Digitale Signatur mit ELO for DocuSign
Dokumente rechtssicher und digital signieren
Manuelle Unterschriftsprozesse sind zeitaufwendig und fehleranfällig – besonders in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt. Medienbrüche und fehlende Transparenz erschweren den Alltag vieler Unternehmen. Mit ELO for DocuSign integrieren Sie elektronische Signaturen direkt in Ihre bestehenden Workflows. So beschleunigen Sie Ihre Prozesse, erhöhen die Sicherheit und sorgen für mehr Rechtskonformität.
Unsere Referenzen
Vorteile von ELO for DocuSign
Prozessoptimierung
Beschleunigen Sie Freigabe- und Unterzeichnungsprozesse erheblich.
Ressourcenersparnis
Reduzieren Sie Kosten und sparen Sie Zeit durch den Verzicht auf Druck und physischen Versand.
Rechtskonformität
Gewährleisten Sie die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie der eIDAS-Verordnung und sichern Sie Dokumente revisionssicher.
Ortsunabhängigkeit
Ermöglichen Sie das digitale Signieren von Dokumenten jederzeit und überall, was die Flexibilität erhöht.
Nahtlose Integration
Profitieren Sie von der vollen Einbindung in Ihre bestehenden ELO Workflows, z. B. weitere ELO-Produkte wie
ELO Contract oder ELO HR.
Absolute Transparenz
Ein Audit-Trail sorgt für die lückenlose Rückverfolgbarkeit und Nachvollziehbarkeit des gesamten Signaturprozesses.
Leitfaden - 12 Schritte zur effektiven Nutzung der digitalen Signatur mit ELO for DocuSign
Die Implementierung digitaler Signaturen ist ein entscheidender Schritt, um Ihre Genehmigungsprozesse zu modernisieren und den Papierverbrauch zu minimieren. Mit der richtigen Konfiguration von ELO for DocuSign und der Einbindung aller relevanten Beteiligten stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen von schnelleren Genehmigungen und einer besseren Nachverfolgbarkeit profitiert.
Dieser Leitfaden ist Ihr Navigator für die erfolgreiche Einführung und Nutzung der digitalen Signatur mit ELO. In 12 Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie unnötige Verzögerungen vermeiden und Ihre Unterschriftsprozesse deutlich effizienter gestalten. Laden Sie jetzt unseren kostenlosen Leitfaden herunter.
Funktion: So funktioniert die digitale Signatur mit ELO for DocuSign
ELO for DocuSign ermöglicht einen transparenten und einfachen Signaturprozess:
Dokument senden:
Sie versenden das zu unterschreibende Dokument direkt aus ELO per Klick auf den Button „Digital signieren“ an DocuSign.
Empfänger unterschreibt:
Der Unterzeichner erhält einen Link per E-Mail, gelangt ins DocuSign-Portal und kann das Dokument dort digital unterschreiben. Gibt es mehrere Unterzeichnende, können diese in beliebiger Reihenfolge unterzeichnen. Dank der DocuSign-Integration sind auch fortgeschrittene (mit Authentifizierung und Identifizierung) und qualifizierte Signaturen verfügbar.
Statusprüfung:
Während der Signatur ist das Dokument für andere Anwender in ELO gesperrt. Der Fortschritt wird im ELO-Feed des Dokuments verfolgt.
Automatische Rückführung:
Nach erfolgter Unterzeichnung prüft ELO automatisch das signierte Dokument und legt dieses als neue Version am Ursprungsort im ECM-System ab. Dadurch ist die Bearbeitungshistorie jederzeit nachvollziehbar.
Flexibilität für jeden Bedarf:
Jedes beliebige Dokument aus dem Archiv kann direkt an DocuSign übergeben und digital unterschrieben werden. Somit gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Dokumenttypen.
Beispiel: Der digitale Vertragsabschluss mit DocuSign
Ein IT-Dienstleister kämpfte lange mit papierbasierten Prozessen für Verträge und NDAs. Das manuelle Versenden, Unterschreiben und Scannen war zeit- und kostenintensiv und behinderte besonders die Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitern. Um diese Abläufe zu beschleunigen und zu digitalisieren, setzte das Unternehmen auf ELO und DocuSign.
Dokumentenvorbereitung in ELO:
Ein Dokument, sei es ein neuer Arbeitsvertrag aus ELO HR, eine Rechnung zur Freigabe aus ELO Invoice oder ein wichtiges Schriftstück aus der ELO Postbox, wird in ELO vorbereitet oder hochgeladen.
Digitaler Versand zur Signatur:
Per einfachem Rechtsklick im ELO-System wählt die zuständige Person die Option „Digital signieren“ und versendet das Dokument an den oder die Unterzeichner.
Elektronische Unterzeichnung:
Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link zu DocuSign. Er öffnet das Dokument im Browser, überprüft die Details und unterschreibt direkt digital. Währenddessen ist das Dokument in ELO für weitere Bearbeitungen gesperrt.
Automatische Rückführung & Archivierung:
Sobald die Unterschrift vorliegt, sendet DocuSign das rechtsgültig signierte Dokument automatisch an ELO zurück. Es wird als neue Version in der entsprechenden digitalen E-Akte (z. B. Personal-, Kunden- oder Projektakte) abgelegt. Ein Audit-Trail im ELO Archiv sorgt für die lückenlose Nachvollziehbarkeit des gesamten Signaturprozesses.
Benutzeroberfläche von ELO Docusign
Wir bieten Ihnen die Lösung
Sie wünschen sich mehr Sicherheit, Rechtsgültigkeit und Effizienz bei Ihren Unterschriftsprozessen?
Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Signatur mit ELO for DocuSign. Profitieren Sie von einer schnellen und rechtskonformen Abwicklung Ihrer Verträge, einer zentralen Dokumentenverwaltung, erhöhter Nachvollziehbarkeit und einer deutlichen Reduzierung des Papierverbrauchs.
Kontaktieren Sie uns, um die Möglichkeiten der elektronischen Signatur mit ELO für Ihre digitalen Unterschriftsprozesse kennenzulernen. Unsere Experten beraten Sie gerne.
Weitere Informationen zur ELO ECM Suite.
Ihr Ansprechpartner
Herr Stefan Resch
Tel. 0162 265 60 12
stefan.resch@n-komm.de
FAQ’s
Was ist ELO for DocuSign und wie funktioniert die digitale Signatur?
Eine elektronische Signatur ist eine digitale Unterschrift zur rechtsgültigen Bestätigung der Authentizität und Integrität elektronischer Dokumente. ELO for DocuSign integriert das Dokumentenmanagement von ELO mit der digitalen Signaturfunktion von DocuSign. Die Dokumente aus ELO werden zur digitalen Signatur an DocuSign gesendet, im Browser unterschrieben und automatisch an ELO zurückgeführt.
Welche Vorteile hat die digitale Signatur für interne Prozesse?
Die digitale Unterschrift beschleunigt Prozesse, spart Ressourcen wie Zeit und Geld durch den Wegfall von Papier, sorgt für eine hohe Rechtskonformität und Sicherheit, verbessert die Nachvollziehbarkeit sowie die Möglichkeit, Dokumente jederzeit und überall zu signieren
Ist eine digitale Signatur mit ELO for DocuSign rechtsgültig?
Die Rechtsgültigkeit hängt vom Signaturtyp ab. DocuSign unterstützt alle drei eIDAS-konformen Stufen: Einfache (EES), Fortgeschrittene (FES) und Qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Insbesondere FES und QES bieten hohe Rechtssicherheit bis hin zur Gleichstellung mit der handschriftlichen Unterschrift und sind mit einem digitalen Zertifikat verbunden. Zudem erfüllt die elektronische Signatur mit dieser ELO-Lösung die gesetzlichen Anforderungen verschiedener Länder, wie die eIDAS-Verordnung in Europa und den UETA sowie ESIGN Act in den USA.
Ist die digitale Signatur in alle ELO-Lösungen und Systeme integrierbar?
Die digitale Signatur ist direkt in die ELO-Lösungen integriert. Wenn andere Systeme (z. B. ERP wie SAP) bereits Dokumente an ELO übergeben, können diese nahtlos über ELO for DocuSign signiert werden. Die Integration findet zentral über das ECM-System statt.
Ist DocuSign DSGVO-konform trotz Sitz in den USA?
Obschon das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat, ist die Nutzung der Software-Lösung datenschutzkonform. Dies wird durch die Implementierung und Anerkennung ihrer Binding Corporate Rules (BCRs) gewährleistet, welche den strengen Anforderungen der DSGVO (Artikel 47) entsprechen und von den europäischen Aufsichtsbehörden genehmigt wurden
