Ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft
Mit der Einführung der ELO E-Akte geht die Stadt Ettlingen konsequent den Weg in eine moderne, digitale Verwaltung. Zusammen mit der n-komm GmbH als verlässlichen Partner wurden die Verwaltungsprozesse effizienter, sicherer und bürgerfreundlicher gestaltet. Ettlingen, eine lebendige Stadt in Baden-Württemberg mit rund 40.000 Einwohnern, übernimmt als öffentlicher Dienstleister zahlreiche Aufgaben – von Stadtplanung und sozialem sowie gesundheitlichem Management bis hin zu Umwelt- und Klimaschutz. Durch die Digitalisierung will die Stadt den Bürgerinnen und Bürgern einen schnellen und modernen Service bieten und gleichzeitig die internen Abläufe verbessern.
Das Projekt: Der Weg zur digitalen Verwaltung
Die Stadtverwaltung hatte sich zum Ziel gesetzt, alte, papierbasierte Arbeitsabläufe durch eine flexible, digitale Lösung zu ersetzen. Mit Unterstützung der n-komm GmbH wurde die ELO E-Akte eingeführt und an die speziellen Bedürfnisse der Stadt angepasst. Dabei ging es nicht nur darum, eine neue Software zu installieren: Alle relevanten Papierakten wurden digitalisiert und in das System integriert. So können Mitarbeitende jetzt einfach und schnell auf alle wichtigen Informationen zugreifen, ohne in Aktenbergen suchen zu müssen.
Ein wesentlicher Teil des Projekts war, die Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen. Die Einführung der E-Akte brachte für viele eine große Umstellung mit sich, daher setzte die Stadt auf umfassende Schulungen und Workshops. Diese halfen jedem im Team, die neue Technik im Alltag sicher zu nutzen. Die Mitarbeitenden hatten so die Gelegenheit, die ELO E-Akte direkt kennenzulernen und das Potenzial der Digitalisierung zu erleben.
Kundenzitat
„Mit der Einführung der ELO E-Akte haben wir einen enormen Schritt in Richtung digitaler Verwaltung getan. Die Zusammenarbeit mit n-komm war professionell und zielorientiert. Wir sind mit dem Resultat äußerst zufrieden und freuen uns über die verbesserten Arbeitsprozesse und die höhere Datensicherheit. Unsere Mitarbeiter können die benötigten Dokumente schneller finden und effizienter arbeiten, was letztlich auch unseren Bürgern zugutekommt.“
Isabell Erlenwein
Stadtverwaltung Stadt Ettlingen
Die Vorteile der ELO E-Akte: Was sich für Ettlingen verändert hat
Die Einführung der ELO E-Akte hat für die Stadtverwaltung Ettlingen zahlreiche Vorteile ge-bracht, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern und den Service für Bürger verbessern:
Mehr Effizienz: Dokumente sind nun nur einen Klick entfernt. Die Zeiten, in denen Akten mühsam gesucht werden mussten, sind vorbei. Anfragen können schneller bearbeitet werden, was den Bürgerservice erheblich beschleunigt.
Bessere Zusammenarbeit: Mitarbeitende können zeitgleich auf dieselben Dokumente zugreifen, was die Abstimmung und Zusammenarbeit vereinfacht. Entscheidungen lassen sich so viel schneller und transparenter treffen.
Höhere Datensicherheit: Zugriffsrechte und Nachverfolgungen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Dokumente einsehen können. Datenschutz-vorgaben werden dabei konsequent erfüllt.
Nachvollziehbarkeit: Jeder Bearbeitungsschritt ist dokumentiert. Das schafft eine klare Übersicht und ermöglicht es, die Bearbeitung von Anfragen lückenlos nachzuverfolgen – ein Vorteil für die interne Kommunikation.
Weniger Kosten, mehr Nachhaltigkeit: Durch die Digitalisierung werden weniger Papier und Druckmaterialien benötigt, was die Kosten deutlich senkt. Gleichzeitig leistet die Stadt einen Beitrag zum Umweltschutz, indem sie Ressourcen spart und ihre Prozesse umweltfreundlicher gestaltet.
Fazit
Die Einführung der ELO E-Akte zeigt, wie sehr die Digitalisierung den Alltag in der Verwaltung vereinfachen kann. Dank der Partnerschaft mit n-komm konnte Ettlingen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch den Service für die Bürgerinnen und Bürger verbessern. Die digitale Aktenführung ist für Ettlingen ein Schritt in die Zukunft und ein Vorbild für andere Städte und Gemeinden, die den Weg zur digitalen Verwaltung ebenfalls einschlagen möchten. Die Mit-arbeitenden sowie Bürgerinnen und Bürger profitieren von schnelleren, effizienteren Prozessen – Ettlingen ist bereit für die Zukunft!