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Digitale Transformation & Automatisierung

Digitales Dokumentenmanagement mit ELO ECM: Effiziente Lösungen für Ihr Unternehmen

Wenn auch Sie zu den Unternehmen gehören, die noch immer auf veraltete Methoden setzen, dann sollten Sie jetzt handeln! Denn nur mit einer zeitgemäßen und leistungsfähigen ECM-Lösung wie ELO ECM können Sie im Wettbewerb bestehen und Ihre Digitalisierungsstrategie erfolgreich umsetzen.

Jetzt ELO ECM kennenlernen >>

Nutzen Sie ELO ECM für mehr Effizienz im Unternehmen

Die Herausforderung

Wir leben in einer datengetriebenen Welt. Immer mehr Informationen sorgen unweigerlich auch für immer mehr Dokumente. Zusätzlich unter-liegen viele Branchen strengen Vorschriften hinsichtlich der Aufbewahrung und Sicherheit von Unternehmensdaten. Für Unternehmen speziell im Mittelstand stellt das eine große Herausforderung dar. Hinzu kommt, dass die analoge Bearbeitung von Dokumenten sehr viel Zeit benötigt und zusätzlich Personal beansprucht.

Was ist die ELO ECM Suite?

ECM steht für Enterprise Content-Management. ECM-Systeme ermöglichen die digitale Verwaltung, Speicherung und Organisation von Doku-menten und Inhalten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Durch den Einsatz eines ECM-Systems können Unternehmen ihre Informationen effizienter verwalten, Geschäftsprozesse automatisieren und den Austausch von Informationen sowohl intern als auch mit externen Partnern optimieren.

Die Funktionen eines typischen ECM-Systems umfassen:

Dokumentenmanagement: Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten.
Workflow-Management: Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe digitaler Workflow-Lösungen.
Records-Management: Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher Vorschriften bei der Aufbewahrung von Dokumenten.
Kollaboration: Unterstützung der Zusammenarbeit durch gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten.
Web Content-Management: Bereitstellung von Tools zur Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten auf Websites.

ELO ECM-Produkte richten sich an verschiedene Unternehmensgrößen, von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu großen Konzernen, und bietet eine modular aufgebaute Architektur, welche die Anpassung an Ihre individuellen Bedürfnisse ermöglicht.

Unsere Lösungen:

Digitaler Rechnungseingang

Digitales Vertragsmanagement

Digitale Personalakte

Digitales Wissensmanagement

ELO E-Akte

ELO for DATEV

Digitaler Posteingang

Digitales Sitzungsmanagement

Digitale Bauakte

Digitale Signatur

Digitales Bewerbermanagement

Digitales Dokumentenmanagementsystem

Digitale Dokumentenverwaltung für Unternehmen: ELO ECM Suite

Die ELO ECM bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl ihre leistungsstarke Funktionalität als auch ihr intuitives Bedienkonzept betreffen. Mit diesem System haben Sie die Möglichkeit, all Ihre Dokumente zentral zu verwalten, unabhängig von ihrem Format oder ihrer Herkunft. Ob es sich um physische Papiere, elektronische E-Mails, Bilder oder sogar Sprachaufnahmen handelt - alles kann sicher und schnell in der ELO ECM gespeichert und leicht wiedergefunden werden.

Ein weiterer herausragender Pluspunkt ist die automatische Verschlagwortung und Klassifizierung Ihrer Dokumente. Dank modernster KI-Technologie analysiert die ELO Suite den Inhalt Ihrer Dokumente und ordnet sie automatisch den passenden Kategorien zu. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit bei der manuellen Sortierung und finden immer genau das gewünschte Dokument sofort zur Hand.

Diese Vorteile bietet Ihnen die ELO ECM Suite

Rechtssichere & GoBD-konforme Archivierung von Geschäftsdokumenten

Effizientere Geschäftsprozesse und verbesserte Workflows (ELO Workflows)

Steigerung der Kundenzufriedenheit durch Digitalisierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen

Standardisierte Erweiterungen für ELO ECM wie Rechnungseingang, Personal, Recruitment uvm.

Produktiveres Arbeiten im Unternehmen

Mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten (iOS & Android)

Volltextsuche mit ELO iSearch

Plattformunabhängig: Windows, Linux, MAC OS

Whitepaper "ECM Software im Mittelstand"

Sind Sie bereit, Ihre Mittelstandsprozesse zu revolutionieren und die Effizienz auf die nächste Ebene zu heben? Unsere exklusive White-paper „ECM Software im Mittelstand: Der Schlüssel zur digitalen Transformation“ ist der ultimative Leitfaden für Führungskräfte, die vorne mitspielen wollen!

Mit diesem fundierten Whitepaper lernen Sie:

1. Wie ECM-Software Ihre Daten managt und die Produktivität steigert.

2. Praktische Anwendungsfälle aus dem Mittelstand – echte Erfolgsgeschichten!

3. Die Kriterien für die Auswahl der richtigen ECM-Lösung für Ihr Unternehmen.

Nehmen Sie die Digitalisierung selbst in die Hand und positionieren Sie Ihr Unternehmen vorausschauend für die Zukunft.

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Wie integrieren wir die ELO ECM Suite in Ihre Unternehmens-strukturen?

Die Integration eines ELO Enterprise Content Management (ECM) Systems in bestehende Unternehmensstrukturen ist ein mehrstufiger Prozess, der sorgfältig geplant und durchgeführt werden muss, um die Interoperabilität mit anderen Anwendungen zu gewährleisten und Unternehmensprozesse zu optimieren.

Hier sind die allgemeinen Schritte und Überlegungen zur Integration von ELO ECM in eine Unternehmens-umgebung:

Analyse und Planung: Zunächst wird analysiert, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an das ECM-System stellt. Dabei werden die bestehenden Prozesse, Dokumentenflüsse und Informationsstrukturen betrachtet sowie Schnittstellen zu bereits genutzten Systemen identifiziert (z.B. ERP, CRM, HRM).

Systemdesign: Basierend auf der Analyse wird ein Konzept für die Integration erstellt, das bestimmt, welche Module und Funktionen von ELO genutzt und wie diese in die IT-Landschaft eingebettet werden sollen.

Datensicherheit und Compliance: Wichtig ist die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben (wie DSGVO). Hier muss gewährleistet werden, dass das ECM-System diese Anforderungen erfüllt und entsprechende Mechanismen wie Zugriffskontrollen und Audit-Logs bietet.

Migration bestehender Daten: Oft müssen vorhandene Daten aus alten Systemen in das neue ECM übertragen werden. Diese Datenmigration muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um Datenverluste oder -inkonsistenzen zu vermeiden.

Integration: Die ELO-Software hat oft Schnittstellen und APIs, die es ermöglichen, sie mit anderen Anwendungen zu verbinden. Diese Integration kann durch Standard-Schnittstellen, wie beispielsweise für Microsoft Office oder durch individuelle Programmierung, erfolgen.

Benutzerschulungen: Um einen reibungslosen Übergang und eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten, werden Mitarbeiter in der Anwendung des ECM-Systems geschult.

Testing: Vor der vollständigen Inbetriebnahme sollte das System intensiv getestet werden, um Fehler zu identifizieren und Benutzerfreundlichkeit sicherzustellen.

Rollout: Die Einführung des Systems sollte entweder schrittweise oder vollständig erfolgen, je nach Größe und Anforderungen des Unternehmens.

Support und Wartung: Nach der Implementierung müssen Supportstrukturen eingerichtet werden, die bei Problemen und Fragen helfen. Regelmäßige Wartung und Updates sind notwendig, um das System aktuell und sicher zu halten.

Kontinuierliche Verbesserung: Feedback von Nutzern sollte kontinuierlich gesammelt und für die Optimierung des Systems genutzt werden.

Ein Schlüsselaspekt der Integration von der Softwarelösung ist die Skalierbarkeit und Flexibilität, da sich Unternehmensanforderungen im Laufe der Zeit ändern können. Es ist wichtig, dass das ECM-System in der Lage ist, mit dem Unternehmen zu wachsen und sich an neue Prozessanforderungen anzupassen.

Dokumente in Echtzeit teilen & zusammen im Team bearbeiten

Aber das ist noch nicht alles! Mit der ELO Software haben Sie außer-dem die Möglichkeit, Ihre Dokumente in Echtzeit mit anderen Nutzern zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Dank der kollaborativen Funktionen von ELO ECM müssen Sie keine Dateien mehr mühsam hin- und herschicken - stattdessen können Sie nahtlos zusammen-arbeiten und schneller bessere Ergebnisse erzielen.

Darüber hinaus bietet Ihnen die Lösung ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihre vertraulichen Daten. Durch verschlüsselte Verbindungen und individuelle Zugriffsrechte können Sie sicher sein, dass nur befugte Personen auf Ihre Dokumente zugreifen können. So können Sie sich vollständig auf Ihre Arbeit konzentrieren, ohne sich um Datenschutz oder Compliance sorgen zu müssen.