Digitales Vertragsmanagement mit ELO Contract
Rechtskonforme digitale Vertragsverwaltung mit ELO Contract
Mit ELO Contract behalten Sie Fristen und Laufzeiten im Blick. Manuelle Fristenverwaltung ist fehleranfällig und kann teuer werden.
Dezentrale Vertragsarchive erschweren die Nachverfolgung und Suche nach Dokumenten.
Als Teil der ELO ECM Suite digitalisiert und automatisiert ELO Contract Ihr Vertragsmanagement – zentral, revisionssicher und mit zuverlässiger Fristenüberwachung.
ELO Contract: Vertragsmanagement für alle Branchen und Vertragsarten
Der Begriff digitales Vertragsmanagement (DVM) bezeichnet die digitale Abwicklung aller Phasen des Vertragsprozesses – von der Vertragserstellung bis zur Archivierung. Die Vertragsmanagement-Software von ELO Digital Office zielt darauf ab, den gesamten Vertragslebenszyklus zu optimieren, indem sie Prozesse automatisiert, die Zusammenarbeit der Fachabteilungen erleichtert und ein zentrales Vertragsmanagement ermöglicht.
Die Software-Lösung eignet sich für die rechtskonforme Verwaltung unterschiedlichster Vertragsarten. Ob Kauf-, Dienstleistungs-, Miet-, Wartungs- oder Kaufverträge (siehe auch ELO HR – digitale Personalakte), den Einsatzmöglichkeiten der Vertragsmanagement-Software sind kaum Grenzen gesetzt. Dank der individuellen Anpassbarkeit ist die ELO-Anwendung eine flexible Lösung, die in diversen Branchen – z. B. die digitale Bauakte für die Baubranche – genutzt werden kann und sich an die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens anpassen lässt.
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Inklusive DORA-Modul für den Finanzsektor
Die EU-Verordnung DORA (Digital Operational Resilience Act) ist seit Januar 2025 für den Finanzsektor verbindlich. Ihr Hauptziel ist es, die digitale Widerstandsfähigkeit von Finanzunternehmen gegen Cyberangriffesignifikant zu stärken und die Datensicherheit zu erhöhen, um grundlegende Funktionen selbst bei schwerwiegenden digitalen Vorfällen zu sichern.
Um die Implementierung dieser Vorgaben für Finanzunternehmen im Bereich Vertragswesen zu erleichtern, entwickelte ELO das Modul DORA für das digitale Vertragsmanagement. Dieses Modul integriert sich nahtlos in die digitale Vertragsakte und vereinfacht die effiziente Einhaltung der DORA-Anforderungen.
Leitfaden – 12 Hebel zur Einhaltung von Vertragsfristen
Verträge schnell finden, problemlos bearbeiten, einfach freigeben und rechtskonform archivieren – optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement und sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen!
Besonders in komplexen Vertragslandschaften ist die effiziente Verwaltung von Verträgen essenziell, um kostspielige Vertragsstrafen zu vermeiden. Unser kostenloser Leitfaden „12 Hebel zur Einhaltung von Vertragsfristen“ erläutert Ihnen, wie Sie Fristen zentral in Ihrer digitalen Vertragsakte erfassen, automatische Erinnerungssysteme einrichten und Fristen nahtlos in Workflows integrieren. Diese stellt sicher, dass Sie Vertragsfristen stets im Blick behalten und Verzögerungen frühzeitig erkennen.
Laden Sie jetzt das PDF gratis herunter, um mit der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Vertragsprozesse zu beginnen.
Ihre Vorteile von ELO-Contract
Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Prozessen und einen schnellen Zugriff auf digitale Vertragsakten können Zeit und Kosten gespart werden.
Transparenz: Das digitale Vertragsmanagement sorgt durch eine lückenlose Protokollierung und ein intelligentes Fristenmanagement für die Einhaltung aller Fristen.
Rechtssicherheit und Datenschutz: Höchste Sicherheit und Rechtssicherheit sind durch revisionssichere Archivierung und umfassenden Datenschutz gewährleistet.
Bessere Überwachung und Compliance: Das digitale Vertragsmanagement ermöglicht Unternehmen die Überwachung von Vorschriften und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen, um sicherzustellen, dass alle Verträge den geltenden Standards entsprechen.
Flexible Analyse & Integration: Die Softwarelösung bietet umfassende Analysemöglichkeiten und eine einfache Integration in bestehende Systeme. Zudem ist ELO Contract jederzeit individuell erweiterbar.
Skalierbarkeit: Anders als die physische Archivierung skalieren digitale Systeme mit dem Wachstum eines Unternehmens.
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Das digitale Vertragsmanagement von ELO gestaltet die Zukunft Ihrer Geschäftsprozesse neu – für mehr Sicherheit, Effizienz und Ordnung ohne Papierstapel. Schluss mit überquellenden Aktenschränken, endlosen Suchzeiten und der Sorge um veraltete Verträge. Denn manuelle, papierbasierte Prozesse sind zeit- und ressourcenintensiv, fehleranfällig und unübersichtlich, was zu mangelnder Transparenz, verlorenen Dokumenten, verpassten Fristen und unnötigen Kosten führt.
Die Vertragsmanagement-Software der ELO ECM Suite verwaltet und überwacht ein- und ausgehende Verträge über ihren gesamten Vertragslebenszyklus. Von der Vertragsanbahnung und dem ersten Entwurf bis hin zum Abschluss und der späteren Archivierung bietet die Software standardisierte Best-Practice-Vorgehensweisen.
Weitere Informationen erhalten Sie in unserer kostenlosen Broschüre.
Funktion: Mehr Transparenz im Vertragslebenszyklus
Die digitale Vertragsmanagement-Software optimiert die Organisation Ihrer Verträge und bietet während des gesamten Lebenszyklus ein Höchstmaß an Transparenz – von der Vertragsanbahnung über die Vertragspflege bis hin zur Archivierung Ihrer Verträge.
Vertragsanbahnung:
Verträge werden mithilfe vorgefertigter Klauseln – die in ELO Knowledge verwaltet werden können – automatisch in der Vertragsmanagement-Software generiert. Nutzer legen Zugriffsrechte und automatisierte Freigabeprozesse fest.
Vertragsverwaltung:
Sämtliche Verträge liegen an einem zentralen Ort, was eine schnelle Erfassung aller Informationen und einen jederzeit mobilen Zugriff ermöglicht.
Vertragspflege:
Vertragslaufzeiten sind konfigurierbar. Zudem können automatische Benachrichtigungen für Termine sowie Verlängerungen oder Kündigungen definiert werden.
Vertragscontrolling:
Ein Dashboard überwacht alle Verträge, stellt Fristen übersichtlich über eine Zeitleiste dar und berücksichtigt Wechselkurse in Zahlungsplänen.
Digitale Unterzeichnung:
ELO ermöglicht die digitale Unterzeichnung von Verträgen über DocuSign, wobei der Vertrag automatisch versendet und nach erfolgter Signatur wieder im System abgelegt wird.
Benutzeroberfläche von ELO Contract
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Beispiel: So optimiert ELO Contract Ihr Vertragsmanagement
Das mittelständische Unternehmen „Muster GmbH“ nutzt für die Digitalisierung und Automatisierung der Vertragsverwaltung ELO Contract als Vertragsmanagement-System. Als vielseitige Software unterstützt das digitale Vertragsmanagement der ELO ECM Suite das Unternehmen bei der Verwaltung und Archivierung der Verträge.
Diese Schritte erledigt die Vertragsmanagement-Software von ELO:
Vertragserstellung:
Die Muster GmbH erstellt einen neuen Dienstleistungsvertrag mit ihrem Vertragspartner, der IT-Service Pro GmbH. ELO Contract erfasst alle Vertragsdaten zentral und die zuständige Mitarbeiterin im Einkauf nutzt bereits hinterlegte, rechtssichere Textbausteine und Klauseln, die sie in eine Vertragsvorlage einfügt. Alle relevanten Vertragsinformationen werden automatisch in einer digitalen Vertragsakte abgelegt.
Workflows und Freigaben:
Der Entwurf des Dienstleistungsvertrags wird von der Rechtsabteilung und der Geschäftsleitung geprüft. Die Software steuert den Freigabeprozess automatisch über einen vordefinierten Workflow. Die Rechtsabteilung erhält eine Benachrichtigung und prüft den Vertrag digital. Nach der Freigabe leitet der Workflow den Vertrag automatisch an die Geschäftsleitung weiter. Alle Änderungen und Freigaben sind im System nachvollziehbar.
Intelligentes Fristenmanagement:
Der Dienstleistungsvertrag mit der IT-Service Pro GmbH hat eine automatische Verlängerungsklausel mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten. ELO Contract übernimmt die Überwachung der Kündigungsfrist und erinnert die zuständigen Fachabteilungen automatisch vor Ablauf der Frist an die Kündigungsmöglichkeit.
Vertragsunterzeichnung inkl. digitaler Signaturen:
Nach erfolgreicher Freigabe durch alle Parteien wird der Vertrag unterzeichnet. Die Muster GmbH und die IT-Service Pro GmbH nutzen hierfür eine digitale Signatur über DocuSign. Der signierte Vertrag wird automatisch in der digitalen Vertragsakte abgelegt.
Controlling und Reporting:
Die Software stellt der Geschäftsleitung eine Übersicht über die Gesamtkosten aller IT-Dienstleistungsverträge bereit. Das digitale Vertragsmanagement von ELO ermöglicht es, detaillierte Berichte und Analysen zu erstellen.
Revisionssichere Archivierung:
Für das nächste Audit muss ein bestimmter Dienstleistungsvertrag schnell gefunden und dessen Bearbeitungshistorie nachgewiesen werden. ELO Contract archiviert den digital signierten Vertrag und alle zugehörigen Dokumente (z. B. Freigabelog, E-Mails) revisionssicher und GoBD-konform.
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Unser Whitepaper „Digitales Vertragsmanagement im Einkauf“ bietet Ihnen detaillierte Einblicke in die Möglichkeiten der digitalen Vertragsverwaltung mit einem ELO-ECM-System. Erfahren Sie, wie das digitale Vertragsmanagementsystem Ihre Geschäftsprozesse sicherer gestaltet, beschleunigt und alle gesetzlichen Richtlinien erfüllt.
Wir bieten Ihnen die Lösung
Sie wünschen sich mehr Sicherheit, Transparenz und Rechtssicherheit bei der Verwaltung Ihrer Verträge?
Dann nutzen Sie die Vorteile des digitalen Vertragsmanagement-Systems der ELO ECM Suite: Profitieren Sie von einer sicheren und zentralen Vertragsverwaltung mit leistungsstarken Funktionen, einer schnellen Dokumentensuche, erhöhter Datensicherheit und klar strukturierten, integrierten Workflows.
Kontaktieren Sie uns, um Ihre Möglichkeiten mit ELO Contract besser kennenzulernen. Unsere Experten beraten Sie gerne.
Weitere Informationen zur ELO ECM Suite.
Erfolgsgeschichte: ELO-Lösung in der Praxis
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FAQ’s
Wie unterstützt ELO Contract die Vertragsverwaltung im Unternehmen?
Die digitale Vertragsmanagement-Software digitalisiert und automatisiert die Vertragsverwaltung über den gesamten Vertragszyklus hinweg. Sie ermöglicht die zentrale und revisionssichere Erfassung sowie Archivierung von Verträgen, überwacht Fristen zuverlässig und steigert somit Effizienz und Transparenz aller Prozesse des Vertragsmanagements.
Welche Vorteile bietet das digitale Vertragsmanagement mit ELO Contract?
Das digitale Vertragsmanagement von ELO Digital Office bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, indem es die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Vertragslebenszyklus übernimmt. Dadurch vereinfacht es alle Prozesse der Vertragsverwaltung, steigert die Effizienz und reduziert manuelle Fehler. Durch die zentrale Verwaltung in revisionssicheren digitalen Vertragsakten schafft das System umfassende Transparenz und Rechtssicherheit. Zudem gewährleistet intelligentes Fristenmanagement die Einhaltung von Laufzeiten und Fälligkeiten und minimiert somit das Risiko vor hohen Kosten für Fristversäumnisse.
Bietet ELO Contract GoBD-konforme und revisionssichere Datenarchivierung?
Die Vertragsmanagement-Software bietet revisionssichere und GoBD-konforme Datenarchivierung. Es archiviert digitale Verträge und alle zugehörigen Dokumente über die vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume hinaus, auf welche nur berechtigte Personen Zugriff haben.
Wie ist ELO Contract in bestehende Systeme integrierbar?
Die Software-Lösung lässt sich unkompliziert in bestehende Systemlandschaften wie CRM, ERP oder Branchensoftware integrieren, was einen schnellen und einfachen Datenaustausch ermöglicht.
Inwieweit verbessert das digitale Vertragsmanagement interne Workflows?
Durch die Bereitstellung standardisierter Vorgehensweisen für jede Vertragsphase verbessert die digitale Vertragsmanagement-Software der ELO ECM Suite interne Workflow-Prozesse. Sie steuert Überprüfungs- und Freigabeprozesse per Workflow, bindet alle berechtigten Personen ein und optimiert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Unsere Referenzen
