Digitale Signatur mit ELO for DocuSign
Dokumente rechtssicher und digital signieren
Manuelle Unterschriftsprozesse sind zeitaufwendig und fehleranfällig – besonders in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt. Medienbrüche und fehlende Transparenz erschweren den Alltag vieler Unternehmen. Mit ELO for DocuSign integrieren Sie elektronische Signaturen direkt in Ihre bestehenden Workflows. So beschleunigen Sie Ihre Prozesse, erhöhen die Sicherheit und sorgen für mehr Rechtskonformität.
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Leitfaden – 12 Schritte zur effektiven Nutzung der digitalen Signatur mit ELO for DocuSign
Die Implementierung digitaler Signaturen ist ein entscheidender Schritt, um Ihre Genehmigungsprozesse zu modernisieren und den Papierverbrauch zu minimieren. Mit der richtigen Konfiguration von ELO for DocuSign und der Einbindung aller relevanten Beteiligten stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen von schnelleren Genehmigungen und einer besseren Nachverfolgbarkeit profitiert.
Dieser Leitfaden ist Ihr Navigator für die erfolgreiche Einführung und Nutzung der digitalen Signatur mit ELO. In 12 Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie unnötige Verzögerungen vermeiden und Ihre Unterschriftsprozesse deutlich effizienter gestalten. Laden Sie jetzt unseren kostenlosen Leitfaden herunter.
Vorteile von ELO for DocuSign
Prozessoptimierung: Beschleunigen Sie Freigabe- und Unterzeichnungsprozesse erheblich.
Ressourcenersparnis: Reduzieren Sie Kosten und sparen Sie Zeit durch den Verzicht auf Druck und physischen Versand.
Rechtskonformität: Gewährleisten Sie die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie der eIDAS-Verordnung und sichern Sie Dokumente revisionssicher.
Ortsunabhängigkeit: Ermöglichen Sie das digitale Signieren von Dokumenten jederzeit und überall, was die Flexibilität erhöht.
Nahtlose Integration: Profitieren Sie von der vollen Einbindung in Ihre bestehenden ELO Workflows, z. B. weitere ELO-Produkte wie ELO Contract oder ELO HR.
Absolute Transparenz: Ein Audit-Trail sorgt für die lückenlose Rückverfolgbarkeit und Nachvollziehbarkeit des gesamten Signaturprozesses.
Funktion: So funktioniert die digitale Signatur mit ELO for DocuSign
ELO for DocuSign ermöglicht einen transparenten und einfachen Signaturprozess:
Dokument senden:
Sie versenden das zu unterschreibende Dokument direkt aus ELO per Klick auf den Button „Digital signieren“ an DocuSign.
Empfänger unterschreibt:
Der Unterzeichner erhält einen Link per E-Mail, gelangt ins DocuSign-Portal und kann das Dokument dort digital unterschreiben. Gibt es mehrere Unterzeichnende, können diese in beliebiger Reihenfolge unterzeichnen. Dank der DocuSign-Integration sind auch fortgeschrittene (mit Authentifizierung und Identifizierung) und qualifizierte Signaturen verfügbar.
Statusprüfung:
Während der Signatur ist das Dokument für andere Anwender in ELO gesperrt. Der Fortschritt wird im ELO-Feed des Dokuments verfolgt.
Automatische Rückführung:
Nach erfolgter Unterzeichnung prüft ELO automatisch das signierte Dokument und legt dieses als neue Version am Ursprungsort im ECM-System ab. Dadurch ist die Bearbeitungshistorie jederzeit nachvollziehbar.
Flexibilität für jeden Bedarf:
Jedes beliebige Dokument aus dem Archiv kann direkt an DocuSign übergeben und digital unterschrieben werden. Somit gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Dokumenttypen.
Beispiel: Der digitale Vertragsabschluss mit DocuSign
Ein IT-Dienstleister kämpfte lange mit papierbasierten Prozessen für Verträge und NDAs. Das manuelle Versenden, Unterschreiben und Scannen war zeit- und kostenintensiv und behinderte besonders die Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitern. Um diese Abläufe zu beschleunigen und zu digitalisieren, setzte das Unternehmen auf ELO und DocuSign.
Dokumentenvorbereitung in ELO:
Ein Dokument, sei es ein neuer Arbeitsvertrag aus ELO HR, eine Rechnung zur Freigabe aus ELO Invoice oder ein wichtiges Schriftstück aus der ELO Postbox, wird in ELO vorbereitet oder hochgeladen.
Digitaler Versand zur Signatur:
Per einfachem Rechtsklick im ELO-System wählt die zuständige Person die Option „Digital signieren“ und versendet das Dokument an den oder die Unterzeichner.
Elektronische Unterzeichnung:
Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link zu DocuSign. Er öffnet das Dokument im Browser, überprüft die Details und unterschreibt direkt digital. Währenddessen ist das Dokument in ELO für weitere Bearbeitungen gesperrt.
Automatische Rückführung & Archivierung:
Sobald die Unterschrift vorliegt, sendet DocuSign das rechtsgültig signierte Dokument automatisch an ELO zurück. Es wird als neue Version in der entsprechenden digitalen E-Akte (z. B. Personal-, Kunden- oder Projektakte) abgelegt. Ein Audit-Trail im ELO Archiv sorgt für die lückenlose Nachvollziehbarkeit des gesamten Signaturprozesses.
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Wir bieten Ihnen die Lösung
Sie wünschen sich mehr Sicherheit, Rechtsgültigkeit und Effizienz bei Ihren Unterschriftsprozessen?
Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Signatur mit ELO for DocuSign. Profitieren Sie von einer schnellen und rechtskonformen Abwicklung Ihrer Verträge, einer zentralen Dokumentenverwaltung, erhöhter Nachvollziehbarkeit und einer deutlichen Reduzierung des Papierverbrauchs.
Kontaktieren Sie uns, um die Möglichkeiten der elektronischen Signatur mit ELO für Ihre digitalen Unterschriftsprozesse kennenzulernen. Unsere Experten beraten Sie gerne.
Weitere Informationen zur ELO ECM Suite.
Erfolgsgeschichte: ELO-Lösung in der Praxis
Erfahren Sie, wie Pari Medical Holding, ein Starnberger Traditionsunternehmen und Hersteller von Inhalationsgeräten zur Therapie von Atemwegserkrankungen, Geschäftsprozesse digitalisiert hat. Hierfür integrierte das Unternehmen einen digitalen Posteingang mit ELO Postbox und ELO for DocuSign, um Signaturen automatisch zu verifizieren und eine papierlose und hygienische Abwicklung im Service-Bereich zu ermöglichen.
FAQ’s
Was ist ELO for DocuSign und wie funktioniert die digitale Signatur?
Welche Vorteile hat die digitale Signatur für interne Prozesse?
Ist eine digitale Signatur mit ELO for DocuSign rechtsgültig?
Ist die digitale Signatur in alle ELO-Lösungen und Systeme integrierbar?
Ist DocuSign DSGVO-konform trotz Sitz in den USA?
Unsere Referenzen
