokumente bearbeitet und wer vertritt. Dann wissen alle Beteiligten, wo ein Dokument gerade liegt und wer am Zug ist.

Aus der Praxis

Post in 15 Minuten statt einem Arbeitstag

Eine öffentliche Verwaltung mit 180 Mitarbeitenden erhält täglich rund 450 Dokumente per Post, E-Mail und digital. Früher dauerte es im Schnitt einen Arbeitstag, bis ein Dokument bei der Sachbearbeitung ankam. Heute verteilt ELO die Dokumente automatisch in 15 Minuten statt 8 Stunden. Mehr dazu auf der Seite Digitaler Posteingang mit ELO, für Verwaltungen beim Posteingang V2.

LeitfadenPDF · 7 Seiten · kostenlos

12 Schritte zur effektiven Nutzung des digitalen Posteingangs

  • Anforderungen klären und Regeln für die Ablage festlegen
  • Scannen, Texterkennung und Metadaten einrichten
  • Workflows, Zuständigkeiten und Benachrichtigungen gestalten

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Häufige Fragen zum digitalen Posteingang

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.

Was ist ein digitaler Posteingang?

Ein digitaler Posteingang führt alle eingehenden Dokumente an einer Stelle zusammen. Er erkennt sie, liest die wichtigen Daten aus und leitet sie an die richtige Person oder in den richtigen Ablauf weiter. Briefe, E-Mails und PDFs laufen durch denselben Prozess.

Welche Eingangskanäle verarbeitet ein digitaler Posteingang mit ELO?

ELO verarbeitet E-Mails, PDFs und Office-Dateien. Dazu kommen gescannte Papierpost, Faxe und Rechnungen mit QR-Code. Papier scannen Sie zentral ein, danach läuft es durch denselben Prozess wie E-Mails und PDFs.

Was passiert, wenn die KI ein Dokument falsch erkennt?

Sie legen Regeln für die Erkennungssicherheit fest. Ist sie hoch, leitet ELO das Dokument automatisch in den passenden Ablauf. Ist sie niedriger, legt ELO es Ihrem Team zur Kontrolle vor. So behalten Sie die Kontrolle.

Darf ich Papierpost nach dem Scannen vernichten?

Das hängt von der Dokumentart ab, für viele Unterlagen ist ersetzendes Scannen möglich. Dafür brauchen Sie ein geeignetes Verfahren: einen festen Scan- und Kontrollprozess, eine Dokumentation nach GoBD und Scans, die vollständig und lesbar bleiben. Die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) gibt dafür Orientierung. Bestimmte Dokumente müssen Sie weiterhin im Original aufbewahren. Für rechtliche Einzelfragen empfehlen wir Ihre Steuer- oder Rechtsberatung.

Wie lange liegt Ihre Post heute, bis sie bearbeitet wird?

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir 30 Minuten auf Ihren Posteingang und zeigen Ihnen, welche Dokumente sich zuerst automatisch verteilen lassen. Per Teams oder Telefon, unverbindlich.

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