e-Akte öffentliche Verwaltung

Digitales Behördenmanagement: Das alles kann die ELO E-Akte

Seit Anfang diesen Jahres sind im Rahmen des E-Government-Gesetzes bestimmte Behörden gesetzlich dazu verpflichtet, Papierakten durch zeitgemäße digitale Akten auszutauschen. Wie gut, dass wir uns schon seit geraumer Zeit mit dem Thema beschäftigen. Was unsere Weiterentwicklung der digitalen ELO E-Akte darüber hinaus leistet, erfahren Sie ebenfalls in diesem Beitrag.

Digitale Akten sorgen zunehmend in staatlichen und städtischen Büros für klare Strukturen und erlauben den schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente. Und das innerhalb einer hochsicheren Umgebung, die von jedem PC-Arbeitsplatz aus innerhalb weniger Augenblicke erreichbar sind. Damit lassen sich Anfragen effizient und mit möglichst geringem Aufwand beantworten und bearbeiten, und das vollkommen gesetzeskonform. Die Umstellung auf diese zeitgemäße Aktenführung gelingt mithilfe geeigneter Schulungsmaßnahmen. Das Gute dabei: Da sich digitale und analoge Akten im Aufbau und bei der Pflege kaum unterscheiden, erfolgt der Umstieg auf das rechnergestützte System innerhalb weniger Tage.

Fehlerminimierendes und vertrautes Arbeiten inklusive

Doch die E-Akte von ELO kann noch viel mehr. So basiert sie beispielsweise auf der iSearch-Technik. Damit stehen intelligente Funktionen zur Verfügung, die Sachbearbeiter und Mitarbeiter von Behörden bei ihrer Arbeit entlasten. Dazu gehören beispielsweise die Funktionen „automatische Fehlerkorrektur“ und „alternative Suchbegriffe“, die beide für ein schnelleres Auffinden von Datenbankeinträgen sorgen sollen. Zudem unterstützt die ELO E-Akte das sogenannte Multi-Client-Konzept. Dies erlaubt den Anwendern das Arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung. Ganz gleich also, ob man mit Microsoft Outlook oder HCL Notes arbeitet, beide Anwendungen lassen sich gleichermaßen nutzen. Das bedeutet obendrein, dass Anwender auf Mac-, Windows-, Linux und sogar auf Android- und iOS-Endgeräten arbeiten können. Dies verkürzt die Einarbeitungszeit in die ELO E-Akte ebenso.

Wichtig beim Umgang mit der ELO E-Akte ist die Gewissheit, DSGVO-konform zu arbeiten, da nicht mehr benötigte Akten rechtskonform archiviert werden und bei Bedarf relativ schnell wiederauffindbar sind. Damit genügt die E-Akte den strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und dem E-Government-Gesetz von 2013. Darüber hinaus haben Anwender Zugriff auf Informationen, die im Zusammenhang mit Fremdverfahren stehen. Somit dient die E-Akte als übergreifende Datenquelle.

Die Erweiterung der ELO E-Akte: n-komm E-Akte.Plus

Wer die ELO E-Akte um weitere nützliche Funktionen erweitern möchte, ist mit unserer n-komm E-Akte.Plus bestens beraten. Damit steht beispielsweise ein erweitertes Adressmanagement bereit, aber auch das Verwalten von zusätzlichen Schriften ist möglich. Darüber lassen sich mit unserer Erweiterung der E-Akte Serienbriefe und -Mails recht einfach erstellen und versenden. Und wer eine E-Mail-Integration in seine digitale Akte wünscht, dem wird mit n-komm E-Akte.Plus ebenfalls geholfen.

Und falls Sie wissen möchten, was unser E-Akten-Experte Wolfgang Zwickl zu dem Thema zu sagen hat, sollten Sie sich einfach das nachfolgende Video ansehen.

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Weitere Informationen: E-Akte für öffentliche Verwaltungen

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