Digitale Personalakte ELO HR
ELO HR:
Digitalisierung im Personalmanagement
Die Personalabteilung kämpft häufig mit hohem Papieraufkommen und großem Verwaltungsaufwand. Mit der digitalen Personalakte ELO HR werden alle Personaldaten sicher, zentral und DSGVO-konform verwaltet. Zudem ermöglicht ELO HR den rechtskonformen digitalen Vertragsabschluss ohne Unterschrift. So werden HR-Prozesse effizienter, sicherer und zukunftsfähig.
Unsere Referenzen
Ihre Vorteile von ELO HR
Zentrale und digitale Personalakte
Alle Mitarbeiterinformationen an einem Ort, stets aktuell und schnell auffindbar.
Automatisierte Prozesse
Beschleunigt HR-Abläufe wie die Erstellung von Zeugnissen, Vertragsmanagement mit ELO Contract oder Onboarding.
Sicherheit und Compliance
Gewährleistet rechtssichere Archivierung, schützt vor unbefugtem Zugriff und sorgt für Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge. Zudem stellt die digitale Personalakte sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Self-Service-Funktionen
Entlastet die Personalabteilung durch direkte Mitarbeitereinbindung (z. B. Stammdatenpflege, Einsicht in eigene Akte).
Integrationen
Verbindet Zeiterfassung und weitere Systeme für durchgängige Prozesse – z. B. digitaler Posteingang,
ELO Invoice und ELO Knowledge.
Effizienz und Kostenersparnis
Reduziert administrativen Aufwand, Papiernutzung und manuelle Fehler.
Leitfaden – 12 Tipps zur Einführung der digitalen Personalakte
Veränderungen im HR-Bereich stellen Unternehmen häufig vor Herausforderungen. Gleichzeitig bieten sie die Chance, mit einem klaren und strukturierten Ansatz erfolgreich zu sein.
Unser Leitfaden unterstützt Sie Schritt für Schritt bei der Einführung der digitalen Personalakte. Mit 12 praxisnahen Tipps – von der Bedarfsermittlung über die Softwareauswahl bis zur Mitarbeiterschulung – gelingt der Umstieg einfach und effizient.
Vergleich: ELO HR Recruiting und ELO HR Personnel File
ELO bietet zwei leistungsstarke Lösungen im HR-Bereich an, die unterschiedliche Phasen der Mitarbeiterlaufbahn abdecken und sich ideal ergänzen: ELO HR Personnel File und ELO HR Recruiting. Gemeinsam digitalisieren sie den gesamten HR-Prozess von der Personalbeschaffung bis zum Austritt.
ELO HR verwaltet die gesamte digitale Personalakte nach der Einstellung des Mitarbeiters. Der größte Hauptvorteil ist dabei die revisionssichere und DSGVO-konforme Verwaltung aller Dokumente über die gesamte Mitarbeiterlaufbahn hinweg.
ELO HR Recruiting digitalisiert und automatisiert hingegen das digitale Bewerbermanagement – von der Ausschreibung bis zur Einstellung. Der Hauptvorteil ist eine schnellere, effizientere und transparentere Talentakquise sowie eine verbesserte Candidate Experience.
Funktion: Mitarbeiterdaten in der digitalen Personalakte verwalten
Die folgenden Punkte stellen die zentralen Funktionen der digitalen Personalakte vor und zeigen, wie die Software alltägliche HR-Arbeit optimiert und effizienter gestaltet.
Digitale Zeiterfassung mit ELO for timeCard
Die rechtlich verbindliche Arbeitszeiterfassung ist für fast alle Unternehmen zur Pflicht geworden. Um die rechtlichen Anforderungen so unkompliziert wie möglich umzusetzen, hat die ELO HR Personnel File eine nahtlose Integration mit der bewährten digitalen Zeiterfassung timeCard von REINER SCT geschaffen.
Mit ELO for timeCard erfüllen Sie nicht nur schnell und unkompliziert alle gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung, sondern vermeiden auch den lästigen Aufwand doppelter Dateneingaben. Alle relevanten Informationen fließen reibungslos zusammen.
Self-Service-Funktionen in ELO HR Personnel File
Mitarbeiter können ihre Personaldaten schnell und unkompliziert selbst verwalten:
Transparente Einsicht in die eigene Personalakte:
Mitarbeiter und berechtigte Führungskräfte können bei Bedarf eine schreibgeschützte Kopie der digitalen Personalakte mit ausgewählten Feldern anfordern. Nach Freigabe durch das Personalmanagement wird diese Ansicht automatisch zur Verfügung gestellt, was für Transparenz und Vertrauen sorgt.
Stammdatenänderungen eigenständig melden:
Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die Änderungen ihrer persönlichen Daten (z. B. Adresse, Bankverbindung) direkt im System einzugeben. Nach Freigabe durch die Personalabteilung werden diese Aktualisierungen automatisch in die digitale Personalakte übernommen.
Benutzeroberfläche von ELO HR Personnel File
Beispiel: So optimiert ELO HR Ihre digitale Personalakte
Eine HR-Mitarbeiterin arbeitet in einem mittelständischen Unternehmen und ist für die Organisation der jährlichen Zielvereinbarungsgespräche für alle Angestellten sowie die Archivierung der Ergebnisse zuständig. Bisher war das ein mühsamer Prozess, bei dem man E-Mails mit Terminvorschlägen abgleichen musste und nach Gesprächen Papierformulare sammelte.
Mit dem ELO HR Personnel File sieht der Arbeitsalltag in der Personalabteilung wie folgt aus:
Automatisierte Terminplanung mit Erinnerungen:
Die HR-Mitarbeiterin nutzt das System, um Vorlagen für Zielvereinbarungsgespräche zu erstellen und die entsprechenden Termine direkt im System zu hinterlegen. Die Software versendet automatisch Termineinladungen an die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten und erinnert diese rechtzeitig an bevorstehende Gespräche.
Digitale Formulare und Workflows:
Im Anschluss an die Gespräche füllen Mitarbeiter und Vorgesetzte das digitale Protokoll- oder Bewertungsformular direkt in ELO HR Personnel File aus. Das System führt sie dabei Schritt für Schritt durch den Prozess. Anschließend wird das Formular automatisch zur digitalen Unterschrift an alle Beteiligten weitergeleitet.
Zentrale Ablage und Berechtigungen:
Sobald das Formular digital unterzeichnet ist, wird es automatisch in der jeweiligen digitalen Personalakte des Mitarbeiters abgelegt – korrekt klassifiziert und mit den passenden Metadaten versehen. Die HR-Abteilung kann zudem festlegen, welche Personen (z. B. Arbeitgeber, Teamleiter) Zugriff auf die Dokumente haben.
Einfache Suche und Analyse:
Benötigt die Personalabteilung später eine Übersicht über alle Mitarbeiter, deren Personalgespräche überfällig sind, oder möchte sie den Entwicklungsbedarf über Abteilungen hinweg analysieren, kann sie dies über die Such- und Analysefunktionen herausfinden.
Fristenüberwachung:
Das System erinnert die HR-Mitarbeiterin und die Vorgesetzten automatisch an anstehende Fristen für die Nachverfolgung von vereinbarten Maßnahmen aus den Personalgesprächen.
Durch den Einsatz von ELO HR spart die HR-Mitarbeiterin wertvolle Zeit, reduziert komplexe Arbeitsabläufe, minimiert Fehler und hat jederzeit einen transparenten Überblick über den Status aller Personalvorgänge. Die digitale Personalakte wird so zu einem dynamischen Werkzeug, welches das HR-Management nicht nur erleichtert, sondern auch strategisch unterstützt.
Wir bieten Ihnen die Lösung
Das Personalakten-Cockpit des ELO HR Personnel File bietet Ihnen eine umfassende Lösung für Ihre täglichen HR-Aufgaben. Von der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Terminen und Fristen über Freigaben und Berechtigungen bis hin zu Organigrammen und detaillierten Analysedaten – alle wichtigen Funktionen sind integriert, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten.
Wenn Sie mehr über die Vorteile und Möglichkeiten der digitalen Personalakte von ELO HR erfahren möchten, melden Sie sich bei uns! Unsere erfahrenen Mitarbeiter beraten Sie gerne und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Personalverwaltung gezielt optimieren können.
Weitere Informationen zur ELO ECM Suite.
Ihr Ansprechpartner
Herr Stefan Resch
Tel. 0162 265 60 12
stefan.resch@n-komm.de
FAQ’s
Welchen Funktionsumfang bietet die Software ELO HR?
ELO HR optimiert das Personalmanagement, indem es die gesamte Personalakte digitalisiert und zentral verfügbar macht. Dadurch werden manuelle Prozesse automatisiert, Fehler reduziert und administrative Aufgaben deutlich erleichtert. Zudem profitieren Mitarbeiter von modernen Self-Service-Funktionen, während die Personalabteilung effizient und datenschutzkonform arbeiten – transparent, sicher und zukunftsorientiert.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte mit ELO HR?
ELO HR optimiert das Personalmanagement, indem es die gesamte Personalakte digitalisiert und zentral verfügbar macht. Dadurch werden manuelle Prozesse automatisiert, Fehler reduziert und administrative Aufgaben deutlich erleichtert. Zudem profitieren Mitarbeiter von modernen Self-Service-Funktionen, während die Personalabteilung effizient und datenschutzkonform arbeiten – transparent, sicher und zukunftsorientiert.
Bietet ELO HR eine GoBD-konforme und revisionssichere Datenarchivierung?
ELO HR Personnel File gewährleistet eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung Ihrer sensiblen Mitarbeiterdaten. Das System ist darauf ausgelegt, alle rechtlichen Anforderungen an das Dokumentenmanagement vollständig zu erfüllen, inklusive der transparenten Ablage und des Schutzes vor Manipulation.
Wie ist ELO HR Personnel File in bestehende Systeme integrierbar?
ELO HR Personnel File ist flexibel in bestehende Systemlandschaften integrierbar. Es kann nahtlos mit anderen HR-relevanten Systemen wie der Arbeitszeiterfassung ELO for timeCard oder allgemeinen Unternehmenslösungen aus der ELO ECM Suite (z. B. ELO Posteingang, ELO Knowledge) verbunden werden, um durchgängig reibungslose Prozesse zu gewährleisten
Inwieweit verbessert die digitale Personalakte interne Workflows?
Die digitale Personalakte verbessert interne Workflows, indem sie manuelle Schritte eliminiert und Prozesse automatisiert. Beispiele hierfür sind die digitale Signatur von Verträgen gemäß BEG IV, sowie die automatisierte Fristenüberwachung und das Management von Abwesenheiten. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, weniger Rückfragen und einer insgesamt effizienteren Zusammenarbeit innerhalb der Personalabteilung und mit anderen Fachbereichen.
