ELO ECM Suite 21 – Was ist neu?

Anfang Juni 2021 kommt ELO ECM 21 als neue Version der ELO ECM Suite heraus. Diese Plattform für das Enterprise Content Management stammt von der ELO Digital Office GmbH, deren wichtigstes Produkt sie ist. Sie dient der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Schon in ELO 20 waren bemerkenswerte neue Features verfügbar, die Nachfolgerversion überzeugt mit mindestens ebenso starken Neuerungen.


DocuSign® in ELO ECM 21 für digitales Signieren


DocuSign® ermöglicht den Signiervorgang von PDF-Dokumenten direkt aus der Suite heraus. Ausdrucken, die Unterschrift unter das Dokument setzen und dieses anschließend wieder einscannen sind nun überflüssige Vorgänge. Anwender sparen Zeit, Papier und Druckkosten.

ELO Integration für Microsoft 365 und MS Teams


ELO Integration for MS Teams optimiert noch mehr als bisher die Teamarbeit. Das Teilen von Dokumenten funktioniert über Funktionen in den ELO-Voll- und Web-Clients. Anwender*innen nutzen diese in MS Teams. Auch ELO Knowledge lässt sich nun in MS Teams einbinden. Neben dieser schon aufgebauten Wissensdatenbank können Unternehmen nun mit ELO ECM 21 das neue LMS (Learning-Management-System) ELO Learning für die Bereitstellung und Verwaltung eigener digitaler Lerninhalte nutzen. Es lassen sich modulare Lernpfade definieren und Prüfungen mit Zertifikat durchführen. ELO Learning ist der neue technische Kern der E-Learning-Infrastruktur. Sie ermöglicht Präsenzschulungen, virtuelle Klassenzimmer, E-Learning-Kurse, Lernpfade und Blended Learning.

Neuer ELO Integration Client und Desktop Client


Mit dem neuen Integration Client lässt sich nun ELO in ERP- oder CRM-Systeme auf anderer Softwarebasis (beispielsweise Salesforce und SAP Business One) integrieren. Gleichzeitig vervollständigt der Integration Client das schon vorhandene das ELO-ERP-System. Einige der neuen ECM-Funktionen sind:

  • Dateien einfügen
  • Workflows
  • Versionierung
  • Ordner erstellen
  • Referenzieren
Den ELO Desktop Client hat der Hersteller für Outlook-Interaktionen optimiert. Der vorherige ELO Client for MS Outlook wird nun abgelöst. Die Mail-only-Variante gehört ab sofort zur ELOxc Lizenz. Anwender*innen können nun kombiniert mit einer gemeinsamen Trefferliste in ELO und Outlook suchen.

Neue Version des ELO Teamrooms


Der ELO Teamroom wurde komplett überarbeitet. Dadurch sind nun die Kollaboration, die Projektarbeit sowie der Dokumenten- und Informationsaustausch noch deutlich besser möglich. Der Teamroom erhielt für die neue Version ein übersichtlicheres Design mit Kanban-Board.

Digitales Sitzungsmanagement mit ELO ECM 21 Meeting


ELO Meeting wurde als neue Business-Solution von ELO für das komplett digitale Sitzungsmanagement geschaffen. Die Zielgruppen sind Unternehmensteams und Führungsgremien. Zum Modul gehören unter anderem diese Funktionen:

  • Planung von Meetings
  • Einladungs- und Kalenderfunktion
  • Agendamodul mit Freigabeprozess
  • Vorlagen
  • Beschlussfunktion mit Abstimmungs- und Dokumentationsmöglichkeit
  • Protokolle

2. Generation des ELO-Datenmodells


Die konventionelle Datenstruktur mit Indexfeldern und Masken, die bislang in fast allen DMS- und ECM-System eingesetzt wurde, ersetzt ELO nun nach über zwei Jahrzehnten durch das Datenmodell der 2. Generation. Die Architektur 2.0 der ELO-Solution basiert auf Workspaces, Aspekten, Formularen und Flows. Die Anwender*innen definieren zunächst Aspekte, die als Container bestimmte Felder enthalten. Es könnte sich zum Beispiel um den Aspekt „Firma“ mit den Feldern Name, Kundennummer, PLZ, Ort, Straße und Zahlungsdaten handeln. Diese Aspekte lassen sich beliebig in Masken einsetzen und kombinieren sowie in die Workspaces und -flows integrieren. Neue Feldtypen überprüfen die Inhaltsmerkmale schon bei der Eingabe, was Fehleingaben verhindert. Solche Fehler entstehen häufig unter anderem bei der Eingabe von IBAN-Nummern oder URLs. Die ELO-Feldtypen erkennen sie. Zwischen den Eingabemasken findet eine Vererbung statt, sodass die Weitergabe ohne neues Skript möglich ist. Da sich die Aspekte mehrfach in beliebige Masken einsetzen und einfach kombinieren lassen, sparen die Nutzer bei der Konfiguration viel Zeit. Die Workspaces erleichtern die Auswertungen durch die Verwendung von Aspekten für beliebige Zusammenstellungen zwischen dem Dashboard und den Filtern. Zudem lassen sich die Aspekte mit ihren Indexfeldern zueinander in Relation setzen. Die neuen Formulare 2.0 lassen sich insgesamt deutlich intuitiver als zuvor mit einem responsiven Design erstellen.

Fazit zu ELO ECM 21


Die hier genannten Neuerungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Als Fazit lässt sich festhalten, dass die neue ELO-Suite ECM 21 funktionaler und gleichzeitig intuitiver bedienbar wurde.


Weitere Informationen zu ELO ECM finden Sie hier: https://n-komm.de/dms-und-ecm-elo-fuer-den-mittelstand/


Alexander Kühn


Geschäftsführer & Inhaber der n-komm GmbH.

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