Zentral, mobil, sicher –digitales Vertragsmanagement

Jedes Unternehmen schließt Verträge ab. Allein jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer haben einen eigenen Arbeitsvertrag. Hinzu kommen noch weitere Unterlagen, die meistens ausgedruckt und in Ordner abgeheftet werden. Mit der Zeit häufen sich die Dokumente und die damit einhergehende Arbeit an. Und wer weiß schon ganz genau wo man etwas abgelegt hat? Das Heraussuchen einer bestimmten Akte kostet viel Zeit und oft auch Nerven. Daher ist es einfacher seine Verträge zu digitalisieren. Also sparen Sie sich langes Suchen und verwalten Sie Ihre Dokumente in einer Software!

Was ist digitale Vertragsverwaltung?

Bei der digitalen Vertragsverwaltung unterstützt Sie eine Software bei der Betreuung Ihrer Dokumente. Dabei ist das Erstellen, Ändern und Umsetzen Ihrer Verträge in einer einzigen Anwendung möglich. Zudem werden Ihre Unterlagen hier zentral und sicher aufbewahrt, denn Verträge werden oft nicht nur unterschrieben und dann weggepackt. Sie werden eingesehen, überprüft und überarbeitet, verlängert oder gekündigt. Damit sind nicht nur Arbeitsverträge gemeint. Dienstverträge, Darlehensverträge, Kaufverträge, Mietverträge sowie viele Weitere können digital gespeichert und verwendet werden.

Vorteile der Software

Einen ausgedruckten Vertrag in der Hand zu halten fühlt sich für einige Arbeiter*innen immer noch professioneller an, als eine Datei auf einem Tablet. Im Gegensatz zum Papier bietet die digitale Version allerdings mehr Vorteile. Dazu gehören:

Digitale Bauakte für ELO ECM

Zentrale Aufbewahrung

Digitale Bauakte für ELO ECM

Mobiler Zugriff

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Übernahme in den Workflow

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Sicheres Lagern

Viele Ordner nach einem Dokument zu durchsuchen benötigt Zeit. Zeit, die Sie sinnvoller nutzen können. Sind Ihre Verträge digitalisiert, brauchen Sie keine Ordner in Papierform mehr, denn alle Unterlagen sind zentral an einem Ort gespeichert. Das heißt: Kein blättern, schnelles Finden und sichere Aufbewahrung, damit nichts verloren geht. Sie sparen sich zudem das Geld und den Platz, den Sie für den Druck sowie das Verwahren brauchen würden.

Ob im Büro, der Straßenbahn oder beim Geschäftsessen, Sie haben immer Zugriff auf ihre Akten, komplett unabhängig vom Standort. So sind Sie auch unterwegs bestens informiert und vorbereitet. Wer sie einsehen und bearbeiten darf, wird von Ihnen individuell festgelegt.

Mit der online Variante werden Ihre Verträge in den Workflow Ihres Unternehmens integriert. Dadurch werden Sie an Fristen erinnert, wenn es beispielsweise um Verlängerungen oder Kündigungen geht. Sie erhalten Berichte über den aktuellen Status Ihrer Dokumente, automatisieren Ihre Vertragsprozesse und haben immer Einsicht in vorherige Versionen des selben Vertrages.

Im TIFF und PDF Format sind Ihre Dokumente rechtssicher geschützt und halten die Vorgaben der Europäischen Datenschutzverordnung ein. Zudem können individuelle Verträge, dank Standardüberprüfung, schnell auf ihre Gültigkeit kontrolliert werden. So gehen Sie keine Risiken mehr ein und verhindern doppelte Unterlagen.

Unser Fazit

Wer Verträge schnell finden, an Fristen erinnert werden, Platz sparen sowie einen sicheren Ablageort haben will, sollte seine Unterlagen digitalisieren. Eine Software ist dafür die geeignete Unterstützung. Mittlerweile werden in vielen Branchen Prozesse nur noch online durchgeführt. Halten Sie Ihr Unternehmen auf dem aktuellen Stand und vereinfachen Sie sich das Vertragsmanagement mit einer digitalen Vertragsverwaltung!

Noch Fragen?

Haben Sie Interesse oder ist noch etwas unklar? Unsere erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen Ihnen immer zur Verfügung! Gerne beraten wir Sie auch zu unserer Lösung. Lassen Sie Ihr Unternehmen von ELO Contract profitieren und nutzen Sie Ihre Verträge so effizient wie möglich. 

Mehr zu ELO Contract: Digitales Vertragsmanagement mit ELO Contract


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