Digitale personalakte ELO HR
ELO HR:
Digitalisierung im Personalmanagement
Die Personalabteilung hat oft mit hohem Papieraufkommen zu kämpfen – von Krankmeldungen und Mitarbeiterdaten bis hin zu Bewerbungsunterlagen und Rentenbescheiden. Das führt zu verteilten Ablagen und großem administrativem Aufwand.
Als Teil der ELO ECM Suite verwaltet die digitale Personalakte ELO HR Personnel File alle Personaldaten digital, sicher, zentral und DSGVO-konform. Zudem ermöglicht ELO HR den rechtskonformen digitalen Vertragsabschluss nach dem Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 1. Januar 2025 in Kraft trat. Arbeitsverträge können nun rechtskräftig in Textform – also ohne Unterschrift – per E-Mail abgeschlossen werden.
ELO HR transformiert Ihre HR-Prozesse und macht sie effizienter, sicherer und zukunftsorientierter.
Jetzt Termin vereinbaren…
und Ihr Projekt auf das nächste Level bringen!
Vergleich: ELO HR Recruiting und ELO HR Personnel File
ELO bietet zwei leistungsstarke Lösungen im HR-Bereich an, die unterschiedliche Phasen der Mitarbeiterlaufbahn abdecken und sich ideal ergänzen: ELO HR Personnel File und ELO HR Recruiting. Gemeinsam digitalisieren sie den gesamten HR-Prozess von der Personalbeschaffung bis zum Austritt.
ELO HR verwaltet die gesamte digitale Personalakte nach der Einstellung des Mitarbeiters. Der größte Hauptvorteil ist dabei die revisionssichere und datenschutzkonforme (DSGVO) Verwaltung aller Dokumente über die gesamte Mitarbeiterlaufbahn hinweg.
ELO HR Recruiting digitalisiert und automatisiert hingegen das digitale Bewerbermanagement – von der Ausschreibung bis zur Einstellung. Der Hauptvorteil ist eine schnellere, effizientere und transparentere Talentakquise sowie eine verbesserte Candidate Experience.
Leitfaden – 12 Tipps zur Einführung der digitalen Personalakte
Veränderungen im HR-Bereich stellen Unternehmen oft vor große Herausforderungen. Doch gerade in Zeiten des Zögerns bietet sich Ihnen die einzigartige Chance, durch einen zielgerichteten und wohlüberlegten Ansatz besonders erfolgreich zu sein.
Unser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Umstellung und bietet Ihnen eine klare Anleitung, um den Übergang zu einer digitalen Personalakte so reibungslos und unkompliziert wie möglich zu gestalten. Er bietet Ihnen 12 wertvolle Tipps für jeden Prozessschritt – von der Bedarfsermittlung und Softwareauswahl bis hin zur effektiven Mitarbeiterschulung.
Laden Sie jetzt unseren kostenlosen Leitfaden herunter und ebnen Sie den Weg in die Digitalisierung. So gelingt eine erfolgreiche Einführung der digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen!
Ihre Vorteile von ELO HR
Zentrale und digitale Personalakte: Alle Mitarbeiterinformationen an einem Ort, stets aktuell und schnell auffindbar.
Automatisierte Prozesse: Beschleunigt HR-Abläufe wie die Erstellung von Zeugnissen, Vertragsmanagement mit ELO Contract oder Onboarding.
Sicherheit und Compliance: Gewährleistet rechtssichere Archivierung, schützt vor unbefugtem Zugriff und sorgt für Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge. Zudem stellt die digitale Personalakte sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Self-Service-Funktionen: Entlastet die Personalabteilung durch direkte Mitarbeitereinbindung (z. B. Stammdatenpflege, Einsicht in eigene Akte).
Integrationen: Verbindet Zeiterfassung und andere Systeme nahtlos für durchgängige Prozesse ohne Dateninseln. Denken Sie beispielsweise an den digitalen Posteingang, die Automatisierung von Rechnungsfreigaben mit ELO Invoice oder die zentrale Bereitstellung von Firmenwissen und Richtlinien mit ELO Knowledge.
Effizienz und Kostenersparnis: Reduziert administrativen Aufwand, Papiernutzung und manuelle Fehler.
Digitale Personalakte – Flyer kostenlos herunterladen
Ihre Mitarbeiterdaten sind sensibel und erfordern ein Höchstmaß an Datenschutz. Mit einer digitalen Personalakte sorgen Sie in Ihrem Unternehmen für die sichere Verwaltung aller Personaldokumente und Informationen. Dank rollenbasierter Zugriffskonzepte und Verschlüsselung sind Ihre Daten optimal geschützt und nur für berechtigte Personen einsehbar. Die digitale Personalakte unterstützt Sie zudem umfassend bei der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und berücksichtigt relevante Löschfristen.
Weitere Informationen erhalten Sie in unserem kostenlosen Flyer „Die digitale Personalakte“.
Funktion: Mitarbeiterdaten in der digitalen Personalakte verwalten
Die folgenden Punkte stellen die zentralen Funktionen der digitalen Personalakte vor und zeigen, wie die Software alltägliche HR-Arbeit optimiert und effizienter gestaltet.
Automatisierte Terminplanung und Erinnerungen:
Erleichtert die Organisation von Personalgesprächen und sorgt dafür, dass keine Fristen oder Termine vergessen werden.
Digitale Formulare und Workflows:
Ermöglicht die papierlose Erfassung von Gesprächsergebnissen und die Automatisierung von Genehmigungsprozessen (z. B. die digitale Signatur).
Zentrale Ablage und Berechtigungen:
ELO HR schafft eine einzige, sichere Quelle für alle Personalinformationen und steuert den Zugriff auf sensible Daten.
Einfache Suche und Analyse:
Ermöglicht schnellen Zugriff auf spezifische Informationen und die Auswertung von Daten für strategische HR-Entscheidungen.
Fristenüberwachung:
Stellt sicher, dass wichtige Termine und Fristen nicht übersehen werden.
Digitale Zeiterfassung mit ELO for timeCard
Die rechtlich verbindliche Arbeitszeiterfassung ist für fast alle Unternehmen zur Pflicht geworden. Um die rechtlichen Anforderungen so unkompliziert wie möglich umzusetzen, hat die ELO HR Personnel File eine nahtlose Integration mit der bewährten digitalen Zeiterfassung timeCard von REINER SCT geschaffen.
Mit ELO for timeCard erfüllen Sie nicht nur schnell und unkompliziert alle gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung, sondern vermeiden auch den lästigen Aufwand doppelter Dateneingaben. Alle relevanten Informationen fließen reibungslos zusammen.
Self-Service-Funktionen in ELO HR Personnel File
Mitarbeiter können ihre Personaldaten schnell und unkompliziert selbst verwalten:
Stammdatenänderungen eigenständig melden:
Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die Änderungen ihrer persönlichen Daten (z. B. Adresse, Bankverbindung) direkt im System einzugeben. Nach Freigabe durch die Personalabteilung werden diese Aktualisierungen automatisch in die digitale Personalakte übernommen.
Transparente Einsicht in die eigene Personalakte:
Mitarbeiter und berechtigte Führungskräfte können bei Bedarf eine schreibgeschützte Kopie der digitalen Personalakte mit ausgewählten Feldern anfordern. Nach Freigabe durch das Personalmanagement wird diese Ansicht automatisch zur Verfügung gestellt, was für Transparenz und Vertrauen sorgt.
Benutzeroberfläche von ELO HR Personnel File
Beispiel: So optimiert ELO HR Ihre digitalePersonalakte
Eine HR-Mitarbeiterin arbeitet in einem mittelständischen Unternehmen und ist für die Organisation der jährlichen Zielvereinbarungsgespräche für alle Angestellten sowie die Archivierung der Ergebnisse zuständig. Bisher war das ein mühsamer Prozess, bei dem man E-Mails mit Terminvorschlägen abgleichen musste und nach Gesprächen Papierformulare sammelte.
Mit dem ELO HR Personnel File sieht der Arbeitsalltag in der Personalabteilung wie folgt aus:
Automatisierte Terminplanung mit Erinnerungen:
Die HR-Mitarbeiterin nutzt das System, um Vorlagen für Zielvereinbarungsgespräche zu erstellen und die entsprechenden Termine direkt im System zu hinterlegen. Die Software versendet automatisch Termineinladungen an die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten und erinnert diese rechtzeitig an bevorstehende Gespräche.
Digitale Formulare und Workflows:
Im Anschluss an die Gespräche füllen Mitarbeiter und Vorgesetzte das digitale Protokoll- oder Bewertungsformular direkt in ELO HR Personnel File aus. Das System führt sie dabei Schritt für Schritt durch den Prozess. Anschließend wird das Formular automatisch zur digitalen Unterschrift an alle Beteiligten weitergeleitet.
Zentrale Ablage und Berechtigungen:
Sobald das Formular digital unterzeichnet ist, wird es automatisch in der jeweiligen digitalen Personalakte des Mitarbeiters abgelegt – korrekt klassifiziert und mit den passenden Metadaten versehen. Die HR-Abteilung kann zudem festlegen, welche Personen (z. B. Arbeitgeber, Teamleiter) Zugriff auf die Dokumente haben.
Einfache Suche und Analyse:
Benötigt die Personalabteilung später eine Übersicht über alle Mitarbeiter, deren Personalgespräche überfällig sind, oder möchte sie den Entwicklungsbedarf über Abteilungen hinweg analysieren, kann sie dies über die Such- und Analysefunktionen herausfinden.
Fristenüberwachung:
Das System erinnert die HR-Mitarbeiterin und die Vorgesetzten automatisch an anstehende Fristen für die Nachverfolgung von vereinbarten Maßnahmen aus den Personalgesprächen.
Durch den Einsatz von ELO HR spart die HR-Mitarbeiterin wertvolle Zeit, reduziert komplexe Arbeitsabläufe, minimiert Fehler und hat jederzeit einen transparenten Überblick über den Status aller Personalvorgänge. Die digitale Personalakte wird so zu einem dynamischen und stets aktuellen Werkzeug, welches das HR-Management nicht nur erleichtert, sondern auch strategisch unterstützt.
Kostenloses Whitepaper sichern
Unser Whitepaper „Personalmanagement im Unternehmen“ stellt Ihnen die umfassenden Vorteile einer digitalen Personalakte in einem ECM-System vor. Erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Möglichkeiten des digitalen HR-Managements mit einem ELO-ECM-System.
Wir bieten Ihnen die Lösung
Das Personalakten-Cockpit des ELO HR Personnel File bietet Ihnen eine umfassende Lösung für Ihre täglichen HR-Aufgaben. Von der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Terminen und Fristen über Freigaben und Berechtigungen bis hin zu Organigrammen und detaillierten Analysedaten – alle wichtigen Funktionen sind integriert, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten.
Wenn Sie mehr über die Vorteile und Möglichkeiten der digitalen Personalakte von ELO HR erfahren möchten, melden Sie sich bei uns! Unsere erfahrenen Mitarbeiter beraten Sie gerne und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Personalverwaltung optimieren können.
Weitere Informationen zur ELO ECM Suite.
Erfolgsgeschichte: ELO-Lösung in der Praxis
Erfahren Sie, wie der Bundesverband der Deutschen Luft- und Raumfahrtindustrie e.V. dank ELO Contract, ELO for DATEV und der digitalen Personalakte ELO HR Personnel File ihre Geschäftsprozesse digitalisierte und somit effizienter gestalten konnte. Lesen Sie jetzt den Referenzbericht.
FAQ’s
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte mit ELO HR?
ELO HR optimiert das Personalmanagement, indem es die gesamte Personalakte digitalisiert und zentral verfügbar macht. Dadurch werden manuelle Prozesse automatisiert, Fehler reduziert und administrative Aufgaben deutlich erleichtert. Zudem profitieren Mitarbeiter von modernen Self-Service-Funktionen, während die Personalabteilung effizient und datenschutzkonform arbeiten – transparent, sicher und zukunftsorientiert.
Welchen Funktionsumfang bietet die Software ELO HR?
ELO HR bietet einen umfassenden Funktionsumfang für das Personalmanagement. Inbegriffen sind die digitale, zentrale und revisionssichere Verwaltung der Personalakte, automatisierte HR-Prozesse (z. B. Fristenüberwachung, digitale Vertragsabschlüsse), Self-Service-Optionen für Mitarbeiter sowie die flexible Integration in bestehende Systeme (z. B. ELO Contract, ELO Invoice).
Bietet ELO HR eine GoBD-konforme und revisionssichere Datenarchivierung?
ELO HR Personnel File gewährleistet eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung Ihrer sensiblen Mitarbeiterdaten. Das System ist darauf ausgelegt, alle rechtlichen Anforderungen an das Dokumentenmanagement vollständig zu erfüllen, inklusive der transparenten Ablage und des Schutzes vor Manipulation.
Wie ist ELO HR Personnel File in bestehende Systeme integrierbar?
ELO HR Personnel File ist flexibel in bestehende Systemlandschaften integrierbar. Es kann nahtlos mit anderen HR-relevanten Systemen wie der Arbeitszeiterfassung ELO for timeCard oder allgemeinen Unternehmenslösungen aus der ELO ECM Suite (z. B. ELO Posteingang, ELO Knowledge) verbunden werden, um durchgängig reibungslose Prozesse zu gewährleisten.
Inwieweit verbessert die digitale Personalakte interne Workflows?
Die digitale Personalakte verbessert interne Workflows, indem sie manuelle Schritte eliminiert und Prozesse automatisiert. Beispiele hierfür sind die digitale Signatur von Verträgen gemäß BEG IV, sowie die automatisierte Fristenüberwachung und das Management von Abwesenheiten. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, weniger Rückfragen und einer insgesamt effizienteren Zusammenarbeit innerhalb der Personalabteilung und mit anderen Fachbereichen.
Unsere Referenzen
