ELO Postbox – der digitale Posteingang
Mit ELO ECM Suite den Posteingang digitalisieren
Viele Unternehmen bearbeiten ihre Eingangspost noch manuell – ein Prozess, der Zeit kostet und wertvolle Ressourcen bindet. Besonders im Homeoffice führt das zu Verzögerungen, fehlender Priorisierung und langsamen Reaktionszeiten.
Die ELO Postbox schafft Abhilfe: Sie digitalisiert und automatisiert den Posteingang, erkennt wichtige Inhalte per KI und sorgt für einen papierlosen, effizienten Büroalltag.
Jetzt Termin vereinbaren…
und Ihr Projekt auf das nächste Level bringen!
Leitfaden – 12 Schritte zur
effektiven Nutzung von ELO Posteingang
Effiziente Posteingänge sind entscheidend für reibungslose Geschäftsprozesse und einen fehlerfreien Informationsfluss in jedem Büro. Unser Leitfaden wurde entwickelt, um Sie bei der Einführung und optimalen Nutzung des digitalen Posteingangs zu unterstützen.
Der Leitfaden beschreibt in zwölf Schritten den gesamten Prozess von der Bedarfsermittlung und Konfiguration bis zur kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentenverarbeitung. Er behandelt dabei Themen wie die Analyse von Anforderungen, die ELO ECM-Einrichtung, die Dokumentenerfassung (inkl. OCR) und die Gestaltung von Workflows.
Funktion: E-Mails und Briefe werden digitale Post
Dokumente gelangen über vielfältige Eingangskanäle in Ihren zentralen Posteingang. Mithilfe moderner KI-Technologie werden sie klassifiziert, analysiert und Daten extrahiert. Anschließend erfolgt die nahtlose Übergabe an relevante Geschäftsprozesse.
Zentraler Posteingang:
Alle eingehenden Dokumente – egal ob physische Rechnungen, Anträge, elektronische Eingangspost oder Faxe – werden zentral erfasst und in das ECM-System überführt, sodass sie digital für die weitere Postverteilung bereitstehen.
Klassifikation und Datenanalyse:
Das KI-Modul ELO DocXtractor klassifiziert die Dokumente automatisch nach Belegtyp (z. B. Anträge, Vertrag) und liest die erforderlichen Informationen direkt vom Dokument aus.
Zuordnung zum Fachbereich:
Anhand der ausgelesenen Beleginformationen werden die Dokumente intelligent den jeweiligen Abteilungen oder Mitarbeitern zugewiesen. Bei Unklarheiten können Dokumente manuell verschoben werden, wodurch das System dazulernt.
Übergabe an Geschäftsprozesse:
Sobald ein Dokument zugeordnet ist, startet automatisch die fachliche Bearbeitung oder der entsprechende Geschäftsprozess, was eine schnelle und effiziente Weiterverarbeitung ermöglicht.
Ihre Vorteile von ELO Posteingang
Zeitersparnis: Der digitale Posteingang eliminiert eine manuelle Postverteilung und -sortierung der Post (z. B. Briefe, Anträge) und sorgt für eine deutliche Beschleunigung der Bearbeitung.
Schnellerer Zugriff: Alle Dokumente stehen sofort digital zur Verfügung, was den Zugriff von jedem Standort und zu jeder Zeit – auch im Homeoffice – ermöglicht.
Transparenz: Der Bearbeitungsstatus jedes einzelnen Dokuments ist jederzeit nachvollziehbar, was Rückfragen reduziert und Engpässe aufzeigt.
Fehlerreduzierung: Die automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten minimiert manuelle Fehler und verbessert die Datenqualität.
Automatisierte Workflows: Die Eingangspost wird automatisch in vordefinierte Geschäftsprozesse überführt, was eine effiziente Bearbeitung ohne manuelle Schritte sicherstellt.
Kostenreduzierung: Durch geringeren Papierverbrauch, niedrigere Druckkosten und den Wegfall physischer Archive können enorme Kosten eingespart werden.
Revisionssicherheit: Alle Dokumente werden GoBD-konform und manipulationssicher im ELO Archiv abgelegt, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften garantiert.
Kostenloses
Whitepaper sichern
Dieses Whitepaper „Das intelligente Upgrade für Ihren Posteingang“ stellt Ihnen die umfassenden Vorteile einer digitalen Posteingangslösung mit dem Enterprise Content-Management (ECM)-System vor. Es bietet Ihnen detaillierte Einblicke, wie eingehende Post – ob als E-Mail oder Briefpost – zukunftssicher klassifiziert, verteilt und archiviert wird.
Erfahren Sie, wie eine digitale Posteingangsverteilung die Produktivität der Mitarbeiter steigert, Kosten senkt, Prozesse optimiert und für eine rechtskonforme Archivierung nach GoBD sorgt.
Machen Sie Ihre Posteingänge zukunftssicher und profitieren Sie von Effizienz, Transparenz und einer verbesserten Nachvollziehbarkeit.
Benutzeroberfläche von ELO Postbox
Beispiel: Der
digitale
Posteingang in der Praxis
Ein mittelständisches Bauunternehmen stand vor der Herausforderung, täglich hohe Mengen an Post manuell zu sortieren, zu verteilen und abzulegen. Das Handling mit Papier führte zu Zeitverlust, Fehlern und langen Bearbeitungszeiten, da wichtige Dokumente den richtigen Ansprechpartner nicht schnell genug erreichten.
Um den Posteingang digitalisieren und optimieren zu können, implementierte das Unternehmen das digitale Postfach der ELO ECM Suite.
Zentrale Erfassung und Digitalisierung:
Alle Dokumente, ob Briefe oder E-Mails, werden als Eingangspost digital im System erfasst und verfügbar gemacht. Die resultierenden Dateien sind sofort nutzbar.
-
Briefpost: Die Papierpost wird bei Posteingang gescannt und ELO erkennt über Texterkennung (OCR) die Dokumentenart (z. B. Rechnung, Angebot) und wichtige Daten wie Absender, Empfänger und Rechnungsnummer.
-
Digitale Post: Auch eingehende E-Mails (z. B. mit PDF-Anhängen) werden automatisch von ELO abgeholt und als digitale Post ins System überführt. Der Betreff und Inhalt der Post dienen hierbei als erste Indikatoren für die Klassifizierung.
Intelligente Klassifizierung und Indexierung:
Der digitale Posteingang von ELO ordnet die erfasste Eingangspost automatisch Kategorien zu (z. B. Rechnung, Vertrag, Bauantrag). Relevante Daten (z. B. Lieferant, Rechnungsbetrag) werden mittels Extraktionsmodulen automatisiert ausgelesen und als Metadaten indexiert. Dies ermöglicht eine schnelle und präzise Suche.
Automatisierte Verteilung und Workflows:
Basierend auf den ausgelesenen Informationen leitet ELO die digitale Post automatisch an den zuständigen Mitarbeiter oder die richtige Abteilung weiter (z. B. Rechnung an Buchhaltung, Baupläne an Projektteams). Vordefinierte Workflows sorgen dafür, dass Dokumente wie Rechnungen oder Briefe direkt in den Freigabeprozess übergehen, was ein manuelles Weiterreichen und unnötige Laufwege überflüssig macht.
Schnelle Einsicht und Transparenz:
Jeder berechtigte Mitarbeiter kann jederzeit und von jedem Standort auf den digitalen Posteingang zugreifen. Der Bearbeitungsstatus ist transparent, was Rückfragen und Engpässe reduziert. Auch ältere Dokumente sind blitzschnell auffindbar.
Revisionssichere Archivierung:
Alle Dokumente werden nach der Bearbeitung revisionssicher und GoBD-konform im ELO Archiv abgelegt.
Digitaler
Posteingang mit Extraktionsmodul ELO DocXtractor
Mit ELO DocXtractor wird Ihr Posteingangsmanagement effizienter und schafft echten Mehrwert.
Manuelles Sortieren, Verteilen und Archivieren von Unternehmenspost ist fehleranfällig, intransparent und zeitaufwendig.
Der digitale Posteingang beseitigt das Chaos, indem er alle Poststücke (z. B. Briefpost, E-Mails) tagesaktuell digital erfasst, für zuständige Mitarbeiter und Abteilungen bereitstellt und zentral archiviert.
ELO DocXtractor, als Teil der digitalen Poststelle, identifiziert Inhalte, extrahiert relevante Informationen und leitet diese automatisch an die richtige Person oder den passenden Prozess weiter.
Dies automatisiert die Eingangspostverarbeitung erheblich, senkt Kosten, steigert die Effizienz und sorgt für mehr Sicherheit.
So können Sie wichtige Dokumente schnell und digital bearbeiten und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen elektronischer Dokumentenformate.
Dies ist besonders vorteilhaft für die automatische Erkennung und Verarbeitung von Rechnungen (ELO Invoice) oder das Vertragsmanagement (ELO Contract).
Kostenloses
Whitepaper sichern
Dieses Whitepaper stellt ELO docXtractor als intelligente Software-Lösung für die automatisierte Dokumentenverarbeitung vor. Es zeigt, wie Unternehmen von der präzisen Erkennung, Klassifizierung und Datenextraktion aus unterschiedlichsten Dokumenten profitieren.
Die Software-Integration ELO docXtractor reduziert manuelle Aufwände, beschleunigt Prozesse und verbessert die Datenqualität, indem unstrukturierte Informationen in strukturierte Daten umgewandelt werden.
Das Whitepaper bietet Ihnen einen umfassenden Einblick in die Funktionsweise und den Mehrwert dieser Technologie und erläutert, wie sie eine effizientere und präzisere Geschäftsabwicklung unterstützt.
Wir bieten Ihnen die Lösung
Sie wünschen sich mehr Sicherheit, Transparenz und Effizienz bei der Posteingangsverarbeitung?
Nutzen Sie die Vorteile des digitalen Posteingangs als Teil der ELO ECM Suite. Profitieren Sie von einer sicheren und zentralen Erfassung Ihrer Dokumente, einer schnellen Verteilung und Suche, erhöhter Datensicherheit und klar strukturierten, integrierten Workflows.
Kontaktieren Sie uns, um die Möglichkeiten einer ELO Lösung für Ihren digitalen Posteingang kennenzulernen. Unsere Experten beraten Sie gerne.
Weitere Informationen zur ELO ECM Suite.
Erfolgsgeschichte: ELO-Lösung in der Praxis
Erfahren Sie, wie die Gewerkschaft der Polizei Landesbezirk Bayern (Bayrische GdP) mit ELOprofessional und dem digitalen Posteingang ihr Aktenarchiv digitalisierte und dadurch den physischen Aktenbestand um 90 % reduzierte.
Ebenso konnte die Stadt Ettlingen ihre Kommunikation automatisieren und digitalisieren, was die Verfügbarkeit wichtiger Daten verbesserte.
FAQ’s
Wie digitalisiert ELO den Posteingang in Unternehmen und Behörden?
Der digitale Posteingang von ELO erfasst die Eingangspost zentral – ganz gleich, ob physisch gescannte Briefpost oder bereits digital als E-Mail. Die Software klassifiziert die Dokumente automatisch und leitet sie elektronisch an die zuständigen Bearbeiter in Ihrem Unternehmen weiter.
Welche Vorteile bietet der digitale Posteingang von ELO?
Die Nutzung des digitalen Posteingangs von ELO führt zu Kostenersparnis, höherer Effizienz durch Automatisierung und verbessert die Sicherheit. Zudem bietet die digitale Post einen schnellen Informationszugriff und volle Transparenz über den gesamten Bearbeitungsprozess hinweg.
Ist eine rechtssichere Datenverarbeitung mit der ELO ECM Suite möglich?
ELO gewährleistet eine sichere Verwaltung Ihrer elektronischen Post und Briefe sowie die revisionssichere und rechtskonforme Verarbeitung und Archivierung Ihrer Dokumente gemäß gesetzlichen Anforderungen wie der GoBD.
Ist der digitale Posteingang von ELO in bestehende Systeme integrierbar?
Inwieweit verbessert der digitale Posteingang interne Prozesse?
Der digitale Posteingang beschleunigt Bearbeitungszeiten, reduziert manuelle Fehler, automatisiert Routineaufgaben und ermöglicht einen schnellen, standortunabhängigen Zugriff auf Informationen. Somit hat die Digitalisierung Ihres Postfachs einen positiven Einfluss auf die internen Prozesse Ihres Unternehmens.
Unsere Referenzen
