Wissen · Ratgeber
Managed IT Services auswählen und einführen: 12 Schritte zur betreuten IT
Wenn das IT-Wissen an ein oder zwei Personen hängt, wird jeder Urlaub zum Risiko. Managed IT Services verteilen diese Last auf ein Team, das Ihre Systeme laufend betreut. Diese 12 Schritte zeigen, wie Sie den Bedarf klären, den passenden Anbieter finden und die Übernahme so planen, dass Ihr Betrieb weiterläuft.
Von Alexander Kühn, Geschäftsführer der n-komm GmbH · Stand:
Kurz erklärt
Was sind Managed IT Services?
Bei Managed IT Services übernimmt ein IT-Dienstleister dauerhaft den Betrieb Ihrer IT oder einzelner Bereiche, zu einem planbaren Monatspreis. Er überwacht Server und Arbeitsplätze, spielt Updates ein, sichert Daten und hilft Ihrem Team im Helpdesk. Anders als beim Support auf Abruf verhindert er Störungen, bevor sie entstehen. Er kann die ganze IT-Abteilung übernehmen oder ein vorhandenes Team verstärken.
Phase 1: Bedarf und Ziele klären
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Die eigene IT erfassen
Verschaffen Sie sich einen Überblick: Welche Arbeitsplätze, Server, Netzwerke und Anwendungen gibt es, wer betreut sie heute, und wo hakt es? Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für jedes Angebot.
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Ziele festlegen
Klären Sie, was sich ändern soll: planbare Kosten statt schwankender Rechnungen, weniger Ausfälle, mehr Sicherheit oder Entlastung für Ihre eigene IT. Klare Ziele helfen später bei der Auswahl und bei der Bewertung.
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Komplettbetreuung oder Verstärkung entscheiden
Legen Sie fest, ob ein Dienstleister Ihre gesamte IT übernehmen soll oder ob er Ihr eigenes IT-Team bei festgelegten Aufgaben verstärkt (Co-Managed IT). Binden Sie dabei die Bereiche ein, die mit der IT arbeiten, damit alle Anforderungen auf den Tisch kommen.
Phase 2: Anbieter auswählen
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Passende Anbieter vergleichen
Vergleichen Sie mehrere Managed Service Provider: Welche Leistungen bieten sie, betreuen sie auch Ihre Fachanwendungen, und wo liegen Ihre Daten? Achten Sie darauf, dass Betrieb und Sicherheit aus einer Hand kommen können.
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Referenzen und Nachweise prüfen
Fragen Sie nach Referenzen von Kunden ähnlicher Größe und nach Nachweisen wie einer Zertifizierung nach ISO/IEC 27001. Ein Gespräch mit einem bestehenden Kunden sagt oft mehr als jede Broschüre.
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Service-Vereinbarung klären
Halten Sie Leistungsumfang, Service-Levels, Kosten und Kündigungsfristen schriftlich fest. Eine klare Service-Vereinbarung (SLA) schafft Transparenz und zeigt, was Sie in welchem Fall erwarten können.
Phase 3: Übernahme planen
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Mit einem Startgespräch beginnen
Klären Sie zu Beginn Erwartungen, Rollen und Ansprechpartner auf beiden Seiten. Wer meldet Störungen, wer entscheidet über Änderungen, und wie oft stimmen Sie sich ab?
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Systeme geordnet übernehmen
Der Dienstleister übernimmt Ihre Umgebung Schritt für Schritt, richtet Überwachung und Datensicherung ein, dokumentiert alles und schließt erste Sicherheitslücken. Je nach Größe und Dokumentationsstand dauert das typisch 2 bis 8 Wochen.
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Das eigene Team einbinden
Zeigen Sie Ihren Beschäftigten, wie sie den Helpdesk erreichen und was sich für sie ändert. Arbeitet weiter eine eigene IT mit, vereinbaren Sie genau, wer welche Aufgaben übernimmt.
Phase 4: Leistung überwachen und weiterentwickeln
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Überwachung sichtbar machen
Lassen Sie sich zeigen, welche Systeme laufend überwacht werden und wie Meldungen bearbeitet werden. So wissen Sie, dass Probleme meist erkannt werden, bevor Ihr Team sie bemerkt.
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Regelmäßige Berichte und Termine vereinbaren
Vereinbaren Sie regelmäßige Termine, in denen Sie den Zustand Ihrer IT, anstehende Erneuerungen und neue Anforderungen besprechen. So planen Sie Investitionen rechtzeitig. Wie oft, bestimmen Sie selbst.
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Kennzahlen festlegen und nachsteuern
Legen Sie fest, woran Sie den Erfolg messen, etwa an der Verfügbarkeit Ihrer Systeme, an Ihren Zielen aus Schritt 2 und an der Zufriedenheit Ihres Teams. Passen Sie den Leistungsumfang an, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.
So läuft es bei n-komm
In vier Schritten zur betreuten IT
Bestandsaufnahme, Angebot mit Leistungsumfang, Service-Levels und monatlichem Preis, geordnete Übernahme, danach laufender Betrieb mit Helpdesk, Überwachung und regelmäßigen Terminen. Typisch sind 2 bis 8 Wochen von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb. Mehr dazu auf der Seite Managed IT Services.
12 Schritte zur effektiven Nutzung von Managed IT Services
- Anforderungen und Ziele festlegen
- Den passenden Anbieter auswählen und Verträge prüfen
- Einführung, Überwachung und Leistung im Blick behalten
Häufige Fragen zur Einführung von Managed IT Services
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Was ist der Unterschied zwischen Managed Services und IT-Support auf Abruf?
Beim Support auf Abruf kommt der Dienstleister erst, wenn etwas kaputt ist. Bei Managed Services kümmert er sich laufend und verhindert viele Probleme im Voraus. Auf den ersten Blick wirkt Support auf Abruf günstiger, doch Ausfälle, Notfalleinsätze und Sicherheitsvorfälle kosten oft mehr.
Was ist Co-Managed IT?
Bei Co-Managed IT verstärkt ein Dienstleister Ihre eigene IT-Abteilung. Er übernimmt festgelegte Aufgaben, Ihr Team behält die Verantwortung für den Rest und gewinnt Zeit für die Aufgaben, die es wirklich voranbringen.
Verlieren wir mit Managed Services die Kontrolle über unsere IT?
Nein. Sie entscheiden, was betreut wird und wie. Ein guter Dienstleister dokumentiert Ihre Umgebung und stimmt sich regelmäßig mit Ihnen ab, sodass Sie jederzeit wissen, was in Ihrer IT passiert.
Wie lange dauert die Übernahme der IT-Betreuung?
Das hängt von der Größe Ihrer Umgebung ab. Typisch sind 2 bis 8 Wochen von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb. Entscheidend sind Größe, Komplexität und Dokumentationsstand.
Wer kümmert sich um Ihre IT, wenn Ihr IT-Kollege im Urlaub ist?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir 30 Minuten auf Ihre IT und zeigen Ihnen, ob Komplettbetreuung oder Verstärkung besser zu Ihnen passt. Per Teams oder Telefon, unverbindlich.
Lieber direkt sprechen? +49 721 35 46 00