Digitales Sitzungsmanagement mit ELO Meeting
ELO Meeting – zeitgemäß Besprechungen managen
Traditionelle Meetings sind oft unproduktiv, zeitaufwendig und voller Papierprozesse, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erschweren.
Mit ELO Meeting digitalisieren Sie Ihre Besprechungen: von der Planung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. So werden Sitzungen vom Zeitfresser zum effizienten Erfolgsfaktor Ihrer Unternehmenskultur.
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Digitales Sitzungsmanagement von überall
In der modernen Arbeitswelt sind Meetings ein wichtiger Bestandteil für die Koordination und Entscheidungsfindungin einem Unternehmen. Damit Projekte reibungslos vorankommen, müssen Agenden, Vorabinformationen und Ergebnisse stets verfügbar und nachvollziehbar sein.
ELO Meeting vereinfacht die Vor- und Nachbereitung aller Meetings. Es sorgt dafür, dass Ergebnisse transparentbleiben und offene Punkte direkt in Folgetermine übertragen werden können. Indem alle Teilnehmer die Agendagemeinsam mitgestalten und Materialien einreichen können, gehen alle Teilnehmer gut vorbereitet in die Besprechung.
ELO Meeting modernisiert Ihre Meetingkultur nachhaltig, unabhängig davon, ob sich Ihre Teilnehmer vor Ort oder im Homeoffice befinden.
Leitfaden – 12 Schritte zur effektiven Nutzung von ELO im digitalen Sitzungsmanagement
Unser Leitfaden „12 Schritte zur effektiven Nutzung von ELO im digitalen Sitzungsmanagement“ bietet Ihnen eine detaillierte Anleitung zur Optimierung der Sitzungsmanagementprozesse in Ihrem Unternehmen. Er unterstützt Sie umfassend bei der Nutzung von ELO Meeting und stellt Fachkräften praktische Anleitungen zur Verfügung, um das Meetingmanagement durch die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen zu optimieren.
Unser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Umstellung und bietet Ihnen strukturierte Hilfe, um den Übergang zum digitalen Sitzungsmanagement so reibungslos und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Er bietet Ihnen 12 wertvolle Tipps für jeden Prozessschritt – von der Bedarfsermittlung und Zieldefinition über die Installationbis hin zur Durchführung von Sitzungen.
Laden Sie jetzt unseren kostenlosen Leitfaden herunter und digitalisieren Sie Ihre Sitzungen!
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Ihre Vorteile von ELO E-Akte
Effizienz: Der gesamte Meeting-Prozess von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung wird optimiert, damit Ihre Projekte strukturiert und reibungslos vorankommen.
Zeitersparnis: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Protokollerstellung und Dokumentenverteilung können Sie die manuelle Arbeit reduzieren und Zeit sparen.
Transparenz: Alle Informationen und Beschlüsse sind jederzeit für berechtigte Teilnehmer einsehbar, was für mehr Transparenz bei der Entscheidungsfindung sorgt.
Nachvollziehbarkeit: Die ELO-Lösung dokumentiert jeden Schritt und jede Aufgabe lückenlos, sodass die Entstehung der Beschlüsse jederzeit nachvollzogen werden kann.
Zusammenarbeit: Dadurch, dass Teilnehmer schon im Vorfeld gemeinsam die Agenda mitgestalten und vorbereiten, wird die effektive Teamarbeit gefördert.
Sicherheit: Ein umfassendes Berechtigungskonzept gewährleistet, dass vertrauliche Meeting-Unterlagen sicher und nur für autorisierte Personen zugänglich sind.
Integration: Durch die nahtlose Integration können Sie relevante Dokumente direkt aus der digitalen Personalakte oder ELO Contract in Ihre Agenda einbinden
Flexibilität: Unterstützt eine moderne Meeting-Kultur, die sich an jede Arbeitsweise anpasst, ob vor Ort, virtuell oder hybrid.
Unterschiede: ELO Meeting vs. ELO Meeting Premium
Der Hauptunterschied zwischen ELO Meeting und ELO Meeting Premium besteht im Anwendungsbereich. ELO Meeting ist eine flexible Lösung für alltägliche Geschäftsmeetings, während ELO Meeting Premium speziell für komplexe und formelle Gremiensitzungen mit hohen Anforderungen an Rechtssicherheit und Dokumentation ausgelegt ist.
ELO Meeting:
richtet sich an mittelständische Unternehmen und unterstützt Sie umfassend bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen. Diese Version zeichnet sich durch eine einfache Handhabung bei der Erstellung von Agenden und Einladungen und der Verteilung von Aufgaben aus. Sie können Protokolle per Knopfdruck erstellen, um die Effizienz zu steigern und die Produktivität durch eine strukturierte Vor- und Nachbereitung zu erhöhen.
ELO Meeting Premium:
wurde für Großunternehmen, Konzerne und die öffentliche Verwaltung konzipiert, die strenge gesetzliche Vorgaben einhalten müssen. Es bietet alle Funktionen der Standardversion und erweitert diese um spezialisierte Tools für formelle Sitzungen (z. B. Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen).
Vorteile von ELO Meeting Premium:
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Compliance: Verwaltung und Organisation von Sitzungen an einem zentralen, rechtssicheren Ort, um strenge gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
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Erweiterte Nachvollziehbarkeit: Sorgt für eine transparente und nachvollziehbare Beschlussfassung auf höchster Ebene.
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Individuelle Anpassung: Anpassung der Software durch Customizing an individuelle Bedürfnisse und komplexe Prozesse.
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Umfangreichere Tools: Bietet erweiterte Funktionen für die professionelle Planung und Durchführung von Sitzungen, die über die Standardversion hinausgehen.
Funktion: Planung, Durchführung und Nachbereitung
ELO Meeting ist eine Software, die den gesamten Ablauf von Meetings digitalisiert und optimiert. Sie unterstützt die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, um die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Vor dem Meeting: Organisation und Planung
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Mit Planungsassistent und Kalender-App Meetings organisieren und planen.
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Agenden flexibel festlegen und neu priorisieren.
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Themen vorschlagen, bearbeiten und zurückziehen.
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Einladungen und Erinnerungen zeitgesteuert versenden.
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Relevante Unterlagen im ELO Repository referenzieren oder ablegen.
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Meetings direkt in Microsoft Teams erstellen.
Während des Meetings: Durchführung
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Anwesenheitsprüfungen durchführen.
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Dokumentation der Aufgabenverteilung.
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Durch einen transparenten Meeting-Ablauf Zeitpläne besser koordinieren.
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Erstellen Sie Notizen, die als „öffentlich“ oder „persönlich“ markiert werden können.
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Öffentliche oder private Notizen erstellen.
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Votings durchführen und Ergebnisse dokumentieren.
Nach dem Meeting: Nachbereitung und Protokolle
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Protokolle des Meetings als PDF per Knopfdruck.
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Aufgaben an Teilnehmer und andere Mitarbeiter zuweisen.
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Informationen nachträglich für erweiterten Teilnehmerkreis verfügbar machen.
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Folgetermine schnell und unkompliziert anlegen.
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Sichere Ablage der Dokumente im ELO Repository.
Benutzeroberfläche von ELO Meeting
Beispiel: So optimiert ELO Meeting das Sitzungsmanagement
Eine mittelständische Marketingagentur kämpfte mit ineffizienten Meetings. Die Vorbereitung war chaotisch, Agenden wurden kurzfristig per E-Mail verschickt, relevante Dokumente waren schwer auffindbar und wichtige Entscheidungen und Aufgaben gingen in handgeschriebenen Notizen verloren.
Um diese Probleme zu lösen, entschied sich die Agentur für die Einführung von ELO Meeting.
Vor dem Meeting:
Optimierte Vorbereitung durch die Nutzung des Agenda-Planungsassistenten zur Erstellung der Tagesordnung für das nächste Meeting. Alle relevanten Projektunterlagen, wie Präsentationen und Abstimmungsdokumente, werden direkt aus dem ELO Repository zur Agenda hinzugefügt. Die Einladungen werden zeitgesteuert an alle Teilnehmer versendet.
Während des Meetings:
Mehr Struktur und Transparenz, da alle Teilnehmer die Agenda und den Fortschritt in Echtzeit sehen. Getroffene Entscheidungen werden unmittelbar dokumentiert und Votings direkt im System erfasst. Aufgaben, die sich aus der Besprechung ergeben, werden den zuständigen Teilnehmern zugewiesen.
Nach dem Meeting:
Detaillierte Nachbereitung mittels Protokollerstellung auf Knopfdruck. Das Protokoll kann anschließend als PDF an alle Teilnehmer verschickt werden. Alle zugewiesenen Aufgaben sind nun klar im System hinterlegt und können zu jeder Zeit nachverfolgt werden. Alle Meeting-Dokumente und Beschlüsse werden sicher im ELO-System archiviert.
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Laden Sie jetzt unser kostenloses Whitepaper „Etablierung einer effizienten Meetingkultur“ herunter, damit Ihr Unternehmen zukunftssicher und wettbewerbsfähig bleibt. Erhalten Sie detaillierte Einblicke, wie Sie Ihre Besprechungen digital neu denken können, um zeitverschwenderische und ineffiziente Prozesse zu eliminieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Der Leitfaden zeigt Ihnen, wie ELO Meeting die größten Probleme unproduktiver Meetings löst und Ihre Meetings nachhaltig modernisiert.
Wir bieten Ihnen die Lösung
Oft sind herkömmliche Meetings unproduktiv, zeitaufwendig, schlecht organisiert und wenig effizient. Sie wünschen sich mehr Effizienz, eine bessere Transparenz sowie eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation der Teilnehmer?
Dann nutzen Sie die Vorteile des digitalen Meetingmanagements mit ELO Meeting. Profitieren Sie von einer zentralen, transparenten und sicheren Verwaltung aller Meeting-Informationen, einer schnellen Protokollerstellung per Knopfdruck sowie klaren, integrierten Workflows für die Aufgabenverteilung.
Kontaktieren Sie uns, um Ihre Möglichkeiten mit ELO Meeting besser kennenzulernen. Unsere Experten beraten Sie gerne.
Weitere Informationen zur ELO ECM Suite.
FAQ’s
Was ist ELO Meeting und ELO Meeting Premium?
ELO Meeting und ELO Meeting Premium sind Softwarelösungen für das digitale Sitzungsmanagement, die zur Planung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen dienen. ELO Meeting ist für mittelständische Unternehmen gedacht, während die Premium-Version speziell für Großunternehmen und die öffentliche Verwaltung mit höheren Compliance-Anforderungen konzipiert wurde.
Wie fügt sich ELO Meeting in meine bestehenden Prozesse ein?
ELO Meeting ist als integraler Bestandteil der ELO ECM Suite konzipiert und arbeitet nahtlos mit anderen ELO-Lösungen zusammen. So können beispielsweise Dokumente aus der digitalen Personalakte oder ELO Contract direkt in Ihre Agenda eingefügt werden. Auch die Integration mit dem digitalen Posteingang oder ELO Invoice ist möglich, um relevante Informationen aus diesen Bereichen in Ihre Besprechungen einzubeziehen.
Welche Vorteile bietet das digitale Sitzungsmanagement mit ELO Meeting?
Das digitale Sitzungsmanagement steigert die Effizienz und Transparenz Ihrer Besprechungen. Es spart wertvolle Zeit durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Protokollerstellung und fördert die Zusammenarbeit, da alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind.
Welche zusätzlichen Funktionen bietet ELO Meeting Premium?
Die Premium-Version ist speziell für Großunternehmen und die öffentliche Verwaltung konzipiert. Sie bietet zusätzliche Funktionen zur Einhaltung strenger gesetzlicher Vorgaben. Dazu gehören die rechtssichere Verwaltung von Sitzungen und erweiterte Tools für formelle Gremienbesprechungen.
Wie unterstützt ELO Meeting die Durchführung einer Besprechung?
Während einer Besprechung hilft die Software, den Zeitplan einzuhalten und Entscheidungen festzuhalten. Es ermöglicht die Verteilung von Aufgaben direkt im System sowie die Dokumentation von Notizen und Voting-Ergebnissen, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Wie hilft ELO Meeting bei der Nachbereitung von Sitzungen?
Nach der Besprechung können Sie Protokolle oder Zusammenfassungen per Knopfdruck als PDF erstellen und an alle Teilnehmer und zuständige Mitarbeiter versenden. Aufgaben lassen sich direkt zuweisen und alle relevanten Dokumente werden sicher im ELO Repository archiviert, um eine lückenlose Nachverfolgung zu gewährleisten.
