Was sind die GoBD?
Am 14. Juli 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine aktualisierte Version der GoBD veröffentlicht. Dabei handelt es sich um die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die neue GoBD-Fassung 2025 bringt konkrete Änderungen mit sich, insbesondere im Zusammenhang mit der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich, die seit dem 1. Januar 2025 gilt.
Für Unternehmen bedeutet das: Digitale Buchführung und GoBD-konforme Archivierung werden noch technischer und gleichzeitig noch wichtiger für die steuerliche Sicherheit.
Das ändert sich mit der GoBD-Version 2025
1. Strukturierte Rechnungsformate
Strukturierte E-Rechnungen, etwa im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format, stehen im Mittelpunkt der neuen Anforderungen.
Archiviert werden muss nur der strukturierte Datenanteil, beispielsweise die XML-Datei. Eine zusätzliche Speicherung der PDF-Darstellung ist nicht erforderlich, sofern keine steuerlich relevanten Zusatzinformationen enthalten sind.
2. Keine zusätzliche PDF-Kopie erforderlich
Wird eine E-Rechnung mit einem Fakturierungsprogramm erzeugt, muss keine separate PDF-Kopie archiviert werden, solange jederzeit ein identisches Duplikat erzeugt werden kann.
Dies betrifft insbesondere hybride Rechnungsformate wie XML und PDF, bei denen künftig der strukturierte Teil ausreicht.
3. Archivierung im Originalformat
Dokumente müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, beispielsweise XML, PDF oder CSV. Eine Umwandlung ist nur zulässig, wenn sie dokumentiert wird und keine relevanten Informationen verloren gehen.
Werden Dokumente beispielsweise per OCR verarbeitet und in eine durchsuchbare PDF umgewandelt, müssen beide Versionen nachvollziehbar miteinander verknüpft sein.
4. Maschinelle Auswertbarkeit
Die Finanzbehörden haben weiterhin Zugriff auf steuerrelevante Daten, auch über den mittelbaren Datenzugriff. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Daten maschinell auswertbar bereitgestellt werden können.
Welche Systeme sind betroffen?
Die Anforderungen betreffen alle Unternehmen, die mit E-Rechnungen und digitaler Belegverarbeitung arbeiten – insbesondere in Verbindung mit Archivierungs- oder ERP-Systemen.
Betroffen sind unter anderem Lösungen wie:
- ELO Invoice
- ELO for DATEV
Diese Systeme müssen sicherstellen, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung korrekt archiviert wird, relevante Zusatzdokumente gespeichert werden und alle Daten unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar bleiben.
Warum jetzt Handlungsbedarf besteht
Wer seine Prozesse nicht rechtzeitig anpasst, riskiert:
- Verstöße gegen steuerliche Aufbewahrungspflichten
- Risiken bei Betriebsprüfungen
- Unklare Dokumentationsprozesse
Die GoBD gelten auch für Cloud-basierte Systeme und internationale Datenhaltung. Dadurch entstehen zusätzliche Anforderungen an Standort, Zugriff und Datenschutz.
Fazit
Die Änderungen der GoBD 2025 zeigen: Buchhaltung wird zunehmend strukturiert, maschinenlesbar und digital. Unternehmen sollten ihre Prozesse prüfen und entsprechend anpassen.
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Quelle
Bundesministerium der Finanzen (BMF): Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), Fassung vom 14. Juli 2025.
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