ELO E-Akte
Elektronische Aktenführung für Kommunen
Die ELO E-Akte ermöglicht eine digitale Aktenführung für mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit in der öffentlichen Verwaltung. Manuelle Prozesse, lange Bearbeitungszeiten und hoher Verwaltungsaufwand werden reduziert. Als Teil des skalierbaren ELO-ECM-Systems digitalisiert und automatisiert die ELO E-Akte die Dokumentenführung und unterstützt Behörden bei der effizienten Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben.
Unsere Referenzen
Ihre Vorteile von ELO E-Akte
Gesetzeskonformität
ELO digitalisiert die Verwaltungsarbeit rechtskonform nach dem E-Government-Gesetz (EGovG) und erfüllt alle Anforderungen an revisionssichere Dokumente, wie sie für die E-Akte Bund gelten.
Beschleunigte Prozesse
Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben beschleunigt die Dokumentenbearbeitung deutlich und steigert die Teamproduktivität.
Umfassender Aktenüberblick
Eine detaillierte Aktenübersicht ermöglicht schnellen Informationszugriff und unterstützt Auskunftsfähigkeit sowie Entscheidungsfindung.
Flexibler und sicherer Zugriff
Sicherer Zugriff auf Akten jederzeit und überall – auch mobil. So bleiben Außendienstmitarbeitende und Einsatzkräfte stets handlungsfähig.
Intuitive Bedienung
Die einfache, intuitive Bedienung reduziert die Einarbeitungszeit und steigert die Produktivität der Mitarbeitenden.
Deutliche Kostenersparnis
Die Digitalisierung und Automatisierung der Aktenverwaltung senken Betriebskosten durch Einsparungen bei Papier, Druck und Archivierung.
Leitfaden - Einführen für
Kommunen ab 10.000 Einwohnern
Die Einführung der E-Akte ist weit mehr als ein IT-Projekt – sie ist ein organisationsweites Vorhaben, das klare Strukturen, rechtliche Sicherheit und effiziente Prozesse erfordert. Mit der n-komm ELO E-Akte schaffen Kommunen eine zentrale, revisionssichere Plattform für die digitale Akten- und Vorgangsbearbeitung über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
Unsere Lösung basiert auf ELO ECM und wird durch ein ganzheitliches Einführungskonzept ergänzt: von Organisationsstrukturen und Berechtigungen über Integration in Fachverfahren bis hin zu Schulung und nachhaltigem Betrieb. So entsteht eine digitale Aktenführung, die Transparenz erhöht, Abläufe vereinfacht und die Verwaltung langfristig entlastet.
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Erfolgsgeschichte: ELO-Lösung in der Praxis
Die Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich, die Stadt Ettlingen und die Universitätsstadt Tübingen haben ihre Verwaltungsarbeit durch den Einsatz der ELO E-Akte und E-Akte.Plus erfolgreich digitalisiert. Dies zeigt exemplarisch, wie Kommunen und Länder die Anforderungen der E-Akte Bund in ihrer eigenen digitalen Transformation umsetzen können. Erfahren Sie, wie diese Transformation ihre Prozesse optimiert und welche Vorteile daraus entstanden sind.
ELO: Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung
ELO digitalisiert die öffentliche Verwaltung und bietet maßgeschneiderte Lösungen für vielfältige Anwendungsbereiche:
Bürgerämter:
Verwaltung von Anträgen, Genehmigungen und Bürgeranliegen. Spezialisierte Lösungen wie ELO CRM-Integrationen oder ELO Lösungen für den digitalen Posteingang können die Bearbeitung beschleunigen.
Bauämter:
Bearbeitung von Bauanträgen und Baugenehmigungen, oft spezialisiert in der ELO Bauakte, die spezifische Strukturen und Workflows für Bauvorhaben bietet und beispielsweise GIS-Integrationen ermöglicht.
Personalämter:
Digitale Personalakten, Bewerbermanagement. Für diesen Bereich bietet ELO spezifische Lösungen wie die ELO HR Personnel File (digitale Personalakte) und ELO HR Recruiting (digitales Bewerbermanagement), die den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters digital abbilden.
Finanzverwaltungen:
Rechnungsbearbeitung, Haushaltsplanung. Ein zentrales Produkt in diesem Umfeld ist ELO Invoice für den digitalen Rechnungseingang, der XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Auch ELO Contract für das digitale Vertragsmanagementist hier relevant.
Allgemeine Verwaltung:
Für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und die Organisation von Gremien und Sitzungen kann ELO Meeting für das digitale Sitzungsmanagement eingesetzt werden, um die Planung, Durchführung und Protokollierung von Besprechungen digital zu optimieren.
ELO E-Akte: Einsatz in der öffentlichen Verwaltung
Das E-Government-Gesetz (EGovG), das am 25. Juli 2013 erlassen wurde, zielt darauf ab, die Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zu digitalisieren und zu vereinfachen. Im Einklang mit diesen Zielen gestaltet die ELO E-Akte die Verwaltungsarbeit effizienter und transparenter. Sie erfüllt dabei auch die Anforderungen, die an die E-Akte Bund gestellt werden.
Folglich ist die ELO E-Akte mehr als nur ein digitaler Aktenschrank. Sie bildet die zentrale Plattform für die digitale Vorgangsbearbeitung in Behörden und Kommunen. Ziel ist es, papiergebundene Prozesse abzulösen, die Effizienz zu steigern und die Nachvollziehbarkeit zu verbessern. Als ganzheitliche Lösung kann sie in nahezu allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung und Bundesbehörden eingesetzt werden.
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Unsere n-komm E-Akte.Plus als sinnvolle Erweiterung
Viele öffentliche Verwaltungen benötigen über die ausgezeichnete Grundlage der ELO E-Akte hinaus umfassendere Lösungen. Die n-komm E-Akte.Plus ist für all jene konzipiert, die mehr wollen. Sie fungiert als Bindeglied zwischen Papier und digitalen Informationen sowie zwischen Fachanwendungen und der allgemeinen Schriftgutverwaltung. Als intuitive und sichere Lösung stellt sie sicher, dass Sie die zunehmende Dokumentenflut beherrschen und den Anforderungen des E-Government-Gesetzes gerecht werden.
Funktion: E-Akte. Plus kann mehr als die Basisversion
Die n-komm E-Akte.Plus erweitert die Basisversion der ELO E-Akte um zahlreiche spezifische Funktionen – speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung. Zu ihren Kernmerkmalen zählen eine erweiterte Adress- und Schriftgutverwaltung mit Funktionen wie Serienbrief-/Mail-Integration und detaillierten Referenzmöglichkeiten.
Sie ermöglicht verwaltungsspezifische Ansichten nach Akten, Vorgängen oder Organisationseinheiten und bietet spezielle Funktionen für Akten, Teilakten und Vorgänge, inklusive Generatoren für Aktenzeichen.
Darüber hinaus optimiert sie die Prozesssteuerung durch erweiterte Aufgaben- und Wiedervorlagefunktionen mit Erinnerungs-Mails und Delegierung. Für die Administration stehen zusätzliche Tools zur Verfügung.
Benutzeroberfläche der ELO E-Akte
Beispiel: So optimiert die ELO E-Akte die Aktenführung
Zuvor wurden Gewerbeanmeldungen als Papierformulare bearbeitet, manuell in verschiedene interne Systeme übertragen und Kopien an Ämter (Finanzamt, Handwerkskammer, Ordnungsamt) verschickt. Die ELO E-Akte digitalisiert Gewerbeanmeldungen, eliminiert Papierformulare, automatisiert die Datenverteilung an relevante Ämter und gewährleistet die optimale Unterstützung der E-Akte Bund in Bundesbehörden und der Bundesverwaltung.
Digitaler Eingang und Aktenanlage:
Gewerbeanmeldungen (online oder gescannt) fließen direkt in den ELO Posteingang. Das System erkennt relevante Daten und legt automatisch eine neue, revisionssichere digitale Gewerbeakte an, inklusive korrekter Dokumentenzuordnung.
Automatisierte Workflows:
Ein vordefinierter Workflow steuert die Bearbeitung. Die E-Akte leitet den Antrag an zuständige Sachbearbeiter und bei Bedarf an Fachabteilungen weiter. Prüfungen und Stellungnahmen erfolgen direkt digital in der Akte.
Transparenz und Fristen:
Der Bearbeitungsstatus ist jederzeit einsehbar. Das System überwacht Fristen automatisch und erinnert proaktiv, um eine schnelle und fristgerechte Abwicklung zu sichern.
Digitale Bescheiderstellung und Kommunikation:
Der Gewerbeschein wird direkt aus der E-Akte erstellt, digital signiert und über sichere Kanäle an den Antragsteller versendet. Alle Vorgänge werden revisionssicher archiviert.
Schnelle Suche:
Jede Gewerbeakte ist mit allen Dokumenten und dem vollständigen Verlauf innerhalb von Sekunden über die leistungsfähige Suchfunktion auffindbar.
Wir bieten Ihnen die Lösung
Profitieren Sie durch die ELO E-Akte von einer sicheren und zentralen Dokumentenverwaltung mit leistungsstarken Funktionen, einer schnellen Informationssuche, erhöhter Datensicherheit und klar strukturierten, integrierten Workflows. Die elektronische Akte der ELO ECM Suite sorgt für gesetzliche Compliance und optimiert Ihre Verwaltungsprozesse nachhaltig.
Sprechen Sie mit unseren Experten über die Vorteile der E-Akte. Wir beraten Sie gerne!
FAQ’s
Wie unterstützt die ELO E-Akte die öffentliche Verwaltung?
Die ELO E-Akte digitalisiert analoge Prozesse und ermöglicht Bundesbehörden sowie der gesamten Bundesverwaltung eine zentrale, elektronische Aktenführung. Sie optimiert das gesamte Verwaltungshandeln durch automatisierte Abläufe und schnellen Informationszugriff.
Welche Vorteile bietet die ELO E-Akte für die öffentliche Verwaltung?
Die Hauptvorteile sind Effizienzsteigerung, Kostenersparnis (weniger Papier, Druck, Archivierung), erhöhte Transparenz und ein flexibler, sicherer Zugriff auf Akten von jedem Ort und zu jeder Zeit.
Ist eine rechtssichere Datenverarbeitung mit der ELO E-Akte möglich?
Die ELO E-Akte gewährleistet rechtssichere Datenverarbeitung und erfüllt alle Anforderungen an revisionssichere Dokumente gemäß dem EGovG, was für das Verwaltungshandeln entscheidend ist.
Wie ist die ELO E-Akte in bestehende Systeme integrierbar?
Die E-Akte ist als Teil des umfassenden ELO-ECM-Systems nahtlos integrierbar. Sie bietet vielfältige Schnittstellen, um sich flexibel in die bestehende IT-Landschaft von Kommunen, Ländern und Bundesbehörden einzufügen.
Inwieweit verbessert die elektronische Aktenführung interne Prozesse?
Die elektronische Aktenführung verbessert interne Prozesse durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die Eliminierung von Medienbrüchen, die Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und eine deutlich schnellere Informationsfindung. Dies beschleunigt und vereinfacht das gesamte Verwaltungshandeln.