Wenn die Corona-Pandemie eines schonungslos offengelegt hat, dann ist das die Notwendigkeit vieler Unternehmen, zunehmend digitaler zu arbeiten als bisher. Das betrifft im Grunde alle Branchen gleichermaßen, aber in besonderem Maße die Fertigungsunternehmen. Hier werden Aufträge, Rechnungen und andere Dokumente sehr traditionell analog erstellt und verschickt. Dass das mithilfe der passenden Tools sehr viel effizienter und kostensparender erfolgen kann, davon handelt dieser Beitrag.
Ein neu gewonnener, mittelständischer Kunde aus dem produzierenden Gewerbe setzt mit unserer Hilfe seit Kurzem auf die vielfältigen Möglichkeiten der ELO ECM Suite. Damit will das fertigende Unternehmen sukzessive Abschied nehmen von papierenen Auftragsformularen, Gutschriften und anderen Dokumenten, die im Rahmen eines Fertigungsauftrag anfallen. Hier kam bisher noch kein Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz, das bei der Verwaltung von Auftrags-/Rechnungs- und anderen Formularen helfen konnte. Auch setzte der Kunde bis vor kurzem auf eine Server-basierte Dokumentenablage, was sich als wenig sinnvoll erwies.
Als Fertigungsunternehmen vom Homeoffice aus auf digitale Dokumente zugreifen
Zusätzlich erforderlich wurde eine neue, deutlich digitalere Arbeitsweise durch die Notwendigkeit, vom Homeoffice’ aus schnell und unkompliziert an die immer noch analog vorliegenden Dokumente heranzukommen. Daher hat dieser Kunde mithilfe der ELO ECM Suite an zwei Stellen weitreichende Veränderungen vorgenommen, und zwar bei den Eingangsrechnungen und der Bearbeitung von Reklamationen.
Gerade bei den sogenannten Belastungsanzeigen, die aufgrund von Reklamationen erstellt werden, geht es vor allem um Zeit und Geld, da auf solch eine Anzeige in berechtigten Fällen eine Gutschrift folgt. Kann das nicht zeitnah bearbeitet werden, bedeutet das unnötig lange Wartezeiten, bis die Rückvergütung veranlasst und angewiesen werden kann. Zudem funktionierte das Reklamationsmanagement bei unserem neuen Kunden zum Großteil auf E-Mail-Basis, was ein komfortables Nachverfolgen und Auswerten der Belastungsanzeigen nahezu unmöglich machte.
ELO ECM Suite passt sich den gegebenen Arbeitsabläufen an - und nicht umgekehrt
Hierfür war und ist ein ECM-System erforderlich, das sämtliche Arbeitsabläufe bestmöglich abbildet und nachvollziehbar macht. Hierfür kommt bei dem Kunden die ELO ECM Suite zum Einsatz, die genau diese Vorgehensweisen unterstützt. Dies beginnt bei der Aktenverwaltung, die den Sachbearbeitern sämtliche Vorgänge, Dokumente und Sachstände an einem Ort bereitstellt bzw. offenbart, und endet beim Erstellen von Gutschriften und anderen Zahlungsvorgängen.
Aber auch das Vertragsmanagement lässt sich mit der ELO ECM Suite abbilden, was ebenfalls in vielen Unternehmen nach wie vor analog erfolgt. Damit kann man mit geringem Aufwand feststellen, welche Verträge auslaufen, welche kündbar sind, etc. Zudem können per Mausklick aussagekräftige Berichte erstellt werden, die sämtliche Verträge zusammenfassen.
Das und weitere digitale Arbeitsvorgänge lassen sich dank der integrierten Workflow-Engine der ELO ECM Suite relativ mühelos an die vorhandenen Abläufe eines Unternehmens anpassen. Damit können sämtliche Prozesse so abgebildet werden, wie sie den Bedürfnissen und Gegebenheiten des Kunden entsprechen, und nicht umgekehrt, wie das in anderen Systemen der Fall ist. Dort geben die Anwendungen einen Ablauf vor, der nicht so einfach angepasst werden kann.
ELO ECM Suite an die Arbeitsabläufe von Fertigungsunternehmen mit unserer Hilfe anpassen
Dieses Anpassen der ELO ECM Suite an die vorhandenen Prozesse und Arbeitsabläufe geschieht rein auf Basis von Konfiguration, die keinerlei Programmierwissen bzw. -aufwand erfordern. Dabei helfen wir unseren Kunden, diese Konfigurationsarbeit best- und schnellstmöglich erledigen zu können. Damit lassen sich sämtliche Arbeiten wie das Einscannen und Digitalisieren der Dokumente automatisiert erledigen. Genauso können digital vorliegende Rechnungen und Reklamationen von Outlook direkt in den Workflow übergeben werden, was die Automatisierung des Dokumentenmanagements zusätzlich unterstützt.
Das und mehr ist der erste Schritt zur vollständig papierlosen Verwaltung, die immer mehr produzierende Firmen anstreben. Und das sehr rechtskonform, da sämtliche Dokumente in revisionssichere Langzeitarchive übertragen werden.