Digitales Sizungsmanagement

Sitzungen, Meetings, Besprechungen – sie alle gehören zum Büroalltag dazu, selbst wenn sie mittlerweile häufig auch virtuell bzw. remote stattfinden. Ob nun Außenstehende geladen sind oder es ein Treffen unter Angestellten ist, jedes Meeting muss im Vorfeld gut vorbereitet sein. Gesetzliche Vorgaben müssen unbedingt eingehalten werden und das obligatorische Protokoll im Nachgang wird ebenfalls erwartet. Zu einer gut durchdachten Organisation gehören nicht nur das Zusammenstellen relevanter Dokumente wie beispielsweise (Tages-)Agenda und Teilnehmerliste, sondern auch die Vorbereitungen für die Beschlusserfassung sowie der Versand von Einladungen. Ergeben sich kurzfristig noch Änderungen, müssen alle Sitzungsteilnehmer*innen natürlich direkt informiert werden. Jede Sitzung muss darüber hinaus sorgfältig dokumentiert sowie nachbereitet werden. Dass dies eine größere Menge Daten, Dokumente und Protokolle zur Folge hat, ist wohl keine Überraschung. Ebenso wenig die Tatsache, dass es mittlerweile zahlreiche Unternehmen gibt, die das komplette Sitzungs- sowie Planungsmanagement in diesem Bereich digital bewerkstelligen und dabei auf Software-Lösungen vertrauen. Dabei ist es nicht immer einfach, den Überblick über die verschiedenen Optionen zu behalten.

ELO Meeting – Es kann so einfach sein!

Nutzen Sie die in ELO Meeting integrierte Kalender-App, bereiten Sie im System Ihre Agenda vor, stellen Sie dort alle relevanten Dokumente zusammen und setzen Sie eine Teilnehmerliste auf. Auch Entscheidungs- und Beschlussvorlagen können vorbereitet und – wenn gewünscht – schon im Vorfeld mit den Meeting-Teilnehmer*innen besprochen werden. Die fristgerechte Einladung erfolgt ebenfalls komfortabel über ELO Meeting und jeder berechtigte Teilnehmende kann TOPs einreichen oder auch zurückziehen.

In ELO Meeting überprüfen Sie die Anwesenheit der Teilnehmer*innen und erstellen während der Besprechung Notizen. Diese können als öffentlich, persönlich oder protokollrelevant markiert werden, damit auch im Nachgang noch problemlos nachvollzogen werden kann, welche Themen der Nachbearbeitung bedürfen. Der TOP wird ebenfalls innerhalb des Softwaresystems anhand einer optionalen Vorlage transparent diskutiert und mittels Voting beschlossen.

Selbst die Nachbereitung geht wunderbar einfach, dank ELO: Dokumentieren Sie alle Beschlüsse, erstellen und versenden Sie das Protokoll mit nur einem Mausklick – und archivieren Sie gleichzeitig alle Dokumente Ihrer Besprechung. Über Berechtigungen steuern Sie, wer die Entscheidungen einsehen kann.

Wann digitalisieren & automatisieren Sie Ihre Prozesse?

Welche Prozesse können Sie mit ELO ECM digitalisieren? Was macht Sinn? Was weniger? Unsere Prozessberater stehen Ihnen gerne zur Seite vor der Einführung. Unsere Consultants und Softwareentwickler lassen die Einführung von ELO ECM in Ihrem Unternehmen zu einem Erfolg werden. Und nach dem Projekt lassen wir Sie nicht alleine!