Die wirtschaftliche Auswirkung von IBM Domino

In diesem neuen Bericht wird erläutert, wie vier Kunden durch die Verwendung von Domino die Anwendungsentwicklung erheblich beschleunigen, Abläufe und die Automatisierung verbessern, Infrastrukturkosten senken und Entwicklungskosten verringern konnten, indem sie Mitarbeiter aus den Geschäftsbereichen als Low-Code-Entwickler für Domino einsetzten.

https://www-01.ibm.com/common/ssi/cgi-bin/ssialias?htmlfid=01022901USEN

Sophos Phish Threat

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Phishing ist mittlerweile ein lukratives Geschäftsmodell geworden. Phishing-Angriffe haben in den letzten Jahren drastisch zugenommen. In einer ausgeklügelten Sicherheitsstrategie darf somit ein ausgereiftes Awareness-Programm nicht fehlen. Mit Sophos Phish Threat erstellen Sie unternehmensintern automatische Angriffssimulationen bei Ihren Mitarbeitern. Weiterhin werden diese direkt geschult und erhalten qualitativ hochwertige Security-Awareness-Trainings. Sophos Phish Threat bietet Ihnen flexible, individuell anpassbare Vorlagen und Trainings, mit denen Sie ganz einfach eine positive Security-Awareness-Kultur in Ihrem Unternehmen fördern können.Schauen Sie Sich einmal das neueste Video von Sophos hierzu an und lassen Sie Sich begeistern, auch in Ihrem Unternehmen das Thema Awareness in den täglichen Arbeitsalltag mit aufzunehmen.
Gemeinsam mit unserem Partner Sophos bieten wir Ihnen einen kostenlosen Test für den Zeitraum von einem Jahr an. Bei Interesse schreiben Sie uns eine Nachricht an: sophos@n-komm.de oder rufen uns an unter 0721/35460-32.

 

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ELO ECM 11 – Neue Feature

Die neue ELO ECM Suite 11 bringt ELO Analytics und Tag Cloud mit, sie ist außerdem konform mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung. ELO Digital Office hat nach zwei Jahren damit eine neue Version seines Enterprise-Content-Managementsystems herausgebracht.

Neuerungen bei der ELO ECM Suite 11

Die ELO Suite enthält die bewährten Funktionen der Vorgängerversion, die weiterentwickelt und damit verbessert wurden. Darüber hinaus gibt es wesentliche Neuerungen. ELO Analytics ist nun ein fester Bestandteil der Suite. Eine Übersicht zu aktuellen Umfragen und Themen sowie projektbezogene Versandmappen liefert die Tag Cloud. Das erleichtert deutlich die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden. Die neue DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) der EU wurde integriert. Verschiedene Funktionen der ELO Suite dienen gezielt dem Schutz der personenbezogenen Daten, wie ihn die DSGVO seit dem 25.05.2018 verlangt. Die gesamte ELO Suite 11 ist so aufgebaut, darüber hinaus finden sich adäquate Datenschutzfunktionen speziell in einzelnen Business-Solutions, darunter beispielsweise in ELO HR Recruiting. Integriert wurden durchdachte Zugriffskonzepte, Funktionen für die Markierung einzelner Datensätze, um Lösch- und Aufbewahrungsfristen einhalten zu können, sowie spezielle Verschlüsselungen.

Neue Collaboration-Features in der ELO ECM Suite 11

Die Collaboration-Funktionen wurden deutlich verbessert. Das steigert die Effizienz der Zusammenarbeit im Team, mit anderen Externen und mit Kunden. Zu den Funktionen gehören ein Umfrage-Tool und der Transmittal Letter. Nutzer können mit dem Umfrage-Tool unkompliziert die Meinung ihrer Kollegen einholen. Zu diesem Zweck erstellen sie am betreffenden Dokument eine kurze Umfrage. Die Dokumentation des Mail-Versands übernimmt der Transmittal Letter. Für weitere Bearbeitungsschritte stößt er einen Prozess an, um verschickte Daten auf neue Versionen oder Freigaben zu überprüfen. Die Grundlage für diesen Dokumenten- und Content-basierten Informationsaustausch liefert der ELO Feed. Über Hashtags lassen sich Dokumente bestimmten Themen zuordnen, eine Funktion, die aus sozialen Netzwerken bekannt ist. Der “Mein ELO” Bereich ist eine persönliche Informationszentrale, in der jederzeit neue Beiträge im ELO-Feed, anstehende Aufgaben und zuletzt verwendete Dokumente einzusehen sind.

ELO Analytics nun im Standard integriert

ELO Analytics liefert aussagekräftige Auswertungen im ECM. Die Ergebnisse lassen sich in übersichtlichen Dashboards visualisieren, ohne dass hierfür eine externe Business-Intelligence-Datenbank erforderlich ist. Alle wichtigen Kennzahlen behalten Nutzer damit stets im Blick. ELO Analytics stellt Zusammenhänge zwischen den Daten unterschiedlichster Quellen im ELO Systems her. Die Sicht auf diese Daten lässt sich individuell konfigurieren. Damit definiert der Nutzer, wie die Informationen auszuwerten sind. Übersichtliche Dashboards, die Anwender mit wenigen Klicks selbst erstellen können, enthalten beispielsweise eigene Rechnungseingangsbücher, Personalakten oder Vertragsmanagementberichte. Dabei ist die Datensicherheit immer gegeben. Hierfür sorgt ein ausgefeiltes ELO Administrationssystem. Nur diejenigen Kollegen, die dazu berechtigt sind, können auf die Daten zugreifen.

Mobile Apps und Tag Cloud in der ELO ECM Suite 11

Auf der Startseite bietet diese ELO Suite nun die Tag Cloud an. Sie entsteht aus häufig verwendeten Feed-Hashtags. Es lässt sich daraus erkennen, welchen Aufgaben sich das Team zuletzt zugewandt hat. Diese und alle sonstigen Funktionen lassen sich auch mobil anwenden – mit kostenlosen ELO Apps. Mobilität ist eine der Grundvoraussetzungen in der heutigen Geschäftswelt, weil wichtige Entscheidungen oft unterwegs getroffen werden. ELOprofessional 11 stellt daher die wesentlichen Tools zur Verfügung:

  • Smartphones/Tablets ELO for Mobile Devices
  • ELO QuickScan
  • ELO Connect

Nutzer können damit mobil auf sämtliche ECM-Funktionen zugreifen. Selbst das Einscannen von Dokumenten mit der Smartphonekamera ins ELO Archiv ist möglich.

Automatisierte Erfassung mit ELOprofessional 11

Eingehende Dokumente lassen sich mit den Werkzeugen der Suite automatisiert erfassen – und zwar unabhängig vom Medium und vom Eingangskanal. Anschließend klassifiziert sie die Suite, um sie für nachgelagerte Prozesse bereitzustellen. Das können zum Beispiel Rechnungsfreigaben, Angebote oder die Auftragsabwicklung sein. Die Module und Schnittstellen von ELOprofessional 11 vereinfachen die Eingangsverarbeitung und richten sich dabei exakt nach den Wünschen der Anwender. Der ELO DocXtractor sorgt für die automatisierte intelligente Klassifikation von eingehenden Rechnungen, wobei er die relevanten Belegdaten mit dem angebundenen ERP-System abgleicht. Die Eingangsverarbeitung beschleunigt das Modul ELO Barcode der ELO ECM Suite 11. Nicht zuletzt sorgt der intelligente Posteingang für straffere Abläufe mit der neuen Suite.

Bedeutung DMS

Welche Bedeutung hat ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)?

Ein DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das mithilfe von Datenbanken elektronische Dokumente verwaltet. Spätestens seit der Einführung ist die Bedeutung von DMS erheblich gestiegen, denn Dokumente können heute nicht nur, sie müssen in bestimmten Fällen elektronisch verwaltet werden.

Bedeutung des DMS in sprachlicher Hinsicht

Das Kürzel DMS steht auch für diverse Themen, die mit der Dokumentenverwaltung gar nichts zu tun haben. Darüber hinaus wird es im deutschen Sprachraum – da dem Amerikanischen entlehnt – für verschiedene Bereiche des Dokumentenmanagements verwendet. So kann es die gesamte Branche des Dokumentenmanagements, verschiedene Technologien der Dokumentenverwaltung und spezielle Softwareprogramme für das elektronische Dokumentenmanagement meinen. Letztgenannte Bedeutung des DMS soll näher erläutert werden.

Softwaregestütztes Dokumentenmanagement

Wenn Dokumente in einer elektronischen Datenbank aufbewahrt werden, erfolgt ihre Einordnung nach verschiedenen Kriterien, welche die Suche erleichtern. Dazu gehören:
  • Metadaten
  • Kunden- oder Auftragsnummer
  • Datum
  • Tags (Schlagwörter)
  • Kategorie
  • Inhaltsverzeichnis

Nach diesem erweiterbaren System lassen sich Dokumente einordnen und wieder auffinden. Das ermöglicht Verwaltungsfunktionen für die heute üblichen großen Dateibestände. Zu diesen gehören:

  • Electronic Filing
  • Compound Document Management
  • dynamische Ablagesysteme

Mithilfe der dynamischen Ablage kann der Lebenszyklus von Dokumenten vor ihrer elektronischen Archivierung verwaltet werden. Die Ordnung so eines Systems ist besonders wichtig, wenn das Dokument als elektronische Akte aufbewahrt und dabei gesetzlichen Normen entsprechen muss.

Elektronische Akte und Bedeutung eines DMS für die E-Akte

Physische Akten aus Papier wurden im Zuge des digitalen Fortschritts schon länger überflüssig, wurden aber in bestimmten Bereichen toleriert oder gar verlangt. Der Gesetzgeber folgte aber der technologischen Entwicklung und schrieb daher ab Juli 2014 mit dem damals neu in Kraft getretenen E-Government-Gesetz die E-Aktenführung allen Behörden auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene vor. Zunächst waren sie nur verpflichtet, Dokumente in elektronischer Form entgegenzunehmen, in einigen Bereichen folgten alsbald Regelungen, die eine Aktenführung auf Papier ausschlossen oder nur noch in Ausnahmefällen zuließen. So ist die Umsatzsteuervoranmeldung für Selbstständige schon seit Jahren nur noch elektronisch möglich, eine Einreichung auf Papier muss begründet sein und extra genehmigt werden. Es gibt zahllose weitere Beispiele. Dieses Gesetz bringt viele Vorteile mit sich. Es ermöglicht die Vernetzung zwischen den Behörden untereinander und die Entlastung von Unternehmen, Behörden und Bürgern. Unter anderem wurden mit der E-Akte einheitlichere Standards geschaffen, sodass Unternehmen bestimmte Anträge nicht mehr mehrfach in verschiedener Form bei unterschiedlichen Behörden einreichen müssen. Darüber hinaus spart die E-Akte Unmengen an Papier und Druckertinte sowie Platz für die Aufbewahrung von Papierdokumenten (inklusive der hierfür nötigen Sicherheitsvorkehrungen). Doch E-Akten lassen sich ohne elektronisches Dokumentenmanagement nicht führen. Die Bedeutung des DMS für die E-Akte ist auf verschiedenen Ebenen gegeben:

  • Die gängigen DMS-Softwarelösungen inkludieren die elektronische Signatur anstelle der bisherigen Unterschrift auf Papier.
  • Durch die immanente Ordnung eines DMS sind Dokumente und ihre Bestandteile jederzeit und dabei relativ schnell zu finden, im besten Fall per Schlagwort.
  • Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind auf eine rechtssichere Speicherung bestimmter Dokumente ausgelegt. Zu dieser Speicherung gehört auch, dass sich die Dokumente nicht nachträglich ändern lassen.

Fazit: E-Akte ist ohne DMS nicht möglich

Wer aktenrelevante Schriftstücke digital und in einer bestimmten, vorgeschriebenen Form übermitteln und speichern möchte, wie es die E-Akte verlangt, benötigt ein ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem. Dessen Bedeutung nimmt im Zuge der Digitalisierung immer weiter zu. Nur ein ausgereiftes DMS ist imstande, die nötigen Meta-Informationen, Bearbeitungs- und Protokollinformationen (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke, Laufwegsinformationen, Mitzeichnungen und Unterschriften) sowie Tags für die Suche zu inkludieren. Solche ausgereiften DMS existieren freilich, denn gerade in Behörden mit massenhaftem Aktenverkehr wie beim Handelsregister, im Finanzamt oder im Grundbuchamt ist die E-Akte heute schon Standard. Unternehmen sollten diese Entwicklung auch in ihrem Geschäftsverkehr nicht verpassen.

Was ist Social Collaboration?

Social Collaboration bedeutet, dass Menschen in einer sozialen Gemeinschaft zusammenwirken. Die Begrifflichkeit wird für das Berufsleben und hier vorrangig für das Zusammenwirken in digitalen Netzen verwendet. Zunächst ist eine Erklärung des Wortes erforderlich: Was ist Social Collaboration?

Begriffsbestimmung: Was ist Social Collaboration?

Unternehmen verwenden den Begriff grundsätzlich für eine vernetzte Zusammenarbeit, die auch non-digital möglich ist. Der Begriff der Social Collaboration ist aber eng mit dem Social Business, mit dem E-Business, digitalen Netzen und Smart Collaboration konnektiert. Beide Worte sind bedeutsam:

  • Die Teilnehmer bilden eine soziale Gemeinschaft (Community) mit eigenen Regeln. Das bedeutet unter anderem, dass es einen Teamleader geben kann, aber nicht muss. Nur die sozialen Beziehungen müssen intakt bleiben.
  • Der Begriff “Collaboration” (im Deutschen politisch etwas durch “Kollaborateure” diskreditiert) bedeutet in anderen Sprachen, dass sich Menschen in einem Projekt gelegentlich treffen, stellenweise intensiv zusammenarbeiten, dabei auch Teilgruppen bilden und anschließend möglicherweise wieder eine Weile allein operieren, weil das effizienter ist.

Die Zusammenarbeit in Scrum-Teams (Modell der Projekt- und Softwareentwicklung) bietet ein gutes Beispiel für Social Collaboration. Für die moderne, digitale Vernetzung solcher Teams sind bestimmte Softwarelösungen erforderlich. Darüber hinaus ist zu beachten, dass sich die Community auch sozial weiterentwickelt. Es bilden sich neue Strukturen und möglicherweise Kommunikationshierarchien. Dem muss die Software Rechnung tragen, indem sie beispielsweise die Vergabe von Administrationsrechten zulässt.

Was ist Social Collaboration? – Anwendungsgebiete

Die Hauptanwendungsgebiete dieser Vorgehensweise finden sich in Branchen, in denen Teams softwaregestützt kommunizieren und kooperieren, also übergreifend kollaborieren. Dies sind beispielsweise:

  • Informations- und Kommunikationstechnik
  • Maschinen-, Werkzeug- und Fahrzeugbau
  • Investitionsgüterindustrie
  • Zusammenarbeit von Unternehmen
  • Interaktion mit Kunden

Das E-Government ist momentan (Anfang 2018) dabei, die Social Collaboration einzuführen. Das betrifft auch viele andere Branchen mit kleineren Unternehmen, die allerdings bislang den Aufwand für die Software und die Schulungen hierfür in Relation zum Nutzen setzen müssen, der sich bei kleineren Umsätzen nicht so schnell einstellen kann.

Was ist bei Social Collaboration zu beachten?

Voraussetzung für die digital unterstützte Social Collaboration ist ein unternehmenskultureller Wandel hin zu flachen Hierarchien und flexibel kollaborierenden Teams. Die Einführung einer entsprechenden Software ist zwar nötig, schafft aber allein noch längst keine Social Collaboration. Sie unterstützt allerdings diesen Ansatz enorm, denn wenn Mitarbeiter digital vernetzt arbeiten können, machen sie es auch. Dennoch muss die Unternehmensführung verstehen, dass die Autonomie gelegentlich auf Teams und einzelne Personen übergehen kann. Diese kooperieren dann technisch über Wikis, Datenbanken und Blogs (sogenannte Collaboration Tools), um gemeinsam Aufgaben zu bearbeiten. Im Zuge dieser Zusammenarbeit verändert die Social Collaboration das Verhalten der Beteiligten. Sie lernen, auf Argumente und Vorschläge der anderen Teammitglieder flexibel zu reagieren und sie in die eigene Arbeit einfließen zu lassen. Einige Arbeitsaspekte sind dabei bedeutsam. So arbeiten die Teams räumlich und auch zeitlich getrennt voneinander, sie kollaborieren also asynchron.

Wie funktioniert die Social Collaboration in einem Unternehmen?

In Wirtschaftsunternehmen ist die Social Collaboration eine digital vernetzte Kooperation entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Unternehmen benötigen spezielle Tools, um den internen Informationsfluss zu optimieren. Weitere Einsatzgebiete wären die Kommunikation mit den Kunden und die Personalentwicklung. Der organisatorische und technische Hintergrund ist das Bestreben, Teammitglieder stets erreichen zu können und die Zusammenarbeit so effizient wie möglich zu gestalten. Die Kostenvorteile sind unübersehbar. Es sind nicht mehr fest terminierte Sitzungen an einem Unternehmensstandort nötig, Mitarbeiter können sich auch von daheim aus oder sogar mobil ins Netz einklinken. Gelegentlich gilt es als problematisch, die Teammitglieder zu einer Echtzeitkommunikation zu bewegen. Diese ist zwar technisch einfach zu realisieren (über Systeme wie Skype), doch jeder Mitarbeiter muss dann zum angesagten Zeitpunkt erreichbar sein und teilnehmen. Dieses Problem ist aber organisatorisch zu lösen, sodass die Vorteile der Social Collaboration deutlich überwiegen.

Weitere Informationen zum Thema Collaboration.

Was ist eine E-Akte?

Was ist eine E-Akte und wo wird sie eingesetzt?

In dem Maße, wie sich das Internet von einer Informationsquelle zur interaktiven Plattform entwickelt hat und nun viele funktionale Kommunikationswege gestattet, sind auch in der öffentlichen Verwaltung mehr Transparenz, Vernetzung und bessere Kommunikation möglich. Die elektronische Möglichkeit der Zusammenarbeit ergänzt neben der Kommunikation in der Verwaltung auch das Wissensmanagement in der Projektarbeit sowie in verschiedenen Gremien.

Was ist eine E-Akte?

Heute nutzt auch die öffentliche Verwaltung verstärkt virtuelle Arbeitsräume, die auf integrierten IT-Lösungen basieren. Ihr stehen damit Funktionen zur Verfügung, welche Koordination und Kooperation unterstützen. Diese Arbeitsräume sind ortsunabhängig und kontinuierlich verfügbar. Das E-Gouvernement-Gesetz der Bundesregierung tat sein Übriges, um diese Entwicklung voranzutreiben, auch wenn sich die elektronische Aktenverwaltung noch nicht überall durchgesetzt hat.

Das E-Government-Gesetz der Bundesrepublik Deutschland

Im August 2013 erließ die Bundesregierung ein Gesetz, das Bundesbehörden dazu verpflichtet, Akten elektronisch zu führen (E-Government-Gesetz). In der Folge wurden zahlreiche Unternehmen qualitativ und quantitativ befragt, denn zunächst war nicht klar, wie das Konzept realisiert werden konnte. Mittlerweile ist die E-Akte in vielen Behörden etabliert und zahlreiche Kommunalverwaltungen haben mit der elektronischen Verwaltung positive Erfahrungen machen können.

Was ist eine E-Akte und warum profitieren gerade Behörden davon?

Eine E-Akte ist extrem benutzerfreundlich und erlaubt die standortübergreifende und medienbruchfreie Bearbeitung eines Vorgangs. In der öffentlichen Verwaltung nehmen Papierakten enormen Platz ein. Platz ist heute ein teures Gut, sodass zahlreche Anstrengungen unternommen werden, seinen Bedarf zu reduzieren. E-Akten sind eine mögliche Lösung des Problems, da sie Platz und damit auch Kosten sparen. E-Akten sind standardisierte Lösungen, die alle Dokumente zu einem Verwaltungsvorgang in elektronischer Form in einem zentralen Archiv speichern. Ein fester Plan gibt die Struktur der elektronischen Akten in der Verwaltung vor. Alle Dokumente werden automatisch digital abgelegt, neue Daten und Schriftstücke zum Vorgang direkt in die betreffende E-Akte einsortiert. Ein Berechtigter kann aus seiner jeweiligen Fachanwendung heraus recherchieren, das gewünschte Dokument wird umgehend auf seinem Bildschirm dargestellt. Damit die Bedienung intuitiv erfolgen kann, ähneln Optik und Struktur des elektronischen Ordnungssystems dem bekannter Aktenordner im Papierbüro. Die zentrale Speicherung reduziert neben Papier auch Recherchezeiten und gestattet bessere Auskünfte. Sie macht die Arbeit in der Verwaltung bequemer und sicherer, als es bei Papierausdrucken der Fall ist. Einzelne Blätter können nicht so leicht verloren gehen, Vorgänge sind für Kollegen und Vorgesetzte eindeutig nachvollziehbar.

Die elektronische Schriftgutverwaltung macht Behördenarbeit effektiver:
– die Bearbeitung aller Vorgänge wird einfacher
– die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen wird erleichtert
– Fachverfahren werden unterstützt

Weitere Vorteile der elektronischen Akte

Anders als die traditionelle Aktenführung bietet die E-Akte die von der Regierung vorgeschriebene Revisionssicherheit. Diese bezieht sich nicht nur auf die digitale Archivierung, sondern auch auf das gesamte Verfahren der Aufbewahrung. E-Akten können Compliance-Probleme lösen, denn die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen wird deutlich einfacher. Mit der E-Akte muss sich niemand an neue, aber weiterhin konventionelle Archivierungssysteme gewöhnen. Berechtigte können jederzeit und überall auf die Akten zugreifen. E-Akten können sogar gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden, was die Effizienz zusätzlich steigert.

Archivierungssysteme erfolgreich einführen

Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter für digitale Archivierungssysteme. Diese müssen bezüglich der Langzeitspeicherung von Daten rechtskonform sein und die Anforderungen des EGovG (E-Government-Gesetzes) erfüllen. Auch für die Beweiserhaltung elektronisch signierter Dokumente bestehen strenge Vorschriften (Richtlinien der TR-ESOR).
Um die E-Akte erfolgreich zu implementieren, ist eine sorgfältige Vorbereitung notwendig. Bei der Umsetzung sollten realistische Ziele gesetzt werden. Es hat sich bewährt, wenn alle Beteiligten frühzeitig informiert und geschult werden. Weiterbildungen sind auch sinnvoll, um mögliche Hemmschwellen der Mitarbeiter zu überwinden.

Weitere Informationen zur E-Akte für Kommunen.